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Las 10 características más útiles de CRM para los contadores

Utilizamos el CRM de Infusionsoft para crear flujos de trabajo que son fáciles de monitorear, medir y automatizar. Hay muchas otras plataformas increíbles por ahí, pero la mayor ventaja que CPA4IT vio en Infusionsoft fue su flexibilidad.

Específicamente, hace uso de algunas herramientas clave:

Las 10 características más útiles de CRM para los contadores
Las 10 características más útiles de CRM para los contadores

1. Campañas de correo electrónico y marketing por goteo

Esta herramienta de marketing por correo electrónico puede utilizarse en realidad para automatizar una variedad de comunicaciones contables internas y externas. Internamente, puede configurar campañas de correo electrónico para recordar a los contables los próximos plazos o comprobar el progreso de un archivo que aún no ha sido marcado como completo. Externamente, puede enviar información de plazos a sus clientes, junto con seguimientos (¡porque un correo electrónico nunca es suficiente!) y solicitudes de citas.

2. Robo de llamadas y mensajes de voz pregrabados

Usando la función de llamada pregrabada, también puede enviar recordatorios telefónicos a sus clientes. Infusionsoft le da la opción de grabar dos mensajes de voz: uno para una respuesta en vivo y otro para un correo de voz. Si ellos responden en vivo, le sugerimos que incluya “Lo siento por la llamada robada” justo al principio de su mensaje para que sepan que no pueden responderle. También es una buena idea darle al cliente la opción de no participar en las llamadas de robo.

3. Integración del calendario

En lugar de ir y venir con un cliente para concertar una reunión directamente, puedes programar esto como lo harías en cualquier otra campaña: usando las herramientas de correo electrónico y teléfono para automatizar la solicitud. Escribiendo su calendario (Calendario por ejemplo) en Infusionsoft, sus clientes pueden aceptar o reprogramar directamente. La cita será reservada y su calendario actualizado sin ningún trabajo administrativo de su parte.

4. Campañas de bricolaje (AKA Workflows)

La mayoría de los CRM están destinados al uso de marketing y ventas, por lo que se puede pensar en los términos “campañas” o “secuencias” como empiezan a ser intercambiables con sus flujos de trabajo de contabilidad. Infusionsoft te permite construirlos de principio a fin. Puedes construir tantos como quieras y actualizarlos o modificarlos sobre la marcha. Por ejemplo, puede tener un flujo de trabajo que simplemente recuerde a los clientes que envíen sus documentos de fin de año, y puede tener otro que rastree cómo se mueven esos documentos a través de la cola de trabajo interna.

5. Desgloses de flujo de trabajo

Puede establecer flujos de trabajo desglosados por tipo de trabajo (T1, T2, etc.) y luego desglosarlos aún más por gestores de cuentas individuales. Puede añadir parámetros adicionales, como las fechas de inicio y fin del trabajo, la etapa o el estado, etc. Esto es particularmente útil para los gerentes, ya que les permite clasificar y revisar qué trabajo se ha realizado, qué está en curso y quién está haciendo qué en un momento dado.

6. Alertas y Automatización

Dentro de sus flujos de trabajo, puede configurar alertas y acciones automatizadas. Las alertas informan a un contador o a un gerente de algo que necesitan para actuar. Puede ser un plazo que debe cumplirse o una solicitud de un cliente que debe ser respondida. Las acciones automatizadas podrían incluir el inicio de los flujos de trabajo en una fecha determinada o después de una acción determinada. Por ejemplo, para gestionar las expectativas de los clientes, se podría establecer un correo electrónico automatizado que se enviaría al cliente para informarle una vez que su archivo se traslade de una etapa a la siguiente.

7. Retraso de tiempo y apagado de automatización

Cuando se automatizan los flujos de trabajo, es importante establecer los disparadores que desactivan la automatización una vez que se realiza una acción. De lo contrario, sus clientes y el personal se molestarán. La función de demora es un aspecto importante de esto porque da a sus gerentes de cuenta y a sus clientes tiempo para reaccionar. Por ejemplo, usted envía a uno de sus contadores un recordatorio de que un archivo debe ser entregado. Puedes configurar el segundo para que salga tres días después, pero define un parámetro por el cual el segundo recordatorio sólo se envía si el archivo no ha sido marcado como completo.

8. Información e historial del cliente

Uno de los puntos más dolorosos para los contadores es reunir la información de los clientes. Afortunadamente, Infusionsoft mantiene todo en un solo lugar. Mirando el archivo de un cliente, puedes ver su información básica así como todo el trabajo que se ha hecho para ese cliente hasta ahora: todos los correos electrónicos enviados, las tareas emitidas y las métricas rastreadas. Aquí también es donde se pueden establecer niveles de información personalizados, como por ejemplo cuándo es el fin de año del cliente y cuándo debe presentar su posterior declaración de impuestos. Esta información puede ser utilizada como un parámetro dentro de sus flujos de trabajo.

9. Informes y análisis

Los CRM proporcionan algunas métricas bastante impresionantes que los sistemas de gestión de prácticas no suelen ofrecer. Por ejemplo, Infusionsoft hace un seguimiento de si sus clientes abren o no los correos electrónicos que usted les envía y si toman medidas o no. Puede ver cuáles de sus flujos de trabajo son más efectivos y cuáles necesitan ser trabajados. Puede configurar informes personalizados basados en puntos de datos particulares e incluso vincular su sistema telefónico a Infusionsoft para rastrear las llamadas entrantes y salientes.

10. Facilidad de uso

Todas las funciones de Infusionsoft aparecen en un menú de opciones desde el que puedes arrastrar y soltar elementos en una secuencia. Puedes ordenar y repetir las acciones como quieras y personalizar los parámetros (enviar en esta fecha, no enviar si, etc.). Cada vez que se ejecuta un proceso, se puede añadir o modificar. El hecho de poder mejorar la personalización cada vez que utiliza un flujo de trabajo le permite hacer continuamente que sus procesos de contabilidad sean más fáciles y eficaces.

Utilizamos Infusionsoft para gestionar los flujos de trabajo internos y externos. Los recordatorios internos son una buena manera de mantenerse al tanto de los problemas, impulsar la eficiencia y reducir el tiempo de respuesta, mientras que los externos son una buena manera de mantenerse en contacto con los clientes, recordarles los próximos plazos y gestionar sus expectativas.

Cuando se crea un flujo de trabajo, es más fácil pensar en ellos en el contexto de una declaración de “si entonces, pero”. Así que: Si X entonces Y, pero no si Z. El “ifthen” se relaciona con eventos secuenciales, mientras que el “but” se relaciona con qué circunstancias detienen la secuencia o inician otra. Consideremos un proceso simplificado de recordatorio de fin de año.

Los contadores pasan una enorme (e ineficiente) cantidad de tiempo persiguiendo a los clientes por los documentos financieros de fin de año que necesitan para completar las declaraciones de impuestos. En lugar de perder tiempo en cientos de correos electrónicos y llamadas telefónicas, usted decide utilizar Infusionsoft para establecer un flujo de trabajo automatizado que lo haga por usted.

Diseñas una campaña de correo electrónico y la pones en marcha automáticamente cuando llega el fin de año de un cliente. Infusionsoft sabe cuándo es porque has introducido la fecha de fin de año de cada cliente en su información.

Su campaña de correo electrónico incluye una opción para que el cliente responda y le envíe sus documentos o para programar una llamada. Su flujo de trabajo consiste en tres recordatorios por correo electrónico seguidos de dos recordatorios telefónicos a lo largo de los meses anteriores a la fecha de presentación del cliente. Aquí es donde entra en juego la lógica del “sientoncespero”.

Si el cliente no responde a su primer correo electrónico, entonces el siguiente recordatorio se envía dos semanas después. PERO, si responden, el siguiente recordatorio no será enviado.

Si no responden a ninguno de estos recordatorios, entonces la secuencia se repite. O tal vez se notifica a un gerente o se activa una nueva secuencia (una campaña de “estás atrasado”). Todo esto depende de cómo prefieras manejar a los clientes que no responden.

A la inversa, SI el cliente responde a uno de los recordatorios, ENTONCES se inicia uno de los dos nuevos flujos de trabajo:

1) Si responden y envían sus archivos ENTONCES se inicia un flujo de trabajo interno de procesamiento de archivos, o

2) Si solicitan una devolución de llamada, entonces se inicia un flujo de trabajo de programación.

El enfoque de flujo de trabajo automatizado realmente funciona mejor para las tareas que son repetitivas. Pregúntese a sí mismo: ¿Es este un tipo de tarea única? ¿O es una tarea que aparece una y otra vez, mensual, anual o incluso sólo repetitiva entre clientes? Si es repetitiva, cree un flujo de trabajo.

Sí, llevará un poco de tiempo pensar en todo el proceso y establecer una secuencia de eventos, desencadenantes y acciones, pero, una vez hecho esto, le ahorrará una enorme cantidad de tiempo para avanzar. En mi experiencia, los flujos de trabajo son geniales para:

  • Recordatorios de presentación de archivos de fin de año
  • Trabajo de procesamiento de archivos en curso de seguimiento
  • Gestión interna de plazos
  • Reserva de citas
  • Revisión y aprobación del expediente del cliente