Por Steven Brenner
Con la noticia de que la Junta de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) – junto con la Junta de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) – tiene la intención de avanzar formalmente con planes que alterarán fundamentalmente la forma en que se contabilizan los arrendamientos en los estados financieros, las empresas están reconociendo que tendrán que adaptarse. Sin embargo, lo que las organizaciones tendrán que hacer específicamente para cumplir las nuevas normas siguen siendo cuestiones abiertas para la mayoría de las empresas.
Las organizaciones no sólo tendrán que modificar sus procesos de contabilidad de los arrendamientos para todo, desde los bienes y edificios hasta la maquinaria y el equipo, sino que también se enfrentarán a cuestiones estratégicas más matizadas sobre la forma en que las nuevas normas repercutirán en su funcionamiento y la manera en que pueden prepararse para los cambios de manera que se evite una reelaboración innecesaria y se reduzca el riesgo de perturbación o incumplimiento.
La integración exitosa de estos cambios en su negocio comienza con la comprensión de los cambios que se necesitan, lo que significan y las soluciones disponibles para que usted pueda hacer de manera eficiente y efectiva el proceso de transición una experiencia sin problemas (y sin dolor).
Qué es
Las nuevas regulaciones de la FASB requerirán que las empresas informen sobre cualquier pasivo de arrendamiento a largo plazo (definido como aquellos que se extienden por más de doce meses) en el balance general. Con arreglo a los requisitos actuales de presentación de informes, la parte a largo plazo de los arrendamientos se indica en los estados financieros en forma de nota a pie de página tanto literal como figurativa.
Sin embargo, cuando entren en vigor las nuevas normas, esos arrendamientos deberán consignarse íntegramente en el balance en la sección del pasivo. Si bien este cambio de la FASB afectará a las empresas de todos los sectores, será especialmente significativo para las empresas de arrendamiento intensivo en sectores altamente regulados, como la industria manufacturera, los servicios públicos, la atención de la salud y los servicios financieros.
Si bien aún no se ha fijado un plazo estricto, el plazo actual para la entrada en vigor oficial de estas nuevas normas es aproximadamente de finales de 2015 a principios de 2016.
Lo que significa
Si bien los cambios en la presentación de informes no afectarán directamente a la forma en que se realizan los negocios, los cambios tendrán un importante impacto interno en la presentación de informes financieros, incluidos los coeficientes financieros y los pasivos declarados. Si bien las sanciones específicas por incumplimiento no se han definido claramente por el momento, es probable que las consecuencias para las empresas que no están preparadas para que las nuevas normas entren en vigor sean significativas.
Las empresas que se encuentran en una postura reactiva y se esfuerzan por cambiar manualmente los informes y revisar los estados de cuenta, una partida a la vez, para evitar sanciones potencialmente perjudiciales, probablemente acabarán agotando una gran cantidad de tiempo y dinero. La confusión y las demoras pueden evitarse, pero la ventana de oportunidad para ser proactivos no permanecerá abierta para siempre.
La realidad es ésta: Ya sea que usted administre su contabilidad de arrendamiento manualmente o con soluciones de software sofisticadas, el momento de analizar a fondo sus procesos existentes y determinar dónde y cómo sus procesos de negocios necesitan ser cambiados es ahora .
¿Qué pasa si?
Una de las medidas más importantes que cualquier empresa puede tomar para prepararse para este cambio normativo es realizar un análisis detallado de «¿qué pasaría si? Participar en ese proceso de arriba a abajo le permite mirar hacia arriba, para ver cómo serán sus estados financieros según las nuevas directrices, y le ayuda a determinar qué cambios deben hacerse en el punto más temprano del proceso para asegurarse de que no sólo cumple con las normas, sino que también es eficiente.
Puede parecer un paso sencillo, pero hacer (y responder) preguntas puntuales, como «Si tuviera que proporcionar información para las nuevas normas ahora, ¿qué aspecto tendría?» y «¿Podré producir/ofrecer esa información de manera oportuna?», le ayudará a determinar dónde está y dónde debe estar.
Este proceso también permitirá a las empresas determinar cuánta información importante debe hacerse más accesible y realizar los cambios estratégicos necesarios antes de la puesta en marcha de los nuevos mandatos. Las empresas que realicen estos cambios ahora podrán adaptarse mucho más rápidamente a las nuevas normas si se ponen al frente de la cuestión ahora. Estarán mejor preparadas para modificar un sistema existente o instalar un nuevo sistema que pueda proporcionar la funcionalidad necesaria.
Soluciones de software
Para muchas empresas, el software de gestión de bienes raíces (REM) puede ser una buena inversión para ayudar en el proceso de transición y en las nuevas normas de contabilidad. Las soluciones de software sofisticadas pueden ayudar a las empresas a mantener el cumplimiento y, al mismo tiempo, a racionalizar los procesos críticos.
Las mejores plataformas de software están diseñadas específicamente para automatizar la administración de arrendamientos y la gestión del espacio para todas las empresas (independientemente de la industria), garantizando al mismo tiempo el pleno cumplimiento de las normas de presentación de informes. Esto no sólo aleja a la empresa de los protocolos de introducción manual de datos que pueden dar lugar a descuidos, errores humanos e incumplimiento, sino que también ayuda a simplificar la transición y permite que todos los datos críticos estén en un nuevo sistema centralizado.
Las mejores soluciones de software REM son altamente flexibles y pueden ser configuradas para integrarse sin problemas con su arquitectura técnica existente y sus prioridades operativas. En resumen, estas soluciones permitirán a su equipo hacer lo que necesita hacer, mientras trabaja en segundo plano para recoger y presentar la información que el departamento de finanzas/contabilidad necesita.
Si bien las soluciones REM pueden añadir valiosas eficiencias en cualquier momento, la aplicación de ese sistema antes de la puesta en marcha del nuevo mandato ayudaría a que el proceso de transición fuera fluido, al proporcionarle a usted y a su equipo el tiempo necesario para completar la curva de aprendizaje y ajustarse al nuevo programa informático. Específicamente, cuando los cambios de la FASB entren en vigor, REM tendrá las actualizaciones del software listas para ayudar a su organización a hacer la transición automáticamente para satisfacer las nuevas normas de presentación de informes.
Mientras que algunos de los detalles específicos y de aplicación de la ley aún no han sido resueltos, una cosa es cierta: este cambio ordenado por la FASB está por venir. No importa en qué industria se encuentre, tiene sentido logístico y financiero prepararse ahora para asegurar que su negocio esté totalmente preparado cuando estas nuevas normas entren en vigor.
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Sobre el autor:
Steven Brenner trabaja como consultor principal senior de MIPRO, una consultoría especializada en implementaciones, actualizaciones y optimizaciones de las aplicaciones PeopleSoft de Oracle. Brenner puede ser contactado en [email protegido]. Para obtener más información sobre MIPRO, visite www.miproconsulting.com.