En 2011, el proveedor de servicios eléctricos y tecnología Parsons Electric en Minneapolis, Minnesota, decidió llevar su contabilidad a la nube. Monica Ross, la directora de proyectos estratégicos de la compañía, habló con AWEB sobre la implementación del nuevo sistema de Host Analytics, y los problemas que se resolvieron.
¿Cómo hiciste para buscar un sistema de contabilidad en la nube?
Hace unos tres años sentimos que necesitábamos añadir más proceso y sofisticación a nuestro presupuesto, previsión y presentación de informes. Estábamos muy contentos con nuestro sistema de libro mayor porque proporciona herramientas específicas para la industria de la construcción, como la facturación en proyectos de larga duración, y algunas características en la nómina de los empleados del sindicato.
No queríamos cambiar eso, pero necesitábamos mejorarlo. Fuimos al mercado para buscar herramientas disponibles para hacerlo. No nos centramos inmediatamente en si tenía que estar basado en la nube o en las instalaciones. Mi CIO estaba más basado en las instalaciones debido a la seguridad y otros problemas.
Analizamos tres paquetes: dos de nubes y uno de locales. Llegamos a la conclusión de que la nube nos servía mejor, y liberaba recursos para evitar los parches mensuales o trimestrales para actualizaciones de software. Era una carga menor para el grupo de TI.
Entiendo que se sintió frustrado por la falta de acceso a la información sobre el presupuesto, la presentación de informes en tiempo real y la previsión oportuna en Excel. ¿Puede ofrecer algún detalle?
Básicamente no permitimos que los usuarios entren e introduzcan su propia información debido al hecho de que Excel es muy flexible y permite cambiar cualquier cosa y todo. Eso carece del control y la seguridad que necesitábamos. Teníamos ciertos ejemplos de dejar que los usuarios ingresaran o revisaran cierta información y que sin querer rompieran una fórmula, movieran la información a diferentes lugares para que no se consolidara en páginas de resumen. Era demasiado difícil rastrear los errores. Así que necesitábamos mantenernos en una posición de control: Esta es nuestra hoja de cálculo y sabemos cómo reunir información de ti.
En cuanto a la presentación de informes, nuestro sistema de libro mayor era inflexible en cuanto al formato y la agrupación de los informes. Tiene un cierto número de informes previos a la población y si se desea un tipo de informe diferente, eso sería una personalización para pagar y obtener prioridad con los desarrolladores de software para gestionar todo ese proceso. Es un proceso que lleva tiempo y es costoso. Así que necesitábamos algo que le permitiera crear informes más flexibles para las necesidades comerciales en evolución para que los diferentes grupos los vean juntos.
Host Analytics había adaptado fácilmente las plantillas y mejorado los informes, pero una interfaz de Excel. ¿Cómo se mezcló esto con Excel para ser un mejor programa?
Nuestros usuarios han apreciado la capacidad de ejecutar sus informes dentro del software de la nube pero luego exportar a Excel si querían hacer su propio análisis. Tal vez querían extrapolar alguna información o compararla con diferentes medidas que estaban recogiendo fuera del sistema. Proporciona una manera de hacer ese análisis de información práctica que algunas personas anhelan. Quieren ser capaces de hacer una doble comprobación, y crea más confianza para aquellas personas que anhelan la capacidad de jugar con el resultado. Hemos apreciado que la solución de informes nos permite, como el equipo de liderazgo financiero, tener seguridad y control sobre el resultado. Sólo hay una versión de la verdad. El problema con Excel es que la gente resume la información de diferentes maneras y la consolida incorrectamente.
Cuando el equipo de finanzas puso la información del presupuesto anual de las unidades de negocio en el nuevo sistema de nube de Host Analytics, el presupuesto pudo ser completado en la mitad de tiempo en comparación con Excel. ¿Cómo?
Tenemos una variedad de grupos operativos diferentes en la empresa, y a menudo hay un deseo de crear comparaciones. ¿Podemos crear comparaciones cruzadas o análisis utilizando la información de una persona para poblar el presupuesto de otra? Eso puede ser un reto en Excel porque estás creando todas estas fórmulas y enlaces para mantener todo actualizado desde cero. Y una vez que la información está completa, no se publica en la base de datos de ciertas cuentas del libro mayor. Así que incluso después de haber terminado con la versión del presupuesto en Excel, tendríamos que pasar un período de tiempo identificando todas las cuentas contables para esta información e introduciéndola manualmente en el sistema.
Así que esos pasos se eliminaron cuando tuvimos plantillas que se publicaban en una base de datos y que te permitían obtener información de referencia de otras plantillas.
Ahora que has tenido tres años de informes mensuales y anuales, ¿hay algo que harías de manera diferente?
Hay dos lecciones aprendidas de la aplicación. Una es que estuvimos en un período de cambio durante la implementación; queríamos manejar nuestro negocio de diferentes maneras. Queríamos tener más grupos operativos, así que había más definición en torno a la forma en que nuestro negocio funcionaba para que los gerentes pudieran ver el grupo del que estaban a cargo. También queríamos crear una separación de los gastos generales frente a la creación de un grupo operativo para cada uno de nuestros servicios de apoyo de fondo, y crear un proceso de cómo asignar esos costos a las divisiones que producen ingresos.
Así que estábamos en un período de cambio en la contabilidad y en la producción de informes para nuestro negocio y también implementando y aprendiendo nuevos programas informáticos. En retrospectiva, habría sido más fácil si hubiéramos calculado nuestros requisitos de cambio en un 80 a 90 por ciento antes de la implementación y luego los hubiéramos refinado una vez que hubiéramos comprendido mejor cómo el software puede satisfacer esas necesidades. Tuvimos algunas paradas y arranques porque no teníamos totalmente claros nuestros requisitos. Así que, ¿tenéis vuestros requisitos calculados de antemano.
La segunda lección aprendida fue que tratamos de sobre-ingeniar una solución para la forma en que pronosticamos nuestros proyectos de construcción de larga duración. Construimos algo que era tan complejo y sofisticado que no era fácil de usar y finalmente decidimos no implementarlo. La belleza de mantenerlo simple, particularmente durante un período de cambio, es que siempre se puede agregar o mejorar una solución.
Más detalles están disponibles en un breve documento de Host Analytics, la compañía que trabajó con Parsons para moverse a la nube.