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¿La preparación automatizada de impuestos de ventas es adecuada para su empresa?

Las plataformas automatizadas de impuestos sobre las ventas han crecido enormemente en los últimos dos años en el ámbito de la contabilidad pública. Estas plataformas pueden facilitar el tiempo y el esfuerzo que muchas empresas de contabilidad pública enfrentan en sus responsabilidades de impuestos de ventas a sus clientes, pero no están exentas de sus inconvenientes.

Al final del día, tienes que determinar si la automatización es adecuada para tu empresa. Hay algunas cosas a considerar para hacer esto.

¿La preparación automatizada de impuestos de ventas es adecuada para su empresa?¿La preparación automatizada de impuestos de ventas es adecuada para su empresa?

Staff Time <br>
Tradicionalmente, las declaraciones de impuestos sobre las ventas son preparadas por el personal durante el período de presentación de sus clientes. Estas declaraciones pueden ser en forma de declaración en papel o a través de un portal en línea de la jurisdicción fiscal. Este proceso implica la investigación de los requisitos del impuesto sobre las ventas de esa jurisdicción, la recopilación y el montaje de las facturas y recibos pertinentes, la introducción de los datos en la declaración en papel o en el portal en línea y, por último, la presentación de la declaración en la jurisdicción fiscal.

Las plataformas automatizadas de impuestos sobre las ventas disminuyen en gran medida el tiempo necesario para preparar y presentar las declaraciones. Hay varias razones para ello, pero lo más notable es que las plataformas de impuestos de ventas están construidas para integrarse con los actuales sistemas de contabilidad, comercio electrónico y ERP, como QuickBooks, Amazon y eBay.

Además, debido a que las plataformas de impuestos de ventas son apoyadas por la compañía vendedora, esto significa que ellos manejan la investigación de impuestos para mantener su producto en cumplimiento. Esto reduce la cantidad de tiempo necesario para la investigación en nuevas jurisdicciones, así como cualquier nueva decisión y códigos de impuestos en las jurisdicciones existentes, porque estos cambios están incorporados en la plataforma.

Por último, el mayor ahorro de tiempo en una plataforma automatizada de impuestos de ventas es la auditoría de impuestos de ventas. Estas actividades, costosas y que consumen mucho tiempo, ocupan un tiempo valioso del personal, ya que se ven obligados a revisar los archivos de años anteriores para recuperar los artículos solicitados. Al utilizar una plataforma automatizada de impuestos sobre las ventas, estos datos se organizan fácilmente y, por lo tanto, se recuperan para cualquier declaración y año en cuestión.

Riesgo de error disminuido <br>
Una gran razón para los errores en las declaraciones de impuestos se reduce a los errores humanos. Un error en la entrada de datos o una factura perdida puede causar estragos en la línea y puede llevar a una auditoría. El software automatizado de impuestos sobre las ventas puede evitar esto disminuyendo el riesgo de error humano. Ya sea la factura o el cálculo de impuestos, o incluso algo tan básico como la información del cliente, el uso de software automatizado proporciona una capa extra de control que puede evitar que se produzca una auditoría.

Aunque el software automatizado de impuestos sobre las ventas disminuye en gran medida el riesgo de errores, todavía existe la posibilidad de que se produzcan errores. Por eso muchas plataformas automatizadas de impuestos de ventas tienen incorporado el soporte de papel de trabajo. Esto permite a los supervisores, gerentes y propietarios la oportunidad de revisar el trabajo realizado por el personal de manera oportuna y eficiente.

Escalabilidad <br>
A menudo, una empresa de contabilidad pública se ve limitada a nuevos trabajos debido a la falta de personal existente. El número de preparadores es limitado y, para dar a los clientes el mejor servicio posible, los nuevos clientes pueden ser rechazados para atender a los clientes existentes. Utilizando una plataforma automatizada de impuestos sobre las ventas, el crecimiento y la escalabilidad pueden lograrse mediante un proceso de incorporación bien definido. Como se ha mencionado anteriormente, las plataformas automatizadas de impuestos sobre las ventas tienen incorporada la integración con muchos programas de uso común en el mercado actual. Esto permite añadir nuevos clientes con sólo una mínima necesidad de aumentar el personal.

Además, algunos programas informáticos proporcionan asociaciones de referencia. Esto significa que usted puede simplemente referir a un cliente, y aún así obtener una ganancia para su empresa, y asegurarse de que su cliente esté protegido de las obligaciones fiscales de las ventas.

¿Quién debe continuar con la preparación interna? <br>
Las plataformas automatizadas de impuestos de ventas no son para todas las empresas de contabilidad pública. Hay muchos otros factores que deben considerarse al elegir si se añade una plataforma automatizada de impuestos sobre las ventas.

El mayor proponente de cualquier negocio es siempre el costo. En algunos casos, puede haber un mayor costo inicial cuando se implementa un software automatizado de impuestos de ventas. Además de esto, varias plataformas de impuestos de ventas cobran una cuota mensual en lugar de una cuota por cada declaración presentada. Esta tarifa podría resultar costosa si los ingresos de las declaraciones no justifican el gasto. Sin embargo, hay formas de estructurar este proceso que pueden aliviar los costos.

Otra razón para continuar con la preparación tradicional en casa puede ser la complejidad de las devoluciones preparadas. Si una empresa presenta una declaración del impuesto sobre las ventas de saldo cero como un favor para sus clientes, puede que no valga la pena preparar la declaración en un software automatizado, ya que sería igual de rápido y fácil hacerlo a mano.

Finalmente, como todo nuevo software, siempre hay una curva de aprendizaje y una interrupción del proceso cuando se añade una nueva herramienta al arsenal de una empresa. Si el proceso actual de impuestos de ventas funciona eficientemente y sin errores, entonces es un argumento bastante convincente para mantener el rumbo. Es importante señalar, sin embargo, que la industria está cambiando. Mantenerse al día con las prácticas es una necesidad importante para muchas pequeñas empresas de contabilidad.

Automatización vs. Preparación interna

Si se enfrenta a declaraciones complejas en varias jurisdicciones, desea aumentar sus operaciones de impuestos sobre las ventas, o tiene el deseo de reducir el elemento humano de su preparación de impuestos sobre las ventas, entonces la automatización puede ser adecuada para usted. Sin embargo, si su proceso existente funciona como se pretende a un costo mínimo, entonces no tiene mucho sentido cambiar.

Al final del día, todo se reduce a lo que es mejor para el cliente y el futuro de su firma. Si quiere saber más sobre la selección de una herramienta automatizada de impuestos de ventas, puede hacerlo aquí.