Por Ken Berry
¿Crees que eres el único en tu oficina que puede completar las declaraciones de impuestos «de la manera correcta»? Si es así, subcontratar parte de su trabajo fiscal a la India o a algún otro lugar del extranjero no es para usted. No estarás contento con renunciar al control, aunque supervises el proceso y apruebes el producto final. Sin embargo, para otros profesionales, vale la pena considerar esta tendencia creciente.
Según David Wyle, presidente y director general de SurePrep, proveedor de soluciones de subcontratación fiscal, uno de los principales beneficios es que ayuda a las empresas de CPA en cuestiones de personal. SurePrep fue fundada en 2002, y según Wyle, fue la primera de su tipo en la industria.
«Muchas personas reconocen que el trabajo de preparación de impuestos es extremadamente estacional», dice Wyle. «La mayor parte del trabajo se hace un par de veces al año. El tiempo más ocupado son los primeros meses hasta abril y luego otra vez durante la temporada de extensión de impuestos». Wyle señala que los preparadores de declaraciones de impuestos trabajan horas locas, a veces hasta las 2:00 a.m., para satisfacer las necesidades de los clientes. Su firma apunta a «quitarle la ventaja» a la temporada de impuestos.
Wyle señala que algunos profesionales incluso han dejado la profesión de contable debido a la carga de trabajo comprimida. La subcontratación le permite tener «una vida normal». Al mismo tiempo, afirma que una firma de contadores públicos es capaz de atraer nuevos talentos, retener trabajadores valiosos y realizar ahorros utilizando los servicios de SurePrep. Wyle estima que la subcontratación en el extranjero puede ahorrar un 40 por ciento de los costos de una empresa.
La subcontratación de su empresa no tiene por qué limitarse a los servicios de preparación de impuestos. SurePrep también ayuda con el trabajo de cumplimiento y ofrece un innovador producto de escaneo del Formulario 1040 a todo el mundo, incluso a aquellos que no lo subcontratan. El personal de SurePrep está capacitado para manejar tanto el Código de Rentas Internas como el desarrollo de software y la resolución de problemas.
Típicamente, una firma de contadores públicos enviará los datos de un cliente a SurePrep, que escanea los documentos en un pdf y sube el archivo a su sitio web. Organiza la información, hace el trabajo gruñón y completa la devolución, acompañada de los documentos de trabajo electrónicos. Todo el trabajo se presenta en la carpeta completa de SurePrep. Wyle dice que la carpeta facilita a un contador público ver los resultados y rellenar cualquier hueco, como el número de identificación fiscal que falta o la cifra base de una inversión.
Las empresas de CPA pueden contactar con el personal de su equipo SurePrep en caso de preguntas o asuntos pendientes. Entonces la firma puede confiar en SurePrep para acomodar cualquier cambio o hacer las entradas en la propia declaración. Wyle ha observado que algunas firmas de contadores públicos tienen una forma particular de estructurar las devoluciones, por lo que podrían tener una consulta inicial para establecer los parámetros.
Naturalmente, la seguridad es una preocupación importante para muchas empresas de contadores públicos. SurePrep se asegura de que las transmisiones estén encriptadas y que sus servidores sean físicamente seguros. También confía en C-Level Security, una firma independiente que también ha hecho trabajos para Intuit, auditando su sistema anualmente. C-Level intenta piratear el sistema y proporciona soluciones basadas en los resultados.
Finalmente, SurePrep cierra su centro de servicio donde se hace el trabajo de preparación de impuestos, prohibiendo las cámaras o teléfonos celulares dentro de las instalaciones. Nadie puede enviar mensajes de texto o transmitir electrónicamente la información vital de un contribuyente. El ambiente es completamente sin papel, y los trabajadores usan «clientes livianos» así que todos los datos permanecen en los Estados Unidos. SurePrep también realiza verificaciones de antecedentes penales de sus empleados.
El objetivo es que las empresas de CPA se sientan completamente cómodas con la externalización de las declaraciones de impuestos. «Hacemos todo lo que es posible», dice Wyle. «Tenemos la certificación ISO 9001. En diez años, nunca hemos tenido un problema». También reconoce la importancia de proteger la reputación de su empresa. Si se produjeran problemas de seguridad, Wyle supone que probablemente se quedaría sin negocio.
Wyle reconoce que la subcontratación sólo tiene sentido para los contadores públicos que tienen una mentalidad de «apalancamiento». Como se mencionó anteriormente, si tiene la mentalidad de que es el único en su oficina que puede hacer las devoluciones correctamente, no estará contento con este servicio. Además, tenga en cuenta que revisará el trabajo antes de firmar la declaración. Al igual que con las declaraciones de impuestos delegadas a los funcionarios subalternos, Wyle dice que no es realista esperar la perfección.
¿Qué pensarán sus clientes de que usted externalice sus retornos? Muchos clientes ya entienden que un contador senior no puede preparar todas las declaraciones de impuestos y que el trabajo de envío al extranjero puede acelerar el proceso.Wyle afirma que el Código de Rentas Internas §7216 tuvo un efecto escalofriante, aunque temporalmente, cuando se emitió en 2007. Esta regulación requiere que una firma de CPA obtenga el consentimiento escrito de los clientes para utilizar la subcontratación en el extranjero. En respuesta, SurePrep comenzó a ofrecer otro servicio de subcontratación desde lugares en tierra, pero al doble del precio habitual. Ahora que la subcontratación se está convirtiendo en algo habitual, Wyle ve un renovado interés en el enfoque offshore. «Es preferible a tener las declaraciones de impuestos en los estantes durante semanas», dice.
Los clientes de SurePrep parecen estar de acuerdo. Greg Diamond, socio de Grossman, Cohen, & Diamond, LLC, en Deerfield, Illinois, ha estado usando el servicio desde su inicio. «No necesitamos contratar personal de temporada, y todas las devoluciones vuelven de forma consistente en un plazo más corto», dice Diamond. Y añade: «Es difícil encontrar calidad para los trabajadores por sólo seis semanas».
Diamond también elogia la capacidad de SurePrep de incluir un extenso conjunto de Notas Rápidas con las devoluciones. «La personalización hace que funcione exactamente como queremos que funcione». Diamond dice que el uso de la empresa de subcontratación ha sido un «no problema» para sus clientes. «Probablemente no estaríamos aquí sin ella», concluye.
Peri Aptaker, director de Servicios de Administración de Patrimonios de Kahn, Litwin, Renza & Co., Ltd., en Providence, Rhode Island, se hace eco de algunos de los mismos sentimientos. «Todas las devoluciones se organizan y preparan exactamente de la misma manera, así que es fácil para nuestros gerentes revisarlas», comenta Aptaker. Dice que la subcontratación funciona mejor que el uso de personal de auditoría para hacer las declaraciones de impuestos y es mucho más rápido. «Nunca hemos tenido un tiempo de respuesta superior a dos o tres días», afirma. La empresa subcontrató 1.600 devoluciones el año pasado, o aproximadamente el 20 o 25 por ciento de su carga de trabajo. ¿Los clientes están aceptando la práctica? Una vez que tienen «una conversación» explicando los beneficios, Aptaker dice que los clientes se han subido a bordo fácilmente.
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