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La modernización de la gestión de inventarios en el comercio minorista

Para los minoristas, la gestión de inventarios y una contabilidad sólida van de la mano, por lo que es lógico que un profesional de la contabilidad inteligente preste a sus clientes minoristas servicios excepcionales en ambos campos.

Debido a que el vínculo entre estos dos campos es inextricable, es imposible hacer uno sin el otro. Entonces, ¿por qué hay tantos minoristas atrapados con soluciones de inventario anticuadas?

La modernización de la gestión de inventarios en el comercio minorista
La modernización de la gestión de inventarios en el comercio minorista

El manejo correcto del inventario es un tema decisivo para la mayoría de los clientes minoristas. Demasiado inventario ata todo tipo de capital que podría ser mejor utilizado en otros lugares. Por otra parte, demasiado poco deja a las empresas incapaces de satisfacer la demanda y proporcionar una experiencia de cliente que valga la pena. De cualquier manera, el resultado es un proceso ineficiente y una mella en el resultado final.

Una respuesta moderna a un problema de la edad

En el Informe sobre el Estado de las Pequeñas Empresas de 2018, Wasp Barcode Technologies descubrió que más del 40 por ciento de las pequeñas y medianas empresas (PYMES) todavía dependen de la contabilidad de entrada manual o no realizan ningún tipo de seguimiento del inventario. La desventaja de estos métodos anticuados es obvia. Necesitan gastar tiempo y dinero para ingresar manualmente el inventario, no tienen datos en tiempo real sobre los niveles de existencias y aumentan enormemente la probabilidad de que se produzcan errores humanos y pérdidas de ventas.

La prevalencia de las prácticas de inventario de la edad de piedra es más difícil de comprender en una era tecnológica que ofrece tantas soluciones. Los servicios de inventario automatizado permiten a los minoristas saber exactamente cuántos productos tienen a mano y dónde están.

Se pueden crear flujos de trabajo para ordenar automáticamente los productos cuando el inventario alcanza ciertos niveles. La información del inventario puede hablar con otras partes del software de contabilidad para proporcionar actualizaciones precisas sobre dónde y cuándo se está gastando el dinero.

Otra faceta importante de la gestión moderna de los inventarios es ofrecer copias de seguridad de los datos de los inventarios en la nube. Si una empresa pierde la información de su inventario, no tiene más remedio que reiniciar desde cero. Eso podría requerir docenas de horas de trabajo dedicadas a escanear miles de artículos. Una copia de seguridad basada en la nube asegura que no tendrá que luchar para recuperar su inventario por cualquier medio necesario. Las prácticas de previsión también pueden ayudar a reducir las mermas, un costo enorme para la mayoría de los minoristas.

Cuando la entrada de datos es poco clara y difícil de buscar, se hace mucho más difícil saber cuando falta algo. Rastrear el inventario de forma rápida y precisa permite levantar la bandera roja mucho más rápido.

Un estudio de caso hipotético

Un gran minorista de vinos con dos locales almacena 20.000 botellas, con aproximadamente 1.000 productos diferentes. Hacen los pedidos a un puñado de distribuidores y hacen el seguimiento de las ventas usando un moderno sistema de puntos de venta.

Cada semana, revisan sus datos de ventas para determinar cuántas botellas necesitan ser repuestas. Pero toda la entrada de su inventario se hace manualmente, con inventarios completos hechos una vez por trimestre.

A medida que llegan las facturas, deben ser añadidas manualmente tanto a los recuentos de inventario de las tiendas como al software financiero. Además, el inventario de cada tienda es discreto del otro. No es difícil ver todos los problemas que este sistema presenta.

Claro, el minorista sabe qué botellas se venden, pero ¿cómo pueden saber cuáles no? ¿Es una tienda muy baja en una cierta unidad de stock mientras que la otra tiene más que suficiente?

¿Cuántos días entre facturas se agotan los artículos más populares? ¿Y qué pasa si se pierden todos los datos del inventario manual? Ahora imagina este escenario mucho más prometedor:

Ese mismo minorista trabaja con un profesional de la contabilidad que proporciona soluciones integradas de inventario y contabilidad. Escanean las facturas a medida que llegan, actualizándolas inmediatamente a una plataforma de gestión de inventario automatizada en tiempo real.

Se pueden generar informes que muestren los datos de inventario filtrados por marca, tiempo de producto y ubicación de la venta al por menor. Cuando las existencias se reducen, se pueden reordenar automáticamente. Toda esta información se vincula a otros aspectos de los datos financieros de la empresa, señalando áreas para la optimización del inventario. Y todo está respaldado en la nube y accesible desde cualquier dispositivo.

El resultado final es que una solución de gestión de inventarios precisa y sensible es esencial para la salud de sus clientes minoristas. Como profesional de la contabilidad, puede utilizar esta tecnología para servir mejor a esos clientes, agregando valor y proporcionándoles las herramientas para dirigir su negocio de manera más eficiente.

Para competir en el mercado actual, los minoristas necesitan hacer un uso inteligente de su capital, no atarlo en un inventario inútil y sin uso. Al proporcionarles datos de inventario y contabilidad que se comunican entre sí, les das una ventaja sobre su competencia.

No dependes de un bolígrafo y un papel para hacer el trabajo de contabilidad. Los minoristas tampoco deberían depender de él para su inventario.

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