Como contadores y contables, tenemos un conocimiento íntimo de los desafíos que enfrentan nuestros clientes en torno a su flujo de efectivo.
Para enfatizar este punto, un estudio del Banco de los Estados Unidos encontró que el 82% de los negocios fracasan debido a la mala gestión del flujo de caja. La mayoría de nuestros clientes se dan cuenta de que necesitan ayuda con la administración del efectivo.
Muchos solicitan específicamente este servicio cuando empiezan a trabajar con nosotros. Sin embargo, al igual que en muchos de nuestros intentos de asesoramiento, a menudo parece haber una ruptura en la comunicación cuando se trata de la aplicación práctica de un plan de gestión de efectivo.
Lo más probable es que esto te haya pasado a ti: Has pasado horas trabajando en una proyección de flujo de efectivo para tu cliente. La reunión para discutir la proyección fue muy bien. Tu cliente estaba entusiasmado por no tener que preocuparse finalmente por su posición de efectivo y ambos dejaron la reunión sintiéndose positivos sobre los cambios que tu cliente iba a hacer.
Luego, tres meses más tarde, cuando revisaste sus libros para tu reunión trimestral, descubriste que no habían seguido para nada el plan que habías trazado. ¿Qué fue mal? ¿Cómo pasó su cliente de estar entusiasmado con el impacto positivo que el plan iba a tener en su negocio a no hacer nada para implementarlo?
Los planes de administración de efectivo deben ser intuitivos
Para que nuestros clientes entiendan y sigan con un plan de manejo de efectivo, el plan debe ser intuitivo. Aunque las proyecciones y las hojas de cálculo nos parecen intuitivas, la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas no se tomarán el tiempo de consultar estos informes antes de tomar decisiones de gastos.
¿Cómo, entonces, desarrollamos un plan intuitivo de manejo de efectivo que nuestros clientes realmente usen?
El éxito de la gestión del efectivo se basa en gran medida en la costumbre. Un hábito que comparten muchos propietarios de pequeñas empresas es comprobar diariamente el saldo de su cuenta bancaria. De hecho, es probable que usted también lo haga.
Aunque la mayoría de los contadores y tenedores de libros sólo comprueban diariamente los saldos de sus cuentas bancarias para asegurarse de que no se ha producido ninguna actividad perjudicial, muchos propietarios de pequeñas empresas comprueban los suyos como paso previo a la toma de decisiones de gasto. Este hábito les hace fácil olvidar otras obligaciones financieras próximas como la nómina o un pago de impuestos estimado que está por vencer.
Sin embargo, podemos ayudar a nuestros clientes a aprovechar este hábito de comprobar diariamente el saldo de su cuenta bancaria y formarlo en un plan de gestión de efectivo. Debido a que estamos trabajando con un hábito que nuestros clientes ya tienen, es intuitivo y fácil de adoptar para ellos, lo que significa que es más probable que se adhieran a él.
Múltiples cuentas bancarias para la simplicidad del flujo de caja
Cuando un cliente guarda todo el dinero de su negocio en una cuenta bancaria, es extremadamente difícil para él visualizar cómo ese dinero se relaciona con su presupuesto y sus próximas obligaciones. Lo ideal sería que consultaran su previsión de flujo de caja y la actualizaran antes de tomar decisiones de gasto, pero la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas no lo hacen.
Sin embargo, si establecemos cuentas bancarias separadas para diferentes propósitos basados en la previsión de flujo de caja del cliente, el panorama se vuelve mucho más claro para ellos. Esto es muy similar al sistema de presupuestación de sobres usado por nuestros abuelos y recientemente re-populado para la erradicación de la deuda. Simplemente estamos reemplazando los sobres con cuentas bancarias.
Al igual que el uso de sobres para la administración del efectivo del hogar, la separación de los fondos de la empresa en cuentas separadas ayuda a evitar el exceso de gastos y mantiene a nuestros clientes en el objetivo de su plan de administración de efectivo y objetivos presupuestarios. Pueden evaluar su posición de efectivo de un vistazo con sólo entrar en su banca en línea.
Tener más de una o dos cuentas bancarias puede parecer una pesadilla contable, pero si se estructura correctamente el grueso de las transacciones de una empresa sigue ocurriendo en sólo una o dos cuentas bancarias. El resto de las cuentas se convierten en cuentas de «retención» para retirar el efectivo de la consideración hasta que llegue el momento de utilizarlo para su propósito previsto. Esto significa que cualquier trabajo adicional de contabilidad o teneduría de libros que se requiera para mantener el sistema es mínimo.
Como contables, llevar un negocio basado en los saldos de las cuentas bancarias parece irresponsable en el mejor de los casos. Sin embargo, un método de gestión de efectivo tipo sobre funciona muy bien para los propietarios de pequeñas empresas, porque lo entienden intuitivamente. Pueden ver rápida y fácilmente los resultados positivos, y esto es emocionante para ellos.
¿Por qué esto funciona mejor que las hojas de cálculo?
Recordar revisar un presupuesto diariamente es un hábito que el dueño de un pequeño negocio tiene que adquirir, pero un sistema de manejo de efectivo tipo sobre aprovecha un hábito que sus clientes ya tienen. El dinero se asigna en diferentes cuentas para fines específicos, y no se requieren cálculos por parte de sus clientes para determinar cuánto dinero tienen realmente disponible.
Una objeción común que tienen los contadores a tal sistema es: «¿No sería mejor enseñar a mis clientes a leer y entender sus estados financieros y proyecciones de flujo de caja?»
La respuesta simple es, sí, sería mejor. Sin embargo, he descubierto que la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas simplemente no tienen tiempo de analizar estos informes de forma regular.
Si analizan y entienden estos informes, no internalizan la información hasta el punto de usarla antes de tomar decisiones de negocios. Incluso las empresas más grandes con las que he trabajado han dicho que tener el dinero refugiado en cuentas separadas les ayuda a pensar dos veces en los gastos que una vez habrían aprobado por capricho.
Cómo puedes usar este sistema con tus clientes
Un sistema de gestión de efectivo tipo sobre es fácil de implementar. Lo más probable es que ya haya implementado uno parcialmente sin darse cuenta. Si anima a sus clientes a transferir un porcentaje de sus ingresos a una cuenta de ahorros para asegurarse de que pueden pagar sus impuestos, ya está utilizando este sistema en cierta medida.
Conclusión
La gestión adecuada del efectivo es fundamental para el éxito de sus clientes. Si bien los métodos tradicionales de gestión de efectivo pueden parecernos intuitivos, pueden resultar abrumadores para muchos propietarios de pequeñas empresas. Implemente un plan intuitivo de administración de efectivo y ayude a sus clientes a cumplirlo. Una vez que sus clientes vean los beneficios, con un mínimo esfuerzo de su parte, usted estará un paso más cerca de convertirse en su asesor de confianza favorito.