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La recuperación de desastres y la nube

Muchos de nosotros estamos usando la nube en nuestras prácticas de una manera u otra, pero ¿hemos considerado la nube como parte de nuestro plan de recuperación de desastres para los archivos de datos de contabilidad y documentos de clientes? Los ordenadores mueren, o peor aún, pueden perderse o ser robados. Los servidores de oficina pueden ser difíciles y costosos de mantener, y los consultores de TI pueden no responder, a menudo cuando más los necesitas. Las copias de seguridad pueden ser complicadas de restaurar y, a menudo, una vez restauradas, se encuentran en blanco. Los documentos en papel ocupan espacio, pueden dañarse o desvanecerse, y a menudo son difíciles de obtener de nuestros clientes. 

Todos sabemos lo que se supone que debemos hacer, pero ¿qué estamos haciendo realmente? Aquí hay una instantánea de lo que una oficina está haciendo (la mía) en términos de usar la nube para el almacenamiento de archivos de datos y documentos, que es una gran parte de cualquier plan de recuperación de desastres.

La recuperación de desastres y la nube
La recuperación de desastres y la nube

1.     Suscríbete a un servicio de alojamiento en la nube. 

He usado Cloud9Realtime desde 2008 para el alojamiento de QuickBooks y el almacenamiento de documentos del cliente. Hace unos años, empecé a almacenar todos mis documentos de negocios y personales allí también. Ahora tengo un portátil, en lugar de un ordenador de escritorio, y es básicamente una terminal tonta, lo que significa que lo uso para lanzar programas y acceder a Internet, pero no para almacenar datos. 

Para los archivos de QuickBooks, me gusta la estabilidad y seguridad que proporciona un servicio alojado. Los servicios alojados como Cloud9 o RightNetworks tienen sus propios centros de datos independientes y son Anfitriones Autorizados Intuit. Me siento seguro de que mis archivos de QuickBooks son seguros, y los servidores están respaldados. La mayoría de los proveedores ofrecen una copia de seguridad de 30 días; pago extra para que se haga una copia de seguridad trimestral también. 

Un inconveniente de la Nube9 es su falta de implementación de permisos a nivel de usuario. Si su cliente tiene acceso a una carpeta, tienen acceso a todas. Esto significa que el empleado de contabilidad tiene acceso a los documentos de nómina o de impuestos. Por esta razón, también me suscribo a los servicios de intercambio de archivos (sigue leyendo).

Por supuesto, también puede cambiar de un software de contabilidad de escritorio a un software de contabilidad basado en la nube, como QuickBooks Online, Xero, u otros, evitando así el alojamiento.

2.     Suscríbase al servicio de recuperación de documentos.

Servicios como FileThis y Hubdoc buscarán documentos clave para usted, como estados de cuenta bancarios y facturas de proveedores nacionales (Comcast, Verizon, AT&T, etc.) y los almacenarán en un tablero en la nube. Los servicios automáticamente recuperan y almacenan los documentos, y le envían un correo electrónico cuando llegan nuevos documentos. Puedes invitar a tu cliente al servicio, y acceder a sus documentos clave sin tener que pedirle identificaciones de usuario y contraseñas. Por supuesto, también puedes configurar los documentos de tu propia empresa para que sean recuperados.  Ahora los estados de cuenta de todas las cuentas están en un solo lugar – un solo inicio de sesión. No más esperas a que tu cliente te envíe por correo o correo electrónico los estados de cuenta o las facturas. 

3.     Suscríbase a un servicio de almacenamiento de recibos.

Servicios como Hubdoc y ReceiptBank permiten a sus clientes tomar fotos de sus recibos usando sus teléfonos o tabletas, y usted, como contable, puede entonces publicar los recibos directamente desde el Dashboard de la aplicación a la cuenta y tipo de pago correctos, y luego sincronizar la transacción a QBO, Xero, Bill.com, etc. El recibo sincronizado se convierte en una coincidencia (en QBO) en la descarga de la alimentación del banco, e incluye una imagen del recibo. El recibo también se almacena en el tablero de mandos de la aplicación. Ya no hay que esperar a que tu cliente te envíe por correo o te entregue un paquete de recibos aplastados, y el cliente estará encantado de tirar el recibo después de tomar su instantánea, logrando así una reducción del papel por todas partes.

4.   Suscribirse a un servicio de intercambio de archivos.

Un servicio seguro de intercambio de archivos como SmartVault o ShareFile le permite compartir documentos con sus clientes, documentos que se almacenan en la Nube. Puede establecer permisos a nivel de usuario, a nivel de carpeta e incluso a nivel de archivo. Estos servicios son un buen lugar para almacenar archivos de Word y Excel, declaraciones de impuestos, documentos legales, etc. La mayoría de ellos también se enlazan con otros servicios como FileThis y Hubdoc, que se utilizan para buscar los documentos, pero utiliza su servicio de intercambio de archivos para almacenarlos. Sé que hay servicios gratuitos de intercambio de archivos, pero mi opinión es que si tienes una oficina profesional, usa un servicio profesional en lugar de los gratuitos. Los servicios de pago ofrecen más seguridad y más apoyo.

En este punto, estás pensando, “wow, estoy seguro de que estoy suscrito a un montón de servicios”, y esto es cierto. Sin embargo, con la combinación de estos servicios, usted está ahorrando tiempo (no más esperas por documentos; no más escaneos de documentos), manteniendo los documentos seguros en la nube (no más recepción de documentos confidenciales a través de correo electrónico no seguro) con acceso en cualquier momento y lugar para usted y su cliente, y eliminando el riesgo si los ordenadores de su oficina mueren. Está reduciendo el papeleo, e incluso se está quedando sin papel.  No lo olvide: puede repercutir el coste de estos servicios en sus clientes, y con muchos clientes (milenios en particular), estos servicios son puntos de venta que demuestran su conocimiento de la tecnología. Así que es una situación en la que todos ganan, y… ¡desastre evitado!

Jody Linick es una contable certificada por la AIPB y una asesora profesional certificada por QuickBooks®. Su compañía, Linick Consulting, se especializa en servicios de contabilidad a distancia usando QuickBooks y QuickBooks Online. Pronto escribirá un artículo comparando algunos de estos servicios entre sí.