Aquí está el primero de nuestra serie de Historias de Horror de Contabilidad, los horribles e inquietantes cuentos de cómo las cosas pueden ir horriblemente mal en la contabilidad y la teneduría de libros…
¿Tienes clientes que aún no han movido su contabilidad a la nube? Aquí hay una verdadera y escalofriante historia sobre por qué podrían querer finalmente hacer el movimiento.
Un cliente, llamémosle «Jim», tenía un próspero negocio de fabricación de dispositivos médicos personalizados. Cuando el gerente de su oficina se retiró, Jim contrató a su hija Samantha para que la reemplazara.
Samantha había trabajado anteriormente como gerente de la oficina de un dentista, así que Jim felizmente le entregó todo a Samantha. Ella saludaba a los clientes, cobraba los pagos, facturaba a las compañías de seguros, hacía depósitos bancarios y llevaba los libros con QuickBooks Desktop.
Aliviado de tener un miembro de la familia cuidando sus asuntos financieros, Jim se concentró en su negocio. Todo iba bien, el negocio estaba en auge, sus balances bancarios eran gordos y Jim recibía un saludable salario además de generosas distribuciones de su corporación S. También se alegraba de proporcionarle a su hija un buen trabajo.
Luego, las cosas empeoraron…
El antiguo socio de Jim se había quedado como contratista, pero él y Samantha no se llevaban bien. Así que el antiguo socio renunció y abrió su propia tienda, violando la cláusula de no competencia de su acuerdo de compra. Para añadir un insulto a la herida, dos de los mejores empleados de Jim se fueron a trabajar a la nueva tienda.
Las ventas en la tienda de Jim cayeron, y comenzó a tener problemas de flujo de caja. Los saldos de las cuentas bancarias se desplomaron. Paychex dejó de administrar su nómina cuando la cuenta de nómina se quedó sin fondos. Así que Samantha añadió la nómina a sus responsabilidades.
Jim se sumergió en un frenesí de trabajo para mantener su negocio a flote. Trabajaba más duro que nunca, pero de alguna manera, nunca parecía tener dinero extra. Algo no tenía sentido, incluso tuvo que pedir varios préstamos comerciales y factorizar sus cuentas por cobrar del seguro.
Entonces un día, entró en su cuenta bancaria por primera vez en más de un año. Parecía que Samantha había estado transfiriendo regularmente dinero de las cuentas bancarias de la empresa a su cuenta bancaria personal.
Empezó poco a poco, con el pago de la matrícula de la escuela privada de su hijo. Luego creció a 1.000 dólares cada pocos días, un recuento aproximado sitúa la malversación en más de 20.000 dólares.
Cuando se enfrentó a ella, ella salió furiosa. Luego, al llegar al trabajo al día siguiente, descubrió que el servidor con los archivos de QuickBooks había desaparecido! Eventualmente, después de gritarle a su apartamento, recuperó el servidor, sólo para descubrir que todos los datos habían sido borrados.
De vuelta a la oficina, Jim descubrió que Samantha no había guardado ninguna copia en papel de los estados de cuenta bancarios, de las tarjetas de crédito, de los informes de nómina, de las facturas de los proveedores o de los registros de ingresos. También descubrió que Samantha nunca había hecho una copia de seguridad de los archivos de QuickBooks en un lugar separado.
Cuando llamó a su contador público, se enteró de que no habían preparado declaraciones de impuestos para su negocio en los últimos dos años. Samantha juró que había llevado todos los datos al contador, e incluso le mostró a Jim algo que parecía una declaración de impuestos.
Ahora tenía dos años de declaraciones de impuestos para presentar y ningún registro de negocios. Jim tuvo que cerrar su negocio, dejándolo a él y a su esposa en bancarrota.
Para empeorar las cosas, comenzó a sufrir algún tipo de deterioro cognitivo, por lo que se esforzó en recordar los detalles de las transacciones comerciales. No estaba seguro de cuántas tarjetas de crédito tenía para el negocio y tenía problemas para recordar los nombres de los proveedores, por lo que era difícil distinguir los pagos legítimos de los gastos del negocio de los pagos que Samantha hacía para su propio beneficio.
¿Qué lecciones podemos aprender de la historia de terror de Jim?
Si Jim hubiera movido sus datos a la nube, todavía tendría sus libros. Si al menos se hubiera asegurado de que sus archivos de QuickBooks hubieran sido respaldados en una fuente externa, no habría perdido todo.
Si le hubiera dado a su contador acceso a sus libros en la nube, alguien probablemente le habría preguntado sobre todos los pagos a su hija.
Si se hubiera asegurado de revisar los estados de cuenta bancarios y de las tarjetas de crédito cada mes, habría notado todas las transacciones extrañas.
La segregación de tareas puede ser un reto en operaciones pequeñas, pero dejar que una persona se encargue de todo, incluso cuando se trata de un miembro de la familia supuestamente digno de confianza, es una receta para el desastre.