En enero escribí sobre tres grandes cambios en el horizonte de los contadores – colaboración, automatización y contabilidad de triple entrada. Recientemente, la automatización en particular ha creado mucha charla en la industria, y me gustaría explicar cuál será exactamente el impacto en su empresa … específicamente, su flujo de trabajo.
Para que conste, en nuestro espacio hemos visto:
- H&R Block se asoció con Watson de IBM para la automatización de los impuestos.
- Chatbot se lanza desde Sage , y lanzamientos pendientes desde Xero y Intuit .
- Migración a AWS para capacidades de aprendizaje por máquina por Xero y Intuit .
- MACPA y el Instituto de Aprendizaje de Negocios uniendo fuerzas con IBM en habilidades de inteligencia artificial, grandes datos y computación cognitiva.
Por lo tanto, exploremos la automatización más profundamente y veamos lo que significa para usted, su práctica y su flujo de trabajo.
La Edad de la Automatización
Hoy en día, la automatización está en manos de los principales proveedores de software de contabilidad en línea. Con su acceso a enormes cantidades de datos de más de 3 millones de suscriptores en línea (2,2 millones de Intuit QuickBooks Online y 1 millón de Xero ), están agregando los datos de sus clientes para construir algoritmos para auto-categorizar, auto-configurar, auto-alertar y auto-completar muchas de las tareas dentro de sus productos.
Esto está cambiando su día a día al simplificar la entrada de datos y las tareas. Específicamente, los servicios al cliente, tales como impuestos, contabilidad y nómina, son los más afectados, y pronto muchas de estas tareas subyacentes de entrada de datos en estos servicios al cliente serán eliminadas por completo.
Extendiendo el cosistema E
Un ecosistema de productos en constante crecimiento alrededor de los libros mayores en línea está facilitando la ampliación de los flujos de trabajo para su sistema de contabilidad. El trabajo con industrias verticales específicas o dentro de su práctica se está volviendo más fluido.
En algunos casos, se están incorporando flujos de trabajo adicionales en el software del libro mayor, como la extensión de QuickBooks Online con seguimiento del tiempo (a través de TSheets ) y la gestión de AR/AP (a través de Bill.com ). En otros casos, las aplicaciones y sus subsiguientes flujos de trabajo están siendo cosidas por profesionales expertos que utilizan programas como Zapier y Workato .
En el futuro a medio plazo, podrá utilizar API más amplias, proliferación de notificaciones y conectores fáciles de configurar para crear flujos de trabajo personalizados de aplicación cruzada. Estos sofisticados objetos de flujo de trabajo gestionarán, coordinarán y completarán un conjunto de tareas predeterminadas sin que usted tenga que mover un dedo.
Su flujo de trabajo, su W ay
Con la llegada de las aplicaciones de gestión de la práctica en línea y de ofertas ligeras como QuickBooks Online Accountant Practice Management, muchas empresas ya están documentando, desplegando, siguiendo y completando los flujos de trabajo necesarios que respaldan su práctica y completan el trabajo para sus clientes.
Un punto de partida esencial para todas las prácticas es identificar los procesos clave para documentar y estandarizar en todo el equipo. Un lugar central que describa cómo se realiza el trabajo asegurará la calidad, la coherencia y la eficiencia de la entrega. Para aprovechar plenamente la automatización del flujo de trabajo, esto debe hacerse hoy mismo.
La automatización por parte de los grandes jugadores como Intuit, Xero y Sage hará que el trabajo de tu cliente y otros flujos de trabajo sean más fáciles al autocompletar o eliminar pasos a través de un comportamiento aprendido y repetible. El alcance de tus flujos de trabajo existentes se ampliará con una mayor comprensión, información en tiempo real, acciones proactivas frente a reactivas, y más control sobre lo que se puede hacer en otras aplicaciones de la industria y de la pequeña empresa. Todo esto está evolucionando ahora mismo.
Pero, ¿qué automatización de la práctica puede aprovechar hoy en día? Dentro de su aplicación de contabilidad como Xero , puede mapear el plan de cuentas de sus clientes a un libro mayor común para automatizar la producción de sus informes a través de un conjunto estandarizado de plantillas de informes. La reciente versión de auto-categorización de Intuit reconocerá automáticamente al proveedor y presentará una categorización recomendada para la transacción basada en un comportamiento similar de origen colectivo.
En cuanto a los clientes de su pequeña empresa, TSheets y su funcionalidad GPS puede rastrear cuándo y dónde la gente entra y sale. Hubdoc puede automatizar el proceso de búsqueda de documentos y el análisis de estados de cuenta bancarios y facturas de servicios públicos. O el kilometraje del vehículo puede ser auto-capturado para los clientes con la función de seguimiento de kilometraje de Expensify .
La lista de aplicaciones, actividades y automatización crece cada día. Se trata de aprender lo que sus aplicaciones principales son capaces de hacer y aprovechar la tecnología para simplificar el flujo de trabajo de su empresa.
Ya estamos experimentando los efectos de la automatización en la industria de la contabilidad, y esto sólo va a cambiar más y más rápidamente. El desafío para usted y su práctica es aceptar esto ahora, adelantarse a sus competidores, y hacer que la tecnología haga todo el trabajo pesado que sea capaz de hacer.