Saltar al contenido

La mayoría de las PYMES todavía procesan los informes de gastos manualmente

Un nuevo informe del proveedor de software de informe de gastos Certify descubrió que el 50 por ciento de las empresas encuestadas siguen utilizando un sistema manual de informe de gastos, el porcentaje más alto en la historia de la encuesta anual.

Entre las pequeñas empresas, ese porcentaje es aún más alto – 70 por ciento – mientras que sólo el 26 por ciento de las empresas utilizan un método manual, definido como cualquier proceso que utiliza Excel, lápiz y papel, o sistemas de cultivo casero.

La mayoría de las PYMES todavía procesan los informes de gastos manualmenteLa mayoría de las PYMES todavía procesan los informes de gastos manualmente

Más de 500 directores financieros, controladores y profesionales de finanzas que no son clientes fueron encuestados por Certify para su Informe de Tendencias de Gestión de Gastos de 2016 .

â??Con las compañÃas que ahora gastan entre el 10 y el 12 por ciento del total de los ingresos anuales en viajes y entretenimiento, los sistemas utilizados para administrar [esos] gastos se han vuelto cada vez más importantes para el balance finalâ?, señala el informe.

Esa podría ser la razón por la que los sistemas basados en la web llaman la atención, ya que el 53 por ciento de las empresas, el 46 por ciento de las medianas empresas y el 37 por ciento de las pequeñas empresas hacen el cambio. La mayoría (62%) dijo que harán el cambio en los próximos 12 meses.

¿Por qué? Los encuestados citaron una mayor simplicidad (38 por ciento), accesibilidad del sistema de gastos (20 por ciento), una ganancia en la presentación de informes y análisis sobre el gasto en viajes y entretenimiento (20 por ciento), una mejora en la tasa de cumplimiento de los empleados (13 por ciento) y un reembolso más rápido de los empleados (11 por ciento).

Por ejemplo, el 88 por ciento de las empresas que utilizan un sistema basado en la web dijeron que reembolsan los gastos en 12 días o menos. Y un poco más de la mitad (53 por ciento) puede revisar y marcar automáticamente los gastos fuera de la política, el 44 por ciento redujo o eliminó las hojas de cálculo de Excel, y el 42 por ciento pasó menos tiempo creando y aprobando informes de gastos.

El cambio a un sistema basado en la web también mejoró las siguientes funciones relacionadas con la contabilidad y las finanzas:

  • Presupuestación y planificación anual (44 por ciento)
  • Auditoría (43 por ciento)
  • Facturación y pagos (39%)
  • Pronóstico regular (28 por ciento)
  • Presentación de informes financieros (25 por ciento)
  • Adquisiciones/negociaciones con proveedores (18 por ciento)
  • Identificación del fraude (14 por ciento)

Hacer el cambio también es una ventaja para el retorno de la inversión de las empresas (ROI), según el informe. Casi tres cuartos (74 por ciento) de las compañías obtienen un completo retorno de la inversión en un año o menos. Esto se desglosa en el 66 por ciento de las empresas, el 74 por ciento de las medianas y el 87 por ciento de las pequeñas.

En dos años o menos, el 92 por ciento de las compañías obtuvieron un completo retorno de la inversión: 91 por ciento de las empresas, 93 por ciento de las medianas y 87 por ciento de las pequeñas.