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Las declaraciones de impuestos de las niñeras no son algo para dormir este año.

Con una fecha límite del 31 de enero para emitir los W-2 y las complicaciones que pueden surgir si su cliente no ha estado manteniendo los registros de pago, los impuestos de las niñeras son algo que debe tratarse ahora y no en medio de su ajetreada temporada.

Aquí está cómo prepararse para manejar los impuestos de la niñera de su cliente y estar preparado para cualquier bola curva que se le presente.

Las declaraciones de impuestos de las niñeras no son algo para dormir este año.
Las declaraciones de impuestos de las niñeras no son algo para dormir este año.

Determine si su cliente debe impuestos de niñera

Si su cliente pagó a un empleado del hogar más de $2,100 en 2019, entonces debe el 7.65 por ciento de los impuestos del Seguro Social y Medicare sobre esos salarios. Los trabajadores del hogar pueden incluir a niñeras, cuidadores de ancianos en el hogar, amas de casa, chefs, choferes, administradores de patrimonio y otros.

Los trabajadores a tiempo completo superarán fácilmente este umbral y la mayoría de los trabajadores a tiempo parcial también lo harán. Pero tenga en cuenta que los cuidadores de niños después de la escuela, las niñeras de verano y los cuidadores de ancianos que trabajaron durante un corto tiempo también pueden superar los 2.100 dólares de salario sin mucho esfuerzo.

Además, si su cliente pagó a un empleado $1,000 o más en cualquier trimestre calendario, es responsable de los impuestos federales (FUTA) y estatales (SUI) de desempleo. El FUTA es el seis por ciento de los primeros 7.000 dólares en efectivo pagados a un empleado doméstico. Las tasas del SUI varían según el estado y usted puede reducir la tasa FUTA de un cliente en base a sus contribuciones estatales.

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Confirmar los salarios y las horas trabajadas de los empleados

Idealmente, su cliente ha estado rastreando la paga del empleado y usted ha estado remitiendo los impuestos de empleo de los hogares sobre una base trimestral. El empleado debería haber recibido al menos el salario mínimo y haber recibido el pago de horas extras de acuerdo con las leyes salariales aplicables.

Típicamente, las horas extras son tiempo y medio por las horas trabajadas de más de 40 en una semana de trabajo de siete días. Sin embargo, las leyes estatales pueden variar y las reglas para los empleados que viven en el lugar pueden diferir. Los empleados domésticos también deben ser pagados por hora de acuerdo con la Ley de Normas Laborales Justas y no deben ser considerados como trabajadores asalariados.

Si su cliente no ha estado llevando un registro exacto de las horas trabajadas, entonces tendrá que asegurarse de que el empleado ha sido pagado legalmente de acuerdo con el salario mínimo y las reglas de horas extras. Este es un paso importante en el proceso y el no ser pagado adecuadamente por las horas trabajadas es una gran razón por la que las familias son demandadas por los trabajadores descontentos.

Prepare el formulario W-2 para el empleado

Al igual que los empleados de la fuerza de trabajo tradicional, los trabajadores domésticos deben recibir el formulario W-2 antes del 31 de enero de 2020. Es una buena idea que usted o su cliente confirmen el nombre legal correcto del empleado, su número de seguro social y su dirección antes de emitir el formulario W-2. Eso puede eliminar algunos problemas cuando el empleado presente su declaración de impuestos.

No intente clasificar al empleado como un contratista independiente y emitirle un 1099. Esto se considera un delito de evasión de impuestos porque está transfiriendo toda la obligación fiscal (empleador y empleado) al trabajador y eso puede poner a su cliente en problemas.

El IRS considera a los trabajadores del hogar como empleados y no como contratistas independientes. Eso es porque su cliente controla la relación laboral determinando cuándo trabaja el empleado y cómo debe hacer su trabajo, así como proporcionando las herramientas y el equipo para hacer el trabajo.

Archiva el formulario W-2 y el formulario W-3 SSA

También para el 31 de enero de 2020, deberá presentar la copia A del formulario W-2 y el formulario W-3 (Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos) en la Administración del Seguro Social. Todos los empleadores, incluyendo las familias con ayuda doméstica, necesitan presentar el Formulario W-3 para reportar los salarios de sus empleados y las retenciones de impuestos.

Aunque su cliente tenga un solo empleado, tendrá que presentar el formulario W-3. Puede enviar estos formularios por correo o archivarlos electrónicamente.

Aplicar el salario de los empleados al crédito fiscal por cuidado de hijos y dependientes

Es probable que esté familiarizado con el Crédito Fiscal por Cuidado de Menores y Dependientes (Formulario 2441). Su cliente puede reclamar una parte del salario de su empleado para este crédito. Esto se aplicaría a las niñeras y a los cuidadores y acompañantes mayores.

En el formulario 2441, usted proporcionará el nombre, la dirección y el número de identificación del contribuyente del cuidador (en el caso de los empleados del hogar, este sería su número de seguro social). Algunos estados también pueden ofrecer un crédito similar para el cuidado de niños y/o dependientes.

Familiarícese con el horario H

A menos que tenga experiencia con clientes que hayan contratado a personal doméstico, es posible que esté menos familiarizada con el Anexo H (Impuestos sobre el trabajo doméstico). Este formulario se presenta con la declaración de impuestos personal de su cliente. En el Anexo H, usted reportará los impuestos sobre el empleo en el hogar – Seguro Social, Medicare, e impuestos federales de desempleo – que se deben para el año fiscal, ingresará los salarios en efectivo pagados al empleado, y calculará lo que su cliente debe en impuestos de niñera.

También necesitará saber cuánto ha aportado su cliente en los impuestos estatales de desempleo, ya que podrá reducir significativamente la cantidad adeudada en los impuestos FUTA. Finalmente, incluirá la cantidad debida en impuestos de niñera del Anexo H al Formulario 1040 de su cliente.

Si su cliente está usando un servicio completo de nómina de niñeras, el Anexo H – junto con el Formulario W-2 y el Formulario W-3 – puede que ya esté preparado para usted.

Empieza ahora

Rastrear las horas y el pago de los empleados y determinar lo que se debe o ya se ha pagado en impuestos puede ser tedioso y llevar mucho tiempo. No es algo que quieras hacer en medio de la temporada de impuestos. Empiece ahora y, como resolución para el 2020, asegúrese de que usted y su cliente mantienen registros precisos de los salarios de los empleados y remiten los impuestos sobre el empleo del hogar trimestralmente usando el formulario 1040-ES. Se lo agradecerán el año que viene por estas fechas.

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