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La transición adecuada a un modelo de firma remota

En AccountingWEB nos damos cuenta de que es un momento difícil para muchas empresas, clientes y familias. Justo en el punto álgido de la temporada de impuestos, las incertidumbres sobre una crisis nacional de salud así como las preguntas sobre las declaraciones del IRS, que se les pida que trabajen a distancia no es una tarea fácil, por decir lo menos. Muchos de ustedes tienen poco o nada para esta eventualidad, algunos de ustedes y sus clientes pueden incluso tener un acceso cuestionable a Internet.

Por lo tanto, esperamos que este artículo de Jennifer Katrulya, CPA sea de alguna utilidad para usted. Jennifer fue una de las primeras contadoras públicas en adoptar el modelo de empresa virtual, trabajando con clientes y su personal de forma totalmente remota durante años. Incluso hoy en día está siendo literalmente llamada por otros contadores para que le aconsejen cómo hacer este movimiento correctamente. Esperamos sinceramente que usted y sus familias estén bien y que este artículo haga algún bien para usted y su personal.

La transición adecuada a un modelo de firma remota
La transición adecuada a un modelo de firma remota

Con la actual pandemia de COVID-19 y el “distanciamiento social” que ha llevado al debate sobre el trabajo a distancia al primer plano, muchas empresas que han estado contemplando pero resistiendo el cambio se ven ahora obligadas a dar el salto.

El mejor enfoque que una firma puede tomar cuando se mueve de la oficina a un lugar remoto, es tratar de replicar de cerca el ambiente de la oficina existente, las políticas, procedimientos y el flujo de comunicación, pero con algunos “retoques” digitales y de comportamiento. Manteniendo las cosas “como siempre” tanto como sea posible durante la transición, las empresas pueden minimizar la interrupción de las actividades comerciales y mantener el enfoque en la entrega oportuna de servicios de calidad al cliente.

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Algunas de las decisiones y sugerencias clave que una empresa debe considerar cuando se traslada a un lugar remoto incluyen:

1. Mantén a todos conectados. Cuando una empresa pasa de trabajar en una oficina a trabajar desde casa, especialmente si el cambio se hizo rápidamente, el personal puede sentirse rápidamente muy aislado. Una solución fácil pero poderosa para este desafío es el uso de un software de video “siempre activo”. Sneek (https://sneek.io/) es posiblemente la solución más popular utilizada para esto, y funciona tanto para empresas y negocios pequeños como grandes, que necesitan conectar equipos. Cuando se combina con una solución de chat y colaboración interna como Slack o Microsoft Teams, y con algo de creatividad y práctica, la mayoría de las empresas se sorprenderán al descubrir cómo pueden mantener al equipo conectado y trabajando como una unidad.

2. Establecer los requisitos de espacio de trabajo. 3. ¿Dónde trabajarán los individuos? Algunos empleados pueden tener una habitación que es o puede ser usada como oficina en casa. Otros empleados pueden no tener una habitación separada disponible. Es importante documentar las expectativas de la empresa con respecto a los espacios de trabajo en el hogar y trabajar con cada miembro del equipo para asegurarse de que puedan cumplir por lo menos con los requisitos mínimos de espacio de trabajo.

3. Gestionar la tecnología y la ciberseguridad de la empresa. Como parte del paso al trabajo a distancia, la empresa tendrá que decidir si las computadoras y otra tecnología deben ser compradas y proporcionadas por la empresa, o si los empleados serán responsables de comprar su equipo, de una lista aprobada. Lo más urgente será que la empresa establezca y comunique políticas y procedimientos relativos al apoyo tecnológico, los controles internos, la planificación para casos de desastre y la seguridad cibernética. Si bien esto es importante incluso en una oficina, un entorno de trabajo alejado añade exponencialmente más puntos de vulnerabilidad y riesgo que una empresa debe abordar y gestionar cuidadosamente. Garantizar que la empresa disponga de excelentes recursos de seguridad cibernética y apoyo técnico debe ser una prioridad máxima.

4. Transición a las reuniones de video vs. las llamadas en conferencia. En lugar de perder los beneficios de tener conversaciones cara a cara y hacer una transición a las llamadas de conferencia, considere la posibilidad de realizar reuniones con clientes utilizando un formato de video reunión. Ya sea que la empresa utilice Citrix GoToMeeting, Zoom, Microsoft Teams u otra solución de reunión virtual, la posibilidad de que todos los participantes se vean entre sí puede hacer que la conversación sea mucho más personal y productiva.

5. Invertir en la capacitación en gestión de proyectos y en el desarrollo de habilidades de mentores. En un cambio a un entorno remoto, uno de los mayores cambios con los que debe lidiar cualquier empresa es el ajuste que los gerentes tendrán que hacer cuando ya no puedan confiar en lo que ven y oyen en la oficina, en la interacción con cada empleado, en la forma de gestionar los plazos de los proyectos y en la calidad del trabajo que se está realizando. Dar a los gerentes la oportunidad de desarrollar una sólida gestión de proyectos y las aptitudes de tutoría conexas ayudará a garantizar que los empleados de la empresa reciban la orientación y el apoyo que necesitan mientras se adaptan también a trabajar a distancia, y que los gerentes tengan la oportunidad de adquirir las aptitudes que necesitan para tener éxito, en la estructura a distancia.

6. Seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI). El seguimiento y análisis de los Indicadores Clave de Rendimiento y la utilización de los resultados para ayudar a la empresa a identificar las áreas que necesitan mejorar, debería ser una parte continua del proceso de gestión de la empresa. En un entorno remoto, esta información se vuelve aún más importante, como una forma de compensar el hecho de no poder ver y oír físicamente lo que está sucediendo en la empresa.

7. Demostrar un compromiso con el equilibrio entre el trabajo y la vida privada. Trabajar a distancia tiene una serie de ventajas y beneficios. Al mismo tiempo, existe un riesgo constante de desdibujar la línea entre el trabajo y el tiempo personal. Si bien puede parecer conveniente sentarse y completar una tarea más, o responder a un correo electrónico más, estos son hábitos que pueden llevar a pasar menos tiempo con la familia y los amigos, menos tiempo para el autocuidado y, en última instancia, pueden causar agotamiento y resentimiento. Los gerentes y el personal deben comunicarse con frecuencia acerca de la programación, la gestión de la carga de trabajo y sobre cómo la empresa puede ayudar a cada miembro del equipo a sentirse desafiado, apoyado, reconocido y recompensado.

8. Obtener una retroalimentación frecuente y continua del personal y los clientes. Por muy importante que sea el rendimiento financiero de la empresa, nada sucede sin un personal comprometido y de alto rendimiento, y sin clientes felices y leales. Para asegurarse de que la empresa se centra en las cosas que más importan a ambos grupos, es importante preguntar constantemente! La empresa debería programar oportunidades continuas individuales y de grupo para recabar la opinión del personal. Además, la empresa debe solicitar regularmente la opinión de los clientes, tanto a través de la divulgación directa, como a través de las encuestas de Net Promoter Score. La mayoría de los clientes están más que contentos de hacer la inversión en la relación, compartiendo esta información.

Conclusión

Si bien contemplar o hacer realmente la transición a un lugar de trabajo remoto puede parecer abrumador, la mayoría de las empresas que hacen los cambios y ven los beneficios económicos, de estilo de vida y de otro tipo nunca considerarían la transición a trabajar de nuevo desde una oficina física. Para las empresas que hacen el cambio, sepan que no hay necesidad de pasar por eso solo.

Otras personas (como yo) que ya han hecho la transición suelen estar dispuestas a compartir sus sugerencias, sus experiencias y lecciones aprendidas y sus historias de éxito. Incluso podrían sugerir que se conecten para una hora feliz virtual o un almuerzo!

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