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Lo que hay que saber sobre la apropiación indebida de activos en la nómina

Cuando es el momento de hablar de la sensibilidad de la información que pasa por la nómina, entre nombres, direcciones, números de seguridad social, la información de los dependientes.

Casi todo lo que necesitas para robar la identidad de alguien es accesible en los detalles capturados en la nómina. Para los contadores, profesionales, incluso los propios clientes, si usted está asumiendo la responsabilidad de alto riesgo de los datos de la nómina y la preparación y si no está en la nube, puede que no esté proporcionando el nivel de protección necesario.

Lo que hay que saber sobre la apropiación indebida de activos en la nómina
Lo que hay que saber sobre la apropiación indebida de activos en la nómina

Según Erron Stark, Vicepresidente de la División de Ventas de Canal de ADP , cuando se trata de proteger los datos de los empleados “Estamos viendo que entran en juego es debido a la naturaleza más pequeña del propio cliente final o del profesional de la contabilidad que no necesariamente piensa en eso a diario. Típicamente son los más sujetos a ese tipo de fraude porque van detrás y atacan a los profesionales más pequeños sin saber que están sentados en un servidor en la trastienda y sabiendo que la información es oro para la gente que la obtiene”.

Además, Stark dice: “La razón por la que vemos que eso entra en juego es por la naturaleza más pequeña del propio cliente final o del profesional de la contabilidad que no necesariamente piensa en la seguridad de los datos a diario”. Son típicamente los más sujetos a ese tipo de fraude porque van detrás y atacan a los profesionales más pequeños sin saber que sus datos están sentados en un servidor en la trastienda y sabiendo que la información es oro para la gente que, la obtiene”.

Entonces, ¿cómo una empresa como ADP protege los datos de sus empleados? Stark explica que cuando se trata del servicio que utilizamos, usamos servidores espejo en todo el país. La cantidad de encriptación que entra en nuestro software es el mismo nivel de encriptación que el Pentágono usa, no es por presumir.

Pero la realidad es que somos muy sensibles a la información que nos confían los clientes, los contadores nos confían e incluso en los medios de comunicación que entregamos a nuestros clientes y nuestros clientes son al final del día también los empleados de esas organizaciones estaban haciendo todo a través de portales seguros también. Nuestras aplicaciones son portales en línea a los que pueden acceder a través de W2s, cosas de esa naturaleza son extraordinariamente importantes porque hoy en día como contable, como profesional, incluso como cliente, si estoy enviando por correo electrónico cosas como informes trimestrales o W2s, esa información también está en eso.

“No se trata sólo de lo que hay en tu servidor, sino de los medios y soportes en los que comunicas que la información es igual de importante”, dice Stark.

A fin de cuentas, la información sobre la nómina que cada uno de nosotros está obteniendo regularmente tiene un alto nivel de riesgo si no se aplican los controles internos adecuados, incluido un entorno seguro en línea. En este momento es un gran momento para evaluar su práctica y a sus clientes para tomar algunas decisiones sobre la posible subcontratación de su nómina para evitar el riesgo de una violación de datos, que francamente, puede ponerle fuera del negocio.

Asegúrese de escuchar el Fraudcast semanal donde Dawn discute con los líderes de la industria sobre cómo la tecnología y los controles internos pueden ayudar a minimizar el riesgo de fraude empresarial.

La próxima semana:Apropiación indebida de activos y desembolsos fraudulentos

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