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Lecciones para aprender después de la temporada de impuestos

Con la temporada de impuestos firmemente detrás de usted, podría ser tentador ponerlo en el fondo de su mente y disfrutar de la calma en la intensidad. Pero con todo aún fresco en tu memoria, ahora es el momento perfecto para revisar cómo le fue a tu empresa e identificar lo que se puede mejorar antes del próximo período de actividad.

Su principal objetivo debe ser la eficiencia – encontrar maneras de ayudar a su equipo a lograr más en menos tiempo. La clave para dirigir una empresa de contabilidad más eficiente es la mejora de los procesos. Necesitas explorar opciones para acelerar la forma en que se ejecuta cada tarea que se realiza durante la temporada de impuestos.

Lecciones para aprender después de la temporada de impuestos
Lecciones para aprender después de la temporada de impuestos

Estandarizar y mejorar cada proceso

Apunta a la mejora en cada paso, no importa cuán pequeña pueda parecer esa ganancia inicialmente. Las tareas de alta frecuencia con mejoras menores tendrán aumentos dramáticos. Piense en el número de veces que cada paso se ha repetido en los últimos meses y cada vez que el proceso del que forma parte se ha implementado en todos sus clientes. Incluso pequeñas mejoras, como unos pocos segundos eliminados de la acción de cada correo electrónico, pueden sumar enormes ganancias en la eficiencia general.

“Nunca estamos satisfechos de mantener el mismo proceso en su lugar si hay una mejor manera de hacer algo. Rutinariamente pedimos a los miembros de nuestro equipo que nos digan tres cosas que ven que podemos hacer de una manera mejor.”

Donna Bordeaux – Bordeaux & Bordeaux CPAs

No puedes mejorar un proceso si el trabajo se realiza de forma inconsistente en todo tu equipo. Para descubrir dónde están rotos sus procesos y qué pasos deben ser optimizados, la estandarización es un primer paso esencial. Por lo tanto, necesitas tomarte el tiempo para documentar y estandarizar tus procesos fiscales.

Una vez identificada la secuencia de tareas para cada proceso, se puede comparar y descubrir dónde ha innovado el personal para que un trabajo determinado funcione mejor. Tal vez una innovación particular puede mejorar el proceso no sólo para ese cliente, sino para todos los trabajos similares en toda la práctica.

“Asegúrate de que la discusión sea sobre el proceso de hoy y no sobre lo que se escribió hace tres años o lo que el gerente piensa que es el proceso. Discutir lo que el hacedor realmente hace. La discusión tiene que ser real si quieres mejorar.” Jody Padar, Grupo de CPA de Nueva Visión

Cuando hayas documentado el proceso ideal, mira las opciones tecnológicas que pueden proporcionar mejoras adicionales. Aproveche el período más tranquilo en el que se encuentra ahora para explorar todas sus opciones. Incluso si toma dos o tres meses para que el personal se sienta cómodo con un nuevo sistema o aplicación, su atención debe centrarse en lo que puede hacer ahora para que la próxima temporada de impuestos sea mejor para todos. ¿La inversión inicial se amortizará rápidamente con un aumento significativo de la eficiencia en el futuro?

“La tecnología está cambiando nuestra práctica más rápido de lo que jamás podríamos haber imaginado. La mejor herramienta de hace tres años, o incluso de hace seis meses, puede que no sea la mejor ahora. Estamos constantemente en busca de mejores formas de resolver problemas y aliviar los puntos de dolor.” Megan Genest Tarnow, El Grupo Mobius

La automatización abrirá nuevas oportunidades

La entrada de datos y otros aspectos de la entrega de cumplimiento pueden ahora automatizarse casi por completo. Empezarás a ver las realmente excitantes ganancias en eficiencia cuando encuentres formas de automatizar procesos o tareas que antes eran manuales.

Estas mejoras le darán a su equipo más tiempo para atender a más clientes y les permitirán producir un trabajo de mayor calidad con menos noches y fines de semana para ponerse al día.

Explorar soluciones específicas de la industria que:

  • Automatizar los procesos de no adición de valor, como la entrada de datos de las facturas de los proveedores, el seguimiento de los deudores y la recaudación de facturas
  • Asignar tareas automáticamente a los clientes, y enviarles suaves recordatorios si se olvidan
  • Automatizar aspectos de su proceso de embarque como la preparación de propuestas, la generación de cartas de compromiso y la creación de trabajo
  • Recoger automáticamente los datos de los feeds del banco de clientes
  • Proporcione visibilidad a todo su equipo para evitar tareas de doble manejo y para asegurar que todos sepan quién está trabajando en qué
  • Ayudarle a estandarizar los procesos de su empresa

Antes de que llegue la próxima temporada de impuestos, identifique los objetivos de tiempo para cada proceso estandarizado. Hágale saber a su equipo cuánto tiempo espera que dediquen a cada proceso y déles la posibilidad de encontrar formas de realizar las tareas más rápidamente. Esto también le ayuda a comprender el volumen que puede absorber en función del personal y los recursos de que dispone.

Cada temporada de impuestos producirá sorpresas que no se pueden planear. Pero al tomarse el tiempo ahora para identificar e implementar formas de hacer sus procesos más eficientes, se asegurará de que la próxima vez sea más indolora que la anterior. La determinación de mejorar constantemente es algo que las empresas de contabilidad más exitosas tienen en común.