La gran mayoría de empresas, independientemente del tamaño de las mismas, disponen de un departamento de contabilidad (o al menos una persona destinada a esta tarea) que se encarga de contabilizar y analizar todos los números de la empresa.
En el caso de los profesionales autónomos, lamentablemente, no suelen realizar esta tarea tal como deberían. La mayoría de profesionales se dedican únicamente a realizar su trabajo y tan solo cuentan con una asesoría que se encarga de la confección de los impuestos trimestrales (obligaciones fiscales), pero no llevan una contabilidad real de su ejercicio, donde poder analizar los números de la actividad con el objetivo de analizar los datos, corregir errores y tomar decisiones para solucionarlos.
Por lo tanto, recomendamos siempre que todo profesional autónomo debería tener unos mínimos conocimientos para poder realizar, al menos, los ejercicios de contabilidad más básicos.
Diferencia entre gastos y pérdidas
Una de las nociones básicas que debería tener cualquier profesional autónomo es conocer la diferencia entre gastos y pérdidas, para categorizar correctamente cada uno de estos movimientos.
Entendemos por gastos aquellos que disminuyen el patrimonio, pero que son necesarios para generar los ingresos de nuestro negocio. Dentro de esta categoría podríamos incluir el alquiler del local, el recibo de teléfono, gasolina, etc.
Sin embargo las pérdidas son disminuciones del patrimonio del negocio en las cuales se extinguen los activos o se contraen obligaciones sin obtener nada a cambio. Ejemplos de pérdidas podrían ser los alimentos caducados en un comercio que deben destruirse sin poder obtener ingresos por ellos o la pérdida de productos que se produciría en caso de un incendio en nuestro negocio.
Gastos deducibles para un autónomo
Para un profesional autónomo se consideran gastos deducibles aquellos que están directamente relacionados con su actividad profesional, se pueden justificar con la correspondiente factura oficinal y han sido contabilizados en el correspondiente libro de registros.
Los gastos deducibles se pueden dividir entre las siguientes categorías:
- Consumos de explotación: se trata de la compra de mercancías, materias primas, envases, material de oficina, etc.
- Sueldos y salarios: en el caso de que el autónomo tenga algún empleado contratado en su negocio, los sueldos y salarios de dichos empleados también se consideran como gastos deducibles.
- Seguridad social: en este apartado se incluye la cuota mensual del autónomo, por lo que también se trata de un gasto deducible.
- Otros gastos de personal: se incluyen el resto de gastos adicionales generados por el personal a su cargo, como las dietas, cursos de formación, etc.
- Arrendamientos y cánones: las dos partidas principales que se incluyen en este apartado son el arrendamiento del local comercial o nave industrial donde se desarrolla la actividad y el canon que pagaría el autónomo en caso de ser franquiciado.
- Reparaciones y conservación: los gastos necesarios para el correcto mantenimiento del negocio.
- Gastos financieros: En este apartado se incluyen todos los gastos que un autónomo soporta por sus relaciones con los bancos, principalmente comisiones e intereses.
La gran importancia de los gastos deducibles es que el profesional autónomo los puede reducir de sus ingresos de exploración, por lo que reducen su pago en el IRPF y que el IVA de los mismos también es deducible.