Cada vez más empresas están adoptando la nube para aprovechar beneficios como una mayor eficiencia, una mayor productividad y menores costos. Las empresas en general están acudiendo a la nube para el alojamiento de correo electrónico, la recuperación de desastres, las copias de seguridad, el intercambio de archivos y la gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Sin embargo, las empresas de contabilidad que se oponen a los riesgos se dirigen a la nube a un ritmo mucho más lento que las empresas en general. Una encuesta reciente de CPA.com determinó que las empresas de contabilidad han aumentado su adopción de la tecnología en la nube de calidad empresarial, pero todavía tienen reservas que impiden que las tasas de adopción sean más pronunciadas. Sin embargo, no necesitan preocuparse.
La tecnología de base de nubes ha evolucionado hasta el punto de que ahora tiene sentido para la corriente principal. Todos los días trabajo mano a mano con empresas de contabilidad y tenedores de libros para discutir cómo implementar operaciones basadas en la nube más eficientes y rentables para ellos y para los clientes. Aquí está una lista de las tres preguntas más frecuentes que me hacen.
- ¿Qué pasa con el papel?
El papel representa el control. Cuando una empresa alberga documentos importantes, controla cómo se almacenan, dónde se almacenan, qué se almacena y quién tiene acceso. Además, las empresas no quieren crear trastornos para los clientes introduciendo los cambios que vienen con una solución basada en la nube.
La documentación tiene que ser recuperable sin importar el formato en que se encuentre. Las empresas están muy interesadas en mantener o mejorar la recuperación de los documentos. Por ejemplo, si mantienen cinco años de papel para cada cliente, ¿pueden hacer lo mismo en un entorno de nube? ¿Será la información fácilmente accesible? ¿Cómo convierten esos archivos en activos electrónicos?
La buena noticia es que hay respuestas simples a estas preguntas. La mayoría de las soluciones basadas en la nube alojarán toda la información que necesites. Sólo tienes que comprobar los puntos de precio en torno a las diferentes cantidades de datos.
La información debería ser fácilmente accesible en línea y, como está en formato electrónico, debería ser mucho más fácil de organizar y buscar. La mayoría de los proveedores le permiten compartir el acceso con los clientes según sea necesario. Y convertir el papel en activos electrónicos puede ser tan fácil como escanear, enviar por correo electrónico o por fax y cargar los documentos en los servicios de conversión automática que ofrecen los proveedores de la nube.
En cuanto a la gestión de documentos, la mayoría de las empresas quieren asegurarse de que sus datos no se eliminarán o purgarán si alcanzan un determinado tamaño o si termina un contrato. Las soluciones fiables nunca borran la información al azar y tienen estrictas medidas de seguridad cuando se trata de hacer una copia de seguridad de todos los datos, normalmente en varios lugares.
- ¿Está segura mi información?
Con la cantidad y el tipo de información que normalmente se comparte entre los contadores y sus clientes, es extremadamente importante asegurar que la tecnología basada en la nube proteja a su empresa y a sus clientes, y no los ponga en riesgo.
Más allá de los niveles estándar de seguridad, como la encriptación y la doble autenticación, las soluciones de contabilidad basadas en la nube pueden realmente infundir a su práctica un mayor nivel de seguridad.
Las empresas pueden controlar el flujo de trabajo con la tecnología. Eso significa que cualquiera que no esté autorizado a formar parte de un proceso particular no podrá participar o revisar documentos o mensajes relacionados con él. Básicamente, esa factura, cheque o contrato sentado en su escritorio se mueve a una posición más segura como un archivo electrónico en la nube.
Los pagos basados en la nube pueden lograr un mayor nivel de seguridad. Por ejemplo, con Bill.com, los números de cuentas bancarias de los clientes que se enrutan nunca son visibles para ninguna parte o proveedor externo. Esto significa que sus clientes no están sujetos a vulnerabilidades relacionadas con el procesamiento de cheques en papel y el envío de esa información.
La AICPA tiene más recursos en materia de seguridad:
- Informes de Control de Organización de Servicios (SOC)
- Herramientas, referencias y recursos de computación en la nube
- ¿Tengo que cambiar mis procesos actuales?
En cierto modo, sí, usted y sus clientes necesitan cambiar sus procesos actuales. Pero, piense en ese cambio de la misma manera que lo haría si estuviera pasando de una bicicleta a un coche. Todavía estás llegando a donde necesitas ir. Sigues controlando la ruta que tomas. Todavía estás sobre ruedas. Sólo estás llegando allí más rápido y de manera más eficiente.
Básicamente, pasarás a una versión más eficiente (y probablemente más rápida) de lo que ya estás haciendo. Las mismas personas que procesan el AP procesarán el AP. Ahora pueden escanear, enviar por fax, correo o correo electrónico esa información directamente al proveedor de la nube y pueden eliminar la necesidad de enviar paquetes por correo a los clientes o por lotes. Desde la nube, se convertirá en un activo electrónico que se pondrá en el flujo de trabajo adecuado y automatizado y se guardará como sea necesario en el depósito de documentos en línea. Las personas autorizadas a participar en el flujo de trabajo pueden entonces revisar, aprobar y acceder a la información según sea necesario.
Otra ventaja valiosa para trasladar los servicios de contabilidad a la nube es la capacidad de sincronizar esa solución con otras soluciones existentes que se utilizan actualmente. Por ejemplo, la información de Bill.com puede sincronizarse con QuickBooks, NetSuite y otras para evitar procesos duplicados o la introducción manual.
La auditoría, que a menudo es todo un reto administrativo, es otro ejemplo de cómo se puede mantener un proceso, pero mejorarlo exponencialmente. Imaginemos que se da a los auditores acceso en línea para examinar sólo los documentos pertinentes a su auditoría. El proceso de encontrar archivos, copiarlos, revisarlos y enviarlos a un auditor se elimina por completo. El auditor simplemente inicia la sesión con credenciales temporales, accede a la información necesaria a través de un rastro de auditoría y luego cierra la sesión cuando se completa.
La tecnología de la nube pronto se infiltrará completamente en el mundo de la contabilidad, y las empresas inteligentes recurrirán a ella para crear valiosos diferenciadores competitivos, mejorar las operaciones y ofrecer a sus clientes mayores comodidades. No hay necesidad de ansiedad.
Sobre el autor:
Charles Crabtree, representante del canal de contabilidad en Bill.com, trabaja con empresas de contabilidad y tenedores de libros para llevar los procesos de AP y AR a la nube. Puede ser contactado directamente en [correo electrónico protegido].