Cuando se trata del impuesto sobre las ventas multiestatales, la mayoría de las empresas no se dan cuenta de los problemas que pueden surgir rápidamente y crear un desastre financiero para sus negocios. Como contadores públicos, los clientes asumen que usted se ocupa de estos temas y les notificará si hay consideraciones especiales que hacer. En realidad, los contadores públicos no pueden ocuparse de estos asuntos a menos que se les haya contratado específicamente para ello.
Este artículo esboza cinco señales de que su cliente puede tener una obligación de impuesto sobre las ventas en varios estados y que usted, su contador público, puede necesitar ser más proactivo en la investigación. Todavía es su llamada para manejar este asunto, pero puede que te busquen a ti para que les llames la atención.
1. El cliente tiene empleados que viajan o trabajan en otros estados. 2. Una de las formas más comunes en que las empresas se ven sujetas a vulnerabilidades en materia de impuestos sobre las ventas en otro estado es enviando empleados a trabajar en ese estado o a viajar a ese estado para solicitar ventas o los productos o servicios que venden.
Si está haciendo la nómina de sus clientes y nota que están registrados en varios estados para el impuesto sobre la nómina, considere si deben registrarse para el impuesto sobre las ventas, también. Estar registrado para un tipo de impuesto en un estado, y no para otros tipos de impuestos, es la forma más rápida de llamar la atención del estado. Puede que su cliente no esté haciendo nada que esté sujeto a impuestos en ese estado, pero al tener empleados que trabajan en ese estado o viajan a él, debería investigar qué problemas de impuestos sobre las ventas pueden existir antes de que el estado se ponga en contacto con su cliente.
2. Los clientes han presentado quejas. Las quejas de los clientes sobre el cobro (o no cobro) del impuesto sobre las ventas son a menudo la primera pista de que algo está mal. Claro, a algunos clientes les gusta quejarse de los impuestos, pero en muchas situaciones, sus quejas están bien fundadas.
Su cliente puede estar cobrando impuestos sobre productos o servicios no gravables, utilizando la tasa de impuestos equivocada o no aceptando certificados de exención válidos. Si oye que los clientes se quejan de los procedimientos de impuestos sobre las ventas de su cliente, puede que haya algo que considerar allí.
3. Los envíos directos se utilizan para cumplir con pedidos en otros estados. El uso de envíos directos de terceros para cumplir con los pedidos es cada vez más común. En esta situación, los bienes se envían directamente al cliente final desde el fabricante o distribuidor (que puede ser su cliente). Los estados en los que el distribuidor (su cliente) tiene nexo dictarán qué certificado de exención de reventa puede necesitar su cliente para cobrar a los clientes para los que están haciendo envíos directos.
El hecho de no tener la documentación adecuada para apoyar estas transacciones exentas de impuestos puede crear enormes problemas para el distribuidor si alguna vez es auditado.
4. Su cliente utiliza los almacenes de Amazon. Amazon.com es una empresa maravillosa y ha proporcionado innumerables oportunidades para que las pequeñas empresas utilicen su red global para la realización de productos. Junto con esa oportunidad, sin embargo, pueden venir algunas obligaciones considerables de impuestos de ventas. El programa Fulfillment by Amazon (FBA) permitirá a los minoristas colocar el inventario en los almacenes de Amazon para que cuando se acepten los pedidos de la página web, se envíen a Amazon para su embalaje y envío.
El elemento crítico para las compañías que usan FBA es que Amazon tiene almacenes en 28 estados. El inventario propiedad del minorista puede estar en almacenes en cualquiera de estos estados (o en varios estados). La presencia de inventario en un almacén de Amazon crea un nexo – y probablemente crea una obligación de recaudación de impuestos sobre las ventas y de remesas.
Si tienes clientes que usan FBA, asegúrate de que conocen los requisitos de impuestos de venta en estos estados. Amazon deja muy claro que no dan consejos sobre impuestos de venta y que cada minorista debe evaluar su propia situación.
5. Su cliente presenta declaraciones de impuestos en otros estados. Al igual que con la presentación de declaraciones de impuestos de nómina en otros estados, la presentación de declaraciones de impuestos sobre la renta en estados fuera de su estado de origen también puede ser una pista de que las declaraciones de impuestos sobre las ventas también pueden ser debidas. Debido a que el estándar de nexo para el impuesto sobre la renta es más alto que el umbral de nexo para el impuesto sobre las ventas, las compañías que tienen nexo para la presentación de impuestos sobre la renta siempre tendrán nexo para las declaraciones de impuestos sobre las ventas.
Eso no significa necesariamente que su cliente tenga alguna obligación o responsabilidad de recaudación de impuestos, pero la evaluación periódica de lo que hace su cliente en ese estado puede ayudarle a determinar si deben aplicarse algunos procesos de cumplimiento del impuesto sobre las ventas.
Los elementos enumerados arriba han sido reunidos de mis años de trabajo con empresas multiestatales y sus contadores públicos. Cada compañía es diferente, y cada relación con los contadores públicos es única. Sin embargo, la mayoría de los contadores públicos tienen fácil acceso a uno o más de los cinco puntos mencionados y deben evaluar periódicamente la necesidad de que su cliente presente declaraciones de impuestos de ventas en otros estados en función de las actividades que su cliente realice en esos estados.
Lo que también he descubierto que es cierto es que si su cliente es contactado por un estado extranjero para una auditoría de impuestos de ventas, usted, su contador público, será el primero en tener la culpa por no llamar su atención sobre el hecho de que deberían haber presentado declaraciones de impuestos de ventas en ese estado.
Para obtener más información sobre este y otros temas de impuestos sobre las ventas, visite el blog de Taxify.