Por Alexandra DeFelice
El concepto de la Nube y de la eliminación del papel existe desde hace tiempo, pero la tendencia se está extendiendo más rápidamente a las empresas más pequeñas cuyos propietarios están escuchando los beneficios de sus pares.
El concepto de usar la Nube y dejar de usar papel ha madurado, las soluciones son mejores hoy que hace cinco años, y hay más opciones, según John H. Higgins, CPA, CITP. Higgins es asesor estratégico de CPA Crossings y es el coautor de 10 pasos para una práctica digital en la Nube: Nuevos niveles de eficiencia en el flujo de trabajo de la empresa CPA. El libro sirve para ayudar a aquellas pequeñas y medianas empresas de contabilidad que carecen de todos los recursos de TI de las empresas más grandes a subirse al carro digital y avanzar una vez que empiezan.
«Muchos de los profesionales más pequeños que hacen trabajos intensivos se están dando cuenta de que tienen que hacer algo», dijo Higgins. «Manejaron la tecnología en su propia práctica durante tanto tiempo, pero ahora se está volviendo demasiado compleja. Necesitan empezar a externalizar la función de TI aprovechando la Nube y hacer un mejor uso de su tiempo».
¿Cuál es la demora?
«Mucha gente sigue arrastrando los pies y no ve el valor total», dijo Higgins. «La idea de abandonar los procesos tradicionales les asusta. Así es como se identifican a sí mismos – por el trabajo que hacen. Las mayores barreras son la renuencia al cambio y el miedo a lo desconocido en relación con la Nube».
Además, están ocupados. Tienen recursos limitados, especialmente las empresas más pequeñas que carecen de departamentos de TI.
El libro esboza varios componentes de un conjunto de herramientas tecnológicas de la CPA, una colección de hardware y software que ayudará a las empresas a funcionar de manera más eficiente. Nadie espera que el propietario de una empresa de contabilidad corra a la tienda y reparta un montón de dinero en tecnología, pero hay algunas inversiones que demostrarán el retorno de la inversión con relativa rapidez.
Los golpes rápidos, según Higgins, incluyen un portátil, una estación de acoplamiento y monitores duales, que Higgins se sorprendió al descubrir que algunos contables aún no tienen. Aunque el iPad sigue siendo más un «dispositivo de consumo» que una verdadera herramienta para ejecutar tareas como rellenar una declaración de impuestos, sigue siendo extremadamente útil para revisar y anotar documentos y el estado en tiempo real del negocio de sus clientes (y el suyo propio). El respaldo en línea también es esencial. Si bien la gestión de documentos, los portales y los flujos de trabajo automatizados son las aplicaciones clave para dejar de usar papel, gran parte del valor está en la integración, que Higgins dice que está mejorando pero que todavía tiene algunos baches que eliminar.
Preparación y entrenamiento
Si su empresa planea hacer una nueva inversión en tecnología, es prudente reunir un equipo multifuncional para identificar las prioridades. Por ejemplo, si la tecnología tiene que ver con la preparación de impuestos, el equipo debe incluir un preparador, un revisor y una persona administrativa, todos los cuales desempeñan un papel. Esto también les permite sentir que han contribuido al proceso, lo que podría significar menos resistencia al momento de la aplicación.
Independientemente de la tecnología, Higgins recomienda hablar con otros profesionales que utilizan las herramientas sobre sus experiencias, tanto positivas como negativas. Mejor aún, visite las empresas y obsérvelas usándolo. Sólo porque algo funciona de maravilla para ellos no significa que se aplique a su empresa.
Con demasiada frecuencia, las empresas se centran en las herramientas y no prestan atención a las personas o los procesos. Es fácil gastar tiempo y dinero en algo equivocado, dijo Higgins. Concéntrese en las ineficiencias de sus procesos y haga de ellas una prioridad. Muchas organizaciones se entrenan en cómo usar la tecnología, pero no en cómo aplicarla. Y la mayoría de las veces, alguien que es no un informático debería estar haciendo la capacitación para poder hablar el mismo idioma que los demás usuarios.
Finalmente, desarrolla un plan para que sepas a dónde vas. El enfoque debe ser en los próximos doce o veinticuatro meses en lugar de los próximos tres o cinco años.
«No hay fin a los esfuerzos que podría hacer para automatizar su práctica», escribe Higgins en su libro. «La clave es asegurarse de que estás gastando tu tiempo y dinero en las iniciativas apropiadas en los momentos adecuados».
Higgins presentará sobre este tema en la Conferencia de Usuarios de Nubes Digital CPA: 2012 CPA2Biz, que tendrá lugar del 28 al 30 de octubre en Washington, DC. La inscripción anticipada expira el 13 de septiembre y tiene un descuento de 75 dólares.
Sobre el autor:
Alexandra DeFelice es gerente superior de comunicación y desarrollo de programas de Moore Stephens North America, y miembro regional de Moore Stephens International Limited, una red de más de 360 empresas de contabilidad y consultoría con casi 650 oficinas en casi 100 países. Se puede contactar con Alexandra en [correo electrónico protegido].