Para muchas personas, diciembre es un mes centrado en las vacaciones, la familia, los amigos y las fiestas. Sin embargo, eso no es necesariamente cierto para el contador, el tenedor de libros o el contador público.
El cierre de los libros de fin de año se acerca rápidamente, y nuestro tiempo, como profesionales de la contabilidad, es cada vez más escaso. Tal vez haya cosas que queramos revisar de nuevo en los libros de nuestros clientes o algunos artículos que todavía necesitan atención. Y si estás involucrado en la preparación de los impuestos además de otros deberes, tu agenda sólo se va a llenar más a medida que la temporada de impuestos se asiente y los plazos dominen tu vida.
Los empresarios y dueños de negocios confían en nosotros para asegurar que sus finanzas sean exactas, completas y oportunas para que puedan proponerse alcanzar sus objetivos de manera adecuada. Como todos sabemos, un buen y fiable conjunto de libros no aparece automáticamente. Más bien, producirlo requiere habilidad y cuidado a lo largo del año.
Warren Buffet dijo: «Alguien está sentado a la sombra hoy porque alguien plantó un árbol hace mucho tiempo». Si alguna vez queremos «sentarnos en la sombra», vamos a tener que empezar a plantar árboles. En resumen, los contadores necesitan tener un plan.
Aquí hay tres consejos prácticos que le ayudarán a prepararse para un diciembre sin problemas, un estrés mínimo en enero y, sobre todo, clientes felices.
1. Hacer una lista de control
Cuando empecé a desarrollar una rama de contabilidad subcontratada en nuestra empresa, pensé mucho en cómo podíamos entregar a nuestros clientes un producto que tuviera valor y fuera fiable. Fue abrumador al principio, ya que había tantos detalles que fácilmente podían pasarse por alto. Además, tuve que mantener a todo nuestro equipo en la misma página y trabajando hacia el mismo objetivo.
Para lograr todo esto, empecé creando listas de control. Atul Gawande, un cirujano, escribió un gran libro llamado El Manifiesto de la Lista de Comprobación: Cómo hacer las cosas bien . En él, dice, «Las buenas listas de control… son precisas. Son eficientes, al punto, y fáciles de usar incluso en las situaciones más difíciles. No intentan explicarlo todo: una lista de comprobación no puede volar un avión. En cambio, proporcionan recordatorios sólo de los pasos más críticos e importantes, los que incluso el profesional altamente capacitado que los usa podría pasar por alto. Las buenas listas de control son, sobre todo, prácticas».
La creación de listas de control mensuales y de fin de año le ayudará a asegurarse de que cada uno de sus clientes recibe la atención que merece. También ayudará a su equipo a tener una clara comprensión de lo que se necesita para que todos puedan dormir un poco mejor por la noche.
2.Reconciliar y analizar
Si realmente te tomas tu tiempo y reconcilias bien Noviembre, pasarás mucho menos tiempo en la reconciliación de Diciembre. Asegúrese de revisar, en detalle, el informe de reconciliación y resolver cualquier transacción desconocida o pendiente. Compruebe la exactitud de todos los saldos bancarios y de préstamos con sus estados de cuenta, y haga los asientos o ajustes necesarios.
Otra medida beneficiosa que se adoptará en noviembre es la de revisar los estados de pérdidas y ganancias y los balances. Esto es cuando queremos encontrar transacciones que han sido categorizadas incorrectamente o balances que no parecen correctos y que podrían necesitar un ajuste. Resolver estos asuntos en diciembre le permitirá planificar mejor con su cliente y le llevará a un enero menos estresante.
3.Consultar con sus clientes
A los clientes generalmente no les gustan las sorpresas, especialmente cuando se trata de sus finanzas o impuestos. Y ya sea que ofrezcas servicios de impuestos o no, necesitan un conjunto correcto de libros, ya que todos ellos eventualmente necesitarán que se preparen declaraciones de impuestos.
Después de completar las conciliaciones para noviembre, es importante reunirse con cada cliente para una sesión de estrategia de fin de año. Aquí es cuando se deben discutir las proyecciones de impuestos y las tendencias de los negocios y si es necesario tomar alguna decisión a finales de diciembre. Siempre me sorprende lo mucho que aprendemos de los clientes en esta reunión y cuánto valor podemos añadir. Este es el tipo de reunión que dice, «Nos preocupamos por ti. Nos preocupamos por tu negocio.Estamos aquí para ayudarte a tomar decisiones importantes, y queremos aliviar tus luchas».
Si quieres construir una relación duradera con tus clientes, invierte tu tiempo en ayudarles a planificar el final del año antes de que suceda. Este es el tipo de inversión que siempre pagará grandes dividendos.
Como dijo Benjamín Franklin: «No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy». Poner un poco de esfuerzo ahora, antes de que llegue el fin de año, hará que tú y tus clientes tengan más éxito y eso, para mí, es por lo que hago lo que hago.
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