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Lo que hay que saber sobre las reglas de firma electrónica del IRS

El IRS todavía no tiene un conjunto coherente de normas sobre lo que constituye una firma electrónica válida y, en consecuencia, cada formulario tiene sus propios requisitos y corresponde al profesional encargado del cumplimiento mantenerse al día sobre las normas en constante evolución.

En el lado positivo, el IRS está activamente comprometido en fomentar la presentación electrónica y la documentación electrónica. Casi todos los formularios tienen un método para obtener una firma electrónica válida.

Lo que hay que saber sobre las reglas de firma electrónica del IRS
Lo que hay que saber sobre las reglas de firma electrónica del IRS

Resumen ejecutivo:

  1. Los formularios W-9 y W-4 pueden usar firmas electrónicas y las reglas del IRS que los rodean son razonables.
  2. El proceso de presentación del expediente electrónico 1096/1099 no requiere una firma, pero ciertas empresas pueden exigirle que dé fe de la exactitud de la información 1099 que presente.
  3. Los destinatarios de los formularios 1099 y W-2 deben consentir explícitamente en recibir sus formularios electrónicamente, lo que no requiere una firma electrónica, pero sí un registro de consentimiento.
  4. El I-9 no puede ser completado en línea en este momento y los requisitos de firma electrónica están redactados más estrictamente que el W-4 y el W-9.

Archivo W-9

El IRS ha permitido que la gente llene los W-9 con una firma electrónica desde 1998. Para ser válidos, los W-9 online con firma electrónica deben cumplir las siguientes condiciones, según las instrucciones del W-9, https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/iw9.pdf (página 1)

  1. Asegúrate de que la información recibida es la información enviada.
  2. Documentar todas las ocasiones de acceso de los usuarios que dan lugar a la presentación.
  3. Asegurarse razonablemente de que la persona que accede al sistema y que presenta el formulario es la persona identificada en el formulario W-9, el asesor de inversiones o el corredor de introducción.
  4. Exigir como última entrada de la presentación una firma electrónica del beneficiario cuyo nombre figura en el formulario W-9 que autentique y verifique la presentación.
  5. La firma electrónica debe estar bajo pena de perjurio y la declaración de perjurio debe contener el lenguaje del formulario W-9 en papel.

Palabras como “razonablemente seguro” aún no han sido impugnadas ante los tribunales en cuanto a una definición específica.

Un ejemplo de cómo un servicio de archivo W-9 maneja estos cinco criterios es el siguiente:

  1. Que el vendedor de W-9 rellene un formulario online que se guarda en una base de datos.
  2. Almacene en la base de datos la fecha y la hora de la presentación del W-9.
  3. Que la compañía que solicita el W-9 introduzca la dirección de correo electrónico del proveedor. Se envía un correo electrónico con un enlace para rellenar el W-9, con el correo electrónico registrado en la base de datos. El correo electrónico del vendedor es el cumplimiento “razonablemente seguro” de que la empresa conoce la identidad del vendedor.
  4. Usando un dispositivo táctil como un smartphone, una tableta o el cursor de un ordenador, el vendedor $0027firma$0027 el W-9 online. Esto produce la imagen de una firma, de la misma manera que una máquina de fax produce una imagen.
  5. La declaración de perjurio se incluye sobre la línea de la firma y se presenta claramente al vendedor.

W-9 con notificaciones CP2100

Si un pagador ha recibido una notificación CP2100 del IRS, lo que significa que el número de identificación fiscal del destinatario presentado con un 1099 no coincide con lo que el IRS tiene en sus archivos, el pagador debe enviar una “notificación B” al destinatario junto con un papel en blanco W-9.

Para el primer aviso B, el destinatario debe devolver el papel W-9 con una firma original. No se puede utilizar una firma electrónica para cumplir con ninguno de los requisitos de la notificación B.

Ver más detalles aquí: https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p1281.pdf

1096/1099 e-filing

Un formulario 1096 es el resumen de una presentación en papel 1099 al IRS y requiere una firma. El 1096 sólo se requiere cuando se presenta el papel.

Para el archivo electrónico 1099, el IRS no requiere un formulario 1096 separado. Por lo tanto, no hay ningún requisito de firma electrónica para la presentación electrónica del 1099.

Dicho esto, a fin de reducir el fraude, los 1099 proveedores de declaraciones electrónicas a menudo piden al cliente que certifique que toda la información que presentan al IRS es correcta y no es incorrecta a sabiendas. Esto es similar al certificado 1096 sobre ser “verdadero, correcto y completo”. Esta confirmación se registra en una base de datos para cada cliente que presenta la 1099 para su declaración electrónica.

1099 Receptor “Consentimiento” para recibir formularios electrónicamente

A fin de entregar los formularios 1099 y W-2 electrónicamente al destinatario, éste debe “consentir” explícitamente en recibir el formulario de esa manera.

Para ello no se requiere la firma electrónica del receptor, pero sí un registro de consentimiento.

Ver página 16 de las Instrucciones Generales del IRS 1099 para más detalles: https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/i1099gi.pdf

No es tan simple como una casilla de verificación en la que el receptor dice “doy mi consentimiento”, sino que el IRS requiere que el pagador incluya estos elementos como parte del proceso de consentimiento:

1. El receptor debe dar su consentimiento en forma afirmativa y no haber retirado el consentimiento antes de que se proporcione la declaración.

2. El consentimiento del receptor debe hacerse electrónicamente de manera que demuestre que puede acceder a la declaración en el formato electrónico en el que se facilitará.

3. Debe notificar al destinatario cualquier cambio de hardware o software antes de proporcionar la declaración.

4. Antes de proporcionar las declaraciones electrónicamente, debe proporcionar al destinatario una declaración con las siguientes afirmaciones expuestas de forma prominente:

  • Si el destinatario no consiente en recibir la declaración electrónicamente, se le proporcionará una copia en papel.
  • El alcance y la duración del consentimiento. Por ejemplo, si el consentimiento se aplica a todos los años en que se presenta la declaración o sólo a la declaración de un año determinado, según corresponda, inmediatamente después de la fecha del consentimiento.
  • Cómo obtener una copia en papel después de dar el consentimiento.
  • Cómo retirar el consentimiento. El consentimiento puede ser retirado en cualquier momento facilitando la retirada por escrito (electrónicamente o en papel) a la persona cuyo nombre aparece en la declaración. La confirmación de la retirada también se hará por escrito (electrónicamente o en papel).
  • Notificación de terminación. La notificación debe indicar bajo qué condiciones las declaraciones ya no se proporcionarán al destinatario.
  • Procedimientos para actualizar la información del destinatario.
  • Una descripción del hardware y el software necesarios para acceder, imprimir y conservar una declaración, y una fecha en la que la declaración ya no estará disponible en el sitio web.

Los pagadores deben confirmar que sus procedimientos de entrega electrónica a sus destinatarios se ajustan a estas normas. En un caso de ejemplo, el destinatario recibe un correo electrónico en el que se le notifica que su formulario está disponible electrónicamente, junto con las palabras de consentimiento precedentes.

Una vez que el destinatario hace clic en el botón “recuperar mi formulario”, que confirma el consentimiento, la empresa se ha ajustado a las directrices de la IRS.

Si el destinatario no da su consentimiento antes del 31 de enero, se recomienda enviar por correo el formulario en papel, aunque los destinatarios suelen esperar hasta más adelante en el año para recoger sus formularios electrónicamente.

Archivo W-4/I-9

El IRS permitió las firmas electrónicas para el W-4 en 1997. Tiene sustancialmente los mismos requisitos de verificación que la W-9: https://www.irs.gov/pub/irs-regs/td8706.txt

El I-9, por otra parte, no puede ser completado en línea debido a los requisitos de verificación de identificación en persona.

La parte del I-9 que puede ser completada en línea tiene requisitos de firma electrónica con una redacción diferente a la del W-4 y el W-9:

  1. El sistema de captura de firmas electrónicas debe permitir a los firmantes reconocer que han leído la atestación y adjuntar la firma electrónica a un Formulario I-9 completado electrónicamente.
  2. El sistema también debe colocar la firma electrónica en el momento de la transacción.
  3. Crear y preservar un registro que verifique la identidad de la persona que produce la firma.

El IRS no ha delineado específicamente qué métodos pueden utilizarse para “verificar la identidad” de una persona en línea. Dado que el I-9 no puede completarse completamente sin una interacción cara a cara, no es tiempo efectivo para implementar un proceso de firma electrónica en línea que cumpla con las normas del IRS para un I-9 al momento de escribir este documento.

Más información sobre los últimos requisitos del I-9: https://www.uscis.gov/i-9

Conclusión

Las instrucciones del IRS para las firmas electrónicas varían según el formulario, así que deje un tiempo extra para entender y cumplir con las reglas. Las empresas que pasen de los formularios en papel a los electrónicos cosecharán los beneficios de un mejor mantenimiento de los registros, una comunicación más eficaz