¿Cuán preparado está usted para detectar el fraude si se escapa de las grietas, o incluso detectar la actividad fraudulenta?
Todas las organizaciones corren riesgo de fraude, cada una con su propia manera de prevenirlo, como la aplicación de políticas, procedimientos, programas y capacitación específicos. Sin embargo, las medidas preventivas no pueden garantizar que no se cometa fraude.
Los actos fraudulentos de las personas pueden afectar negativamente a la reputación de la empresa e incurrir en importantes gastos jurídicos, y llevar a la cárcel, por no hablar de la caída de toda la organización.
Como profesional de la contabilidad, un aspecto importante de su trabajo es identificar el fraude durante una auditoría. Para ayudar a los profesionales de la contabilidad a detectar el fraude, hemos enumerado las 10 principales señales de advertencia de fraude a continuación. Aunque una de ellas no sea necesariamente motivo de preocupación, la presencia de dos o más debe levantar sospechas y puede requerir un examen más profundo:
- Documentos desaparecidos — No es raro que los documentos desaparezcan en el lugar de trabajo. Después de todo, los accidentes ocurren. Sin embargo, si esto se convierte en algo frecuente, los actos fraudulentos podrían ser los culpables, especialmente para los cheques. La falta de números de cheques o las lagunas en los números de cheques reconciliados también pueden ser un indicador de fraude.
- Quejas — Es fácil anotar las quejas como una tontería de desahogo, pero las quejas son una de las mejores maneras de identificar el fraude. Si los empleados se quejan de algo, no lo tomen a la ligera. Profundice en la situación para identificar la causa de la queja y qué más podría estar detrás de ella.
- Exceso de compras — Los beneficiarios falsos pueden ser usados para convertir los fondos. Tenga en cuenta las compras excesivas ya que podrían estar cubriendo un posible pago de un agente de compras.
- Escasez de inventario — La contracción interna y la pérdida de productos ocurre. Sin embargo, una contracción excesiva podría ser un indicador de una plétora de actividades fraudulentas.
- Vacíos excesivos/Cheques devueltos — Los comprobantes de venta anulados significan que la venta ha sido subida, pero el pago fue desviado, potencialmente en las manos equivocadas. Esto es similar a los cheques cancelados. Aunque normalmente son transacciones legítimas, un cheque cancelado puede ser devuelto a las manos equivocadas y reescrito para el estafador. Los excesos de anulación y los cheques cancelados o devueltos son indicios comunes de robo y deben ser vigilados cuidadosamente.
- Pagos duplicados — Los pagos duplicados en muchos casos no están relacionados con el fraude. Sin embargo, si un pago duplicado es hecho accidentalmente por una compañía, es posible que un empleado falsifique un endoso del cheque. Observa esto con atención también.
- Facturas de cantidades redondeadas — Los estafadores a menudo crean facturas con cantidades redondeadas. Si no ves ningún centavo, puede ser una señal de que necesitas mirar más allá de esa factura.
- Volumen anormal de facturas — El rápido aumento del volumen de las facturas puede deberse a un incremento legítimo de los negocios, pero también puede apuntar a un comportamiento fraudulento. Controlar el volumen de las facturas de los proveedores y ser consciente de los picos es una buena manera de detectar comportamientos anómalos.
- Facturas justo por debajo de los montos de aprobación — Algunos empleados pueden ser conscientes del umbral de dólares para la aprobación de la gerencia y crear una factura justo por debajo de ese nivel de aprobación. Por ejemplo, si el nivel de aprobación es de 5.000 dólares y se obtiene una factura de 4.998 dólares, puede que quieras investigar un poco más sobre esa factura.
- Dirección postal — Una dirección postal, o dirección fantasma, es una entidad que puede recibir correo a tu nombre. Las empresas que utilizan una dirección postal en lugar de un apartado de correos pueden hacerlo para ocultar su actividad fraudulenta.
Incluso las organizaciones más abotonadas y orientadas a los procesos corren el riesgo de ser defraudadas. Para poder encontrar esta «aguja en un pajar» y enfrentar el comportamiento fraudulento, primero hay que aceptar que el fraude existe y que (desafortunadamente) ocurre a menudo.
Reconocer la importancia de la concienciación sobre el fraude e impartir capacitación a los empleados sobre cómo detectar el fraude en el trabajo. Al aplicar controles, políticas y procedimientos, reducirá el riesgo de fraude y estará mejor equipado para identificarlo.
Jodi Chavez es Vicepresidenta Superior de Directores de Contabilidad, que se dedica a la contratación y colocación de profesionales de la contabilidad y las finanzas. Chávez es responsable del desarrollo de negocios, estrategia, operaciones y rendimiento financiero para la zona oeste y Georgia. Tiene más de 14 años de experiencia en la industria de la contratación, con ocho años de servicios profesionales específicamente enfocados con énfasis en las finanzas y la contabilidad.