Por McKenna Long & Aldridge LLP
La siguiente lista de verificación tiene por objeto proporcionar una lista de los pasos comunes que los patrocinadores del plan deberían considerar al prepararse para el cumplimiento de la reforma de la atención de la salud para 2013 y años posteriores. La lista no pretende ser exhaustiva y asume que todas las medidas de cumplimiento requeridas se tomaron durante 2010 a 2012. Usted debe revisar los términos de su propio plan y consultar a su asesor legal para determinar los pasos reales necesarios para su plan.
Paso 1: Complete lo siguiente para cada plan cubierto por la reforma de salud.
Tareas para prepararse para 2013
1. Reglas del plan de los abuelos:
Determinar si el plan sigue siendo "abuelo" (¿se perdió el estatus debido a cambios en los beneficios, primas, etc.?).
Si es un plan de acción, proporcione un plan anual de acción…
2. Introducción de los límites de beneficios anuales:
Identifique los límites anuales actuales del plan y su aplicación a los beneficios esenciales de salud (EHB) y asegúrese de que los límites no excedan el máximo para el plan anual de 2013 (2.000.000 de dólares para los años del plan que comienzan el 9/23/12-1/1/14).
Enmendar los documentos del plan y las pólizas de seguro para modificar/eliminar los límites.
Considerar el impacto de los cambios en los límites anuales en los beneficios de salud mental (la paridad de salud mental se aplica a los planes que cubren a 50 o más empleados) y coordinar la cobertura.
Calendario para enmendar los documentos del plan y las pólizas de seguro para eliminar todos los límites de las prestaciones esenciales de salud (EHB) para el 1/1/14.
3. Requisitos de presentación de informes W-2:
Determine si el requisito se aplica a usted (umbral del formulario W-2 250).
Identifique la cobertura patrocinada por el empleador que debe ser reportada anualmente.
Decida cómo calcular el costo total de la cobertura.
Asegurarse de que el sistema de nómina de sueldos se rastree adecuadamente, ya que 2012 es el primer año que se informa (en el formulario W-2 del IRS de 2012, que vence el 31 de enero de 13).
4. Notificación de Intercambios Públicos:
El programa se proporcionará a finales de verano/otoño de 2013 y luego anualmente y al ser contratado.
Determinar quién proveerá y cómo.
Incluir en el paquete de nueva contratación.
5. Mandato de atención preventiva de mujeres y hombres:
Si se trata de un plan para el año civil, asegúrese de cumplirlo antes del 1/1/13 (si se trata de un plan para un año no civil, el mandato entró en vigor en agosto de 2012).
6. Resumen de cuatro páginas de beneficios y glosario de términos:
Determine quién prepara y proporciona – el asegurador normalmente proporcionará la cobertura asegurada; los autoasegurados deben hacer arreglos con el administrador de terceros (TPA).
Añade al paquete de inscripción abierta y programa para proporcionar al menos treinta días antes de que empiece el año del plan.
Añadir a los paquetes de nueva contratación (o paquetes de inscripción inicial, si hay un período de espera).
Coordinar con el departamento de informática para determinar si y cómo publicar el resumen y el enlace necesario al sitio web del glosario de términos.
7. Notificación anticipada de los cambios en los beneficios:
Proporcionar una notificación por escrito de las modificaciones materiales de mitad de año al menos sesenta días antes a todos los individuos elegibles.
Considere si es necesario adelantar las reuniones de la junta u otros procesos de toma de decisiones para disponer de tiempo suficiente para el aviso (especialmente importante si el año de la póliza de seguro difiere del año del plan).
8. Tarifas del plan:
Determine cómo rastreará, informará y pagará los honorarios aplicables de eficacia comparativa (que vencen el 31 de julio de 13) y de reaseguro de transición (que vencen a finales de 2014).
Identifique los planes tratados como planes separados a efectos de las tasas y si es posible evitar estas duplicaciones.
Incluya los honorarios en su presupuesto.
9. El límite de la cuenta de gastos flexibles (FSA) baja a 2.500 dólares:
Se aplica a los años del plan que comienzan el 1/1/13 o después.
Asegúrate de que las comunicaciones reflejen el nuevo límite.
Enmendar el documento del plan de la FSA con carácter retroactivo para el 31/12/14.
Considere si debe tener un límite de aumento automático cuando el IRS apruebe el COLA (debe hacer un seguimiento y modificar sus materiales de inscripción abierta) o simplemente adoptar una cantidad fija (tendrá que modificarla en el futuro si quiere aumentarla).
10. Reglas de pago o de juego:
Decida si estará sujeto a las reglas de pago o de juego (cincuenta o más equivalentes a tiempo completo) en 2014.
Determine si hay medidas que necesita/desea tomar en 2013 para evitar la cobertura por reglas de pago o de juego o para minimizar el impacto.
Decida si necesita utilizar períodos de medición para identificar a los empleados de tiempo completo y, en caso afirmativo, a) modifique los sistemas de nómina para hacer un seguimiento, y b) asegúrese de que el plan y las pólizas de seguro reflejen con exactitud.
Decidir si se excluyen ciertos grupos a través de la reestructuración de la compañía, excluyendo a los elegibles para Medicaid, o haciendo cumplir los límites de tiempo parcial.
Tareas para prepararse para 2014
11. Periodos de espera máximos de noventa días:
Revise todos los períodos de espera para la inscripción.
Modificar los planes según sea necesario para acortar la fecha real de entrada en el plan a menos de noventa días de la contratación.
Si hay diferentes períodos de espera, considere el impacto en las pruebas de no discriminación.
Si se utiliza el «período de medición inicial» para determinar los empleados a tiempo completo para la paga o el juego.
12. No hay exclusiones por condiciones preexistentes para nadie:
Modificar los documentos del plan y las pólizas de seguro.
Proporcionar una notificación por escrito a los participantes y a las personas que reúnan los requisitos.
13. No hay límites anuales:
Eliminar todos los límites de EHB para el primer día del primer año del plan, a partir del 1/1/14.
14. Aumento de los límites de bienestar:
Decida si se aplica.
Modificar los procesos y materiales para reflejar.
15. Reglas de pago o de juego:
Revisar los planes para confirmar que cumplen con las normas de cobertura mínima esencial.
Decida qué método utilizará para calcular si la cobertura del plan es «asequible» (¿la prima sólo para el empleado es inferior al 9,5 por ciento de los salarios W-2 de su empleado de tiempo completo más bajo?)
Decida qué cambios necesita/desea hacer en la cobertura para dependientes y cónyuges, basándose en los requisitos de cobertura y los requisitos de asequibilidad.
Asegúrate de que tus periodos de medición y de espera funcionan correctamente.
Aún no se debe, pero ten en cuenta
16. Reglas de no discriminación para los planes asegurados (Exentos de los planes de derechos adquiridos):
Identificar los planes médicos ejecutivos y determinar si discriminan.
Comprobar los acuerdos de separación, empleo y cambio de control (CIC) para las promesas de cobertura médica posterior a la separación que excedan la COBRA básica (puede crear una violación) o proporcionar el pago de la empresa; enmendar los documentos, si es necesario.
Si está auto-asegurado, asegúrese de que ya ha tomado los pasos anteriores (ya está sujeto a reglas similares).
17. Inscripción automática:
Determine si el requisito se aplicará a usted (¿tiene más de 200 empleados a tiempo completo?).
Vigilar la orientación para la fecha de entrada en vigor.
Discutir los cambios esperados con la TPA/las aseguradoras (por ejemplo, avisos, proceso de exclusión).
Planea enmendar documentos, pólizas de seguro y materiales de inscripción.
18. Impuesto sobre los Cadillacs 2018:
Determine si alguno de sus planes puede activar el impuesto especial sobre los planes de salud de los cadillacs.
Si es así, empiece a comunicarse ahora con las personas cubiertas para que no se sorprendan cuando los niveles de cobertura deban disminuir en el futuro
Paso 2: Continuar monitoreando la orientación que se está emitiendo y capacitar al personal de RRHH/beneficios para responder a las preguntas sobre el impacto de la reforma de la atención de la salud en los planes. Si se autoasegura, asegúrese de enmendar la política de «stop loss» para reflejar los cambios en el plan.
Sobre el autor:
McKenna Long & Aldridge LLP es un bufete de abogados internacional con más de 575 abogados y asesores de política pública en trece oficinas y once mercados. La firma está posicionada de manera única en la intersección de la ley, los negocios y el gobierno, representando a clientes en las áreas de litigios complejos, derecho corporativo, energía, medio ambiente, finanzas, contratos gubernamentales, atención médica, infraestructura, seguros, propiedad intelectual, servicios a clientes privados, política pública, bienes raíces y tecnología. Para conocer más sobre la firma y sus servicios, por favor visite el sitio web de la firma.