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Las 5 razones principales por las que debería preocuparse por revisar las imágenes de las declaraciones

Durante las últimas semanas he estado trabajando en un gran proyecto de contabilidad, introduciendo los datos de dos años de un nuevo cliente en QuickBooks.

Este trabajo se ha visto obstaculizado por el hecho de que no tengo información sobre los cheques emitidos, ya que los extractos bancarios del cliente no incluyen imágenes de los cheques, para ninguno de los tres grandes bancos nacionales que utiliza. Por lo tanto, tengo que pedirle los registros manuales de los cheques, o buscar cada cheque en su banca en línea, en tres sitios web de bancos diferentes.

Las 5 razones principales por las que debería preocuparse por revisar las imágenes de las declaraciones
Las 5 razones principales por las que debería preocuparse por revisar las imágenes de las declaraciones

Algunos de sus bancos proporcionan las imágenes de los cheques como un enlace para que los cheques puedan ser vistos, pero este es un proceso tedioso y que consume mucho tiempo para buscar cada cheque, que también requiere que mi cliente me proporcione sus contraseñas de banca en línea. Podría pedirle que las busque ella misma, pero el hecho de que estemos en esta situación demuestra que no es la mejor candidata para realizar este trabajo.

Esto me hizo pensar en los estados de cuenta bancarios sin imágenes de cheques. Los bancos dejaron de devolver los cheques cancelados con los estados de cuenta enviados por correo en 2004 por ley, proporcionando en su lugar el equivalente legal de los IRD o “documentos de sustitución de imágenes”. Hubo muchas razones diferentes para que se promulgara la ley, pero el resultado final es que la aprobación de la ley ahorró efectivamente a los bancos miles de millones de dólares en costos de procesamiento de cheques. 

Adelante con el día de hoy. Si su extracto bancario no proporciona imágenes de cheques, puede verlas en línea, pero en muchos bancos, las imágenes desaparecen o ya no están disponibles después de un cierto tiempo. ¿Sabe cuál es ese período de tiempo en su banco? No lo creo.

Así que tienes que llamar al banco para pedir esa imagen de un cheque de tres años, y pagar la tarifa que el banco imponga por proporcionar ese servicio. ¿Sabe qué comisión cobra su banco por este servicio, o cuánto tardan en contestarle? No lo creo. 

Para mí, esta ley es totalmente en beneficio del banco, no del consumidor. Algunos bancos proporcionan la imagen del cheque en el estado de cuenta de forma gratuita. Algunos bancos cobran una cuota mensual extra por las imágenes de los cheques, por ejemplo, Bank of America cobra 3 dólares al mes. Más ingresos por honorarios para los bancos, qué encantador para ellos.

Las 5 razones principales por las que debería preocuparse por revisar las imágenes de los estados de cuenta

  1. Si necesitas la información, tienes que dedicar tiempo a buscar la imagen del cheque en la banca online, y el tiempo es dinero.
  2. Si la imagen del cheque ya no está disponible en el sitio web del banco, tiene que solicitar que se le proporcione una imagen, a menudo por una cuota, y no sabe cuánto tiempo tiene que esperar para que su banco cumpla.
  3. ¿Qué pasa si su cliente cierra o ya ha cerrado su cuenta bancaria? Puede que nunca tenga la oportunidad de contactar con el banco y solicitar una imagen de un cheque antiguo, o será un proceso extremadamente difícil.
  4. Si se está realizando un proyecto de entrada de datos de gran envergadura y lo único que se tiene es el número de cheque y el importe del extracto bancario, pero no el beneficiario o la fecha del cheque, no se pueden introducir datos exactos en los libros. Incluso si tienes descargas de información del banco, no tendrás la información que falta y estarás adivinando cuándo fue escrito un cheque y para qué fue.
  5. Si no tiene imágenes de control de años anteriores, su conjunto de documentos está incompleto y no cumple con las normas de retención de documentos.

Recomendación

Le sugiero que haga el esfuerzo de solicitar imágenes de cheques en los estados de cuenta de todas las cuentas corrientes de sus clientes, y también para sus propias cuentas corrientes de práctica (y personales), incluso si hay un cargo adicional. El esfuerzo que haga ahora puede ahorrarle a usted o a su cliente tiempo y dinero en el futuro.