Nuestra serie de horribles ejemplos de cómo las cosas en la contabilidad pueden salir mal continúa mientras les traemos el terror de lo que sucede cuando un controlador poco ético e incompetente se encuentra con cero supervisión.
Mi compañero de trabajo, ‘Peter’ y yo fuimos enviados a una llamada de emergencia como el controlador de ‘Luz Solar Brillante’, lo llamaré, había renunciado abruptamente y la nómina necesitaba salir al día siguiente. Nuestra empresa había sido contratada para proveer servicios de control remoto, así que salimos a hacer la nómina y a analizar la situación.
Aunque esto fue en 2006, el sistema de contabilidad de Bright Light Solar usó una interfaz DOS. Afortunadamente, Peter era un genio de la contabilidad y la informática, así que lo averiguó y se encargó de las nóminas.
Mientras tanto, me senté en el escritorio del ex-controlador, un contador público al que llamaremos ‘Dirk’, y empecé a revisar sus archivos. Encontré sus hojas de cálculo de reconciliación bancaria mensual, que superficialmente parecían estar bien, pero cuando comprobé las fórmulas, no cuadraban.
Los errores de fórmula hicieron que el efectivo que siempre se exageraba y sus hojas de cálculo incluían una conciliación de la caja chica. La última mostraba un saldo de caja chica de alrededor de 800 dólares, pero la caja de seguridad desbloqueada contenía sólo unos 50 centavos.
Luego vi una pila de papeles en un estante junto a la ventana que contenía una pulgada y media de avisos de impuestos y rentas del estado de Nuevo México, todos ellos sobre errores en el pago de impuestos de nómina. Parecía que el enfoque de Dirk para pagar los impuestos de la nómina era pagar «algo» y esperar a que las autoridades fiscales le dijeran lo que la compañía realmente debía, más las multas e intereses.
El propietario danés de Bright Light Solar sólo había visitado su negocio en contadas ocasiones y había confiado completamente en Dirk para manejar todos los asuntos financieros. Un gerente competente supervisaba las operaciones de fabricación, una recepcionista a tiempo parcial respondía al teléfono y Dirk tenía rienda suelta al resto. El dueño estaba en medio de las negociaciones para vender el negocio, así que quería que termináramos rápidamente.
Recogimos los documentos que pudimos y nos dirigimos a la oficina. Mi colega Roxanne fue asignada para terminar la contabilidad final y el dueño le dio acceso a las cuentas del banco y de la tarjeta de crédito, así que empezó a descargar estados de cuenta.
Entonces comenzó a notar algunas transacciones extrañas que no tenían sentido para una empresa de fabricación de energía solar, como:
- Trajes de The Men’s Wearhouse
- Una bicicleta y un casco de una tienda de bicicletas local
- Comidas de restaurantes de alta gama
- Montones y montones de retiros de efectivo de un cajero automático en un casino local
Sin ninguna supervisión, Dirk había estado robando descaradamente de la compañía, que es probablemente por lo que se fue tan abruptamente.
En total, Roxanne encontró aproximadamente 50.000 dólares de transacciones extrañas hechas por Dirk. Le preguntó al dueño de Bright Light Solar si quería que pusiera la información en un informe para llevar a la policía, pero él dijo que no, que sólo quería vender la empresa.
Al mismo tiempo, oímos que uno de nuestros clientes había contratado a Dirk para ser su controlador, lo que nos puso en un dilema ético. ¿Le decimos a nuestro cliente que hizo una mala contratación, lo que nos obligaría a revelar lo que habíamos aprendido de una situación delicada con otro cliente, violando su confidencialidad? Afortunadamente, nuestro cliente tenía una mejor supervisión de su controlador que Bright Light Solar y antes de que pudiéramos averiguar qué hacer, despidieron a Dirk por incompetencia.
No estoy seguro de lo que le pasó a Dirk después de eso, lo más probable es que dejara la ciudad para emplear su talento, tal como era, en otro lugar.
La moraleja del cuento
Incluso si contratas a un CPA (controlador o no), eso no es garantía de comportamiento ético. Como mínimo, los propietarios de negocios deben revisar los estados de cuenta bancarios y de las tarjetas de crédito en busca de transacciones inusuales.
También es una buena idea revisar los informes de nómina y los pagos de impuestos de la nómina para asegurarse de que los pagos de impuestos se hacen correctamente. Una cuidadosa y minuciosa revisión de los antiguos empleadores de Dirk podría haber alertado al propietario de su incompetencia básica.
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