Por Kevin Ryan, CPA y Michael Bull, CPA
Comprensión del panorama de la auditoría de las instituciones educativas y de las organizaciones sin fines de lucro
El 30 de junio, día en que muchas instituciones educativas y sin fines de lucro terminan su año fiscal, se acerca rápidamente. Esto trae «alegría» a muchos contadores internos porque saben que una visita anual de los auditores está a la vuelta de la esquina.
Aunque nuestra experiencia nos indica que los auditores no siempre son recibidos con los brazos abiertos por el personal de una organización, hemos visto una evolución de estas relaciones en los últimos años. En años anteriores, los auditores eran vistos frecuentemente como un mal necesario, pero ahora el desdén ha disminuido. Las auditorías y los auditores son ahora vistos cada vez menos como una mercancía o una frustrante interrupción del horario de trabajo regular. En cambio, la mayoría de las veces se nos ve como profesionales que manejan una confirmación independiente de las finanzas de la organización. También se ha convertido en una percepción común que los auditores buscan soluciones que pueden ayudar a una institución educativa o a una organización sin fines de lucro a mejorar las políticas y los procedimientos.
A lo largo de los años, las tecnologías de contabilidad y auditoría han mejorado, lo que a su vez ha mejorado la eficiencia de las auditorías y reducido los costos. En una época en que la inscripción, la financiación, las subvenciones gubernamentales y otras formas de ingresos han disminuido, es imperativo contratar una empresa de auditoría independiente establecida y de probada eficacia que ofrezca honorarios justos (según lo perciben el personal y la junta).
Eficiencia de la auditoría
La eficiencia de la auditoría proviene de diferentes áreas, como las tecnologías, la documentación, el análisis analítico, los exámenes secundarios y la preparación previa. Comprender cómo maximizar estas eficiencias puede reducir significativamente los costos de una organización.
Documentación: Una de las mejores prácticas para la eficiencia de las auditorías es la documentación. Documentar los qué, por qué y cuándo asociados con las cuentas o procedimientos supone menos trabajo para los encargados de revisar los datos financieros, lo que inevitablemente reduce la cantidad de trabajo que realiza un auditor. Por lo general, los auditores encuentran que las cosas se hacen correctamente pero carecen de documentación. Es importante reforzar los procedimientos de documentación con su personal porque así se ahorrará tiempo y dinero a largo plazo.
Análisis analítico: Otra práctica preferida es que un miembro de la entidad fiscalizada realice el trabajo analítico que la empresa de auditoría hará. Esto ayudará de varias maneras: el análisis resaltará los resultados que no se esperaban y/o que se esperaban, pero que tenían una gran variación con respecto a un período anterior; y el análisis «forzará» a los analistas a aprender más sobre las finanzas de la organización.
Las cuestiones que surjan podrán ser examinadas y debatidas internamente antes de la llegada de los auditores. El haber hecho el análisis analítico con antelación dotará a la organización de las respuestas que los auditores buscarán. Esto aumentará la eficiencia relacionada con la auditoría, además de proporcionar al personal y a otras partes con deberes fiduciarios para con la organización un mayor conocimiento de sus finanzas.
Revisión secundaria: Otra medida que puede adoptarse es hacer que alguien de la organización examine los calendarios de análisis financiero finales que se prepararon internamente. Como sabemos, los errores ocurren. Un segundo par de ojos para revisar el producto final del trabajo antes de enviarlo a los auditores limita los errores encontrados en los calendarios, mejora la eficiencia y disminuye el tiempo que un auditor pasa en su oficina.
Preparación anticipada: Todas las organizaciones saben cuándo se van a realizar sus auditorías y temen la lista de solicitudes de auditoría. En lugar de responder de forma reactiva, adopte una actitud proactiva preparándose de antemano. Luego, responda a la lista de solicitud de auditoría lo más completamente posible – manteniendo la información en el mismo orden cronológico que se solicita.
Dejar unas pocas peticiones sin respuesta puede ralentizar el trabajo de los auditores. No sólo la eficiencia se va por la ventana, sino que la fecha del informe final se retrasa cada vez más. Cuanto más rápido los auditores reciban la información, más rápido comenzarán. Cuanto más tiempo una organización gaste en preparar un paquete «ajustado» para los auditores, menos tiempo necesitarán los auditores para la auditoría. Esto equivale a una reducción de los honorarios de auditoría y a una reducción de las fechas de entrega.
Todo el mundo gana cuando la organización incorpora la eficiencia en la preparación de la auditoría.
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Sobre los autores:
Kevin Ryan es Contador Público Certificado de Citrin Cooperman, una firma de contabilidad, impuestos y consultoría de negocios en Filadelfia, donde es un socio con más de veinte años de experiencia en la prestación de servicios de auditoría, impuestos y consultoría de negocios a clientes en una variedad de campos, con una experiencia especial en la industria de la hospitalidad. También es experto en el sector sin fines de lucro, proporcionando servicios de auditoría a un número de escuelas charter en el área de Filadelfia. Kevin puede ser contactado en [email protegido] o (215) 545-4800.
Michael Bull es un contador público certificado y director de la oficina de Citrin Cooperman en Filadelfia con más de diez años de experiencia. Concentra su práctica en las necesidades de auditoría, impuestos y consultoría de una variedad de clientes, incluyendo escuelas privadas, organizaciones sin fines de lucro y la industria de bienes raíces. Michael puede ser contactado en [email protegido] o (215) 545-4800.