Por Sheryl Nance-Nash
Aunque el huracán Sandy aún no ha tocado tierra, sus efectos se están sintiendo entre las pequeñas y grandes empresas de contabilidad del noreste, que están pasando a toda velocidad al modo de preparación para desastres.
La semana pasada se pidió a todos los empleados que empezaran a revisar los planes de la Oficina de Preparación para Emergencias y Comunicaciones, dice Thomas Hunter, jefe de seguridad de Grant Thornton, que tiene su sede en Chicago, pero que tiene oficinas en Nueva York y en varias ciudades del noreste. Se pidió a todo el personal, tanto nacional como internacional, que supervisara los planes de viaje, especialmente si incluían áreas dentro de las zonas de tormenta en el noreste de los Estados Unidos. Todas las oficinas revisaron sus planes y probaron sus procesos de comunicación, dice Hunter.
A medida que la tormenta se acercaba a los Estados Unidos, hubo discusiones entre el personal y los clientes para determinar cómo se podría proceder, ya sea por medios virtuales o posponiendo las reuniones según fuera necesario en función de las necesidades de los clientes. Las oficinas del noreste monitorearon las noticias y eventos locales para determinar cuándo y si las oficinas estarían cerradas. El cierre del transporte público fue una de las consideraciones en la toma de decisiones, dice Hunter, quien agrega que algunas oficinas han sido proactivas y han permitido que el personal trabaje virtualmente desde esta mañana.
¿Qué sería una absoluta pesadilla? «Falta de comunicaciones. Confiamos en que tenemos prácticas y recursos redundantes para hacer improbable la falta total de comunicación con nuestro personal y oficiales», dice Hunter.
En Gassman & Golodny, una firma de impuestos y contabilidad de catorce empleados en la ciudad de Nueva York, todo estaba tranquilo, con el socio Jonathan Gassman trabajando desde su casa. «Notificamos a todo el personal para que se quedaran en casa y jugaran a lo seguro. Les pedimos que trabajaran a distancia y que se mantuvieran en comunicación con el equipo y los socios», dice Gassman. El personal compartió con los clientes que la mejor manera de ponerse en contacto con ellos durante la tormenta era por correo electrónico y teléfono celular; aseguraron a los clientes que revisarían el correo electrónico periódicamente.
Ya el viernes, Gassman y Golodny comenzaron a hacer preparativos. La empresa llevó a cabo un cierre controlado de su red interna para eliminar el riesgo de daños a los servidores por un cierre repentino. «Quitamos todo lo de las cornisas de las ventanas y lo aseguramos en un lugar mejor», dice Gassman. La empresa también utilizó los medios de comunicación social para alertar a los que se suscriben a lo que está pasando con la empresa.
Aparte de que un socio tenga que cambiar los planes de viaje y salir temprano para un viaje a Europa, el Grupo Metis, una empresa de contabilidad de noventa empleados con oficinas en la ciudad de Nueva York, Boston, Long Island, y otras áreas en el camino de Sandy, apenas ha saltado un paso hasta ahora. «Enviamos un correo electrónico diciendo a los empleados que íbamos a cerrar hasta nuevo aviso», dice Glenn Friedman, socio gerente.
La empresa tiene una duplicación externa de su extenso sistema informático para que la gente pueda acceder a la información sin problemas. Hace dos años, la empresa actualizó su sistema. «Nuestra oficina principal está ubicada en la calle 34, Penn Station en la ciudad de Nueva York. Sabemos que existe la posibilidad de que algo suceda allí que pueda interrumpir nuestro negocio, por lo que hicimos cambios para asegurarnos de que siempre podamos seguir trabajando.»
Marcum, LLP, una empresa de contabilidad con sede en Nueva York y con oficinas en Nueva Jersey, Connecticut, Pennsylvania, Massachusetts, y en todo el mundo, comenzó su preparación de emergencia informática el viernes. Los equipos estuvieron en el lugar durante el fin de semana, y se estableció un acceso remoto a la red para que los empleados pudieran trabajar desde casa. Los números de teléfono de emergencia también se establecieron para que los empleados llamen para actualizaciones, en caso de que pierdan la energía y no puedan acceder al correo electrónico. Las oficinas de la empresa en Nueva York, Connecticut, Boston, Melville, Nueva Jersey y Filadelfia cerraron el lunes a las 12:30 p.m. Las noticias sobre la reapertura se enviarán por correo electrónico y se publicarán en los números de teléfono de emergencia, dice la portavoz Julie Gross Gelfand.
Katie Lamkin, líder nacional de recursos humanos de McGladrey, dice: «Con 6.500 empleados en setenta y cinco oficinas en todo el país, no es probable que todos nuestros empleados se vean afectados en el mismo grado por la tormenta. Dado que ese es el caso, nuestros líderes locales y regionales tomarán decisiones con respecto a los posibles cambios en los horarios de trabajo, lugares y viajes de nuestros empleados para ayudar a garantizar su seguridad». En este momento, ya hemos cerrado varias oficinas en Nueva York, Pennsylvania, Connecticut y DC. Algunos empleados de nuestra oficina de Boston están trabajando desde casa».
«Aconsejamos a nuestros clientes que se aseguren de tener copias de seguridad de todos sus documentos legales y financieros críticos en un lugar físico separado. La redundancia es una de las mejores maneras de asegurar que no pierdan información importante».
Las empresas de contabilidad están haciendo todo lo posible para capear las etapas iniciales de la tormenta. ¿Qué consejos están dando a sus clientes sobre sus documentos y otros bienes? Dice Friedman», Todo el mundo debería estar sin papeles, existir en la nube y tener respaldo».