Saltar al contenido

La AICPA insta al IRS a ayudar a salvaguardar los registros contables electrónicos

En una carta de esta semana, el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA) instó al Servicio de Impuestos Internos (IRS) a trabajar con los propietarios de pequeñas empresas para salvaguardar los datos privados incluidos en los registros de los programas informáticos de contabilidad electrónica que el IRS pueda solicitar como parte de un examen. Los registros electrónicos podrían contener información privada sobre clientes no relacionada con la declaración de impuestos que se está examinando, dijo el AICPA.

“Una vez que el archivo de software de un contribuyente de una pequeña empresa es solicitado por el IRS para fines de examen, la AICPA cree que el contribuyente debería tener el derecho de `redactar$0027 el archivo de software y entregar sólo los datos que respondan y sean relevantes para el examen – pero no más”, escribió la AICPA en la carta a Chris Wagner, comisionado de la División de Pequeñas Empresas/Autoempleados.

La AICPA insta al IRS a ayudar a salvaguardar los registros contables electrónicos
La AICPA insta al IRS a ayudar a salvaguardar los registros contables electrónicos

La AICPA ha recibido consultas de los contadores públicos acerca de la forma de tramitar una solicitud de archivos de programas informáticos de contabilidad del IRS, especialmente cuando los archivos incluyen datos que no son pertinentes para un examen o información de años distintos del que está revisando el IRS.

La AICPA dijo que entiende que la recepción de datos en formato electrónico ayuda a acelerar el proceso de examen, pero que “deben existir salvaguardias razonables para proteger a los contribuyentes de las pequeñas empresas de entregar más datos en formato electrónico de los necesarios para que el IRS realice un examen”.

Carta de la AICPA al IRS:

Cuando se puso en marcha inicialmente el programa informático de examen de la contabilidad de las pequeñas empresas del Servicio de Impuestos Internos (IRS), varias personas compararon el programa informático para pequeñas empresas con los procedimientos que la División de Grandes Empresas e Internacional tiene en vigor con respecto a las solicitudes del libro mayor y los archivos subsidiarios de un gran contribuyente en formato electrónico. No consideramos que el programa de examen del software de contabilidad de la SB/SE sea comparable al programa de la LB&I. En concreto, el gran contribuyente que se somete a un examen del IRS está representado habitualmente por profesionales de los impuestos; y los datos que se entregan en formato electrónico no contienen información extraña que no esté relacionada con el examen de LB&I en cuestión. Por el contrario, como el contribuyente de una pequeña empresa suele mantener su propio archivo de software de contabilidad y no es un contable o contador capacitado, los datos del archivo de software no necesariamente son directamente pertinentes para el examen del IRS.

Entendemos que el Servicio está tomando la posición de que un agente de impuestos del IRS tiene derecho a solicitar un archivo de software del contribuyente porque el archivo está dentro de la definición de “registros” a efectos de la sección 6001 del Código de Impuestos Internos. Sin embargo, como afirmamos anteriormente, el archivo de software contiene más que los libros y registros aplicables al examen del IRS. El archivo de software contiene habitualmente información relacionada y no relacionada con los impuestos, así como información que puede no ser pertinente para los ejercicios fiscales en cuestión o para las cuestiones objeto de la auditoría. Por ejemplo, el archivo del programa informático de contabilidad puede contener una lista de clientes o de usuarios del contribuyente. En el caso de un abogado o alguien de la profesión médica, puede contener información claramente considerada confidencial en virtud de la ley.

Una vez que el archivo de software de un contribuyente de una pequeña empresa es solicitado por el IRS para fines de examen, la AICPA considera que el contribuyente debería tener el derecho de “redactar” el archivo de software y entregar sólo los datos que responden y son relevantes para el examen – pero no más.

La AICPA desearía iniciar un diálogo con el Servicio de Impuestos Internos sobre las formas en que los contribuyentes de las pequeñas empresas podrían proporcionar al Servicio los datos necesarios en formato electrónico (a partir del archivo del programa informático), al tiempo que les proporciona las salvaguardias adecuadas. A los efectos de continuar nuestras conversaciones sobre el programa de examen del software de contabilidad del Servicio, siéntase libre de llamarme al (401) 831-0200, o [correo electrónico protegido] ; Danny Snow, presidente del Comité de Prácticas y Procedimientos del IRS al (901) 685-5575, o [email protegido] ; o Benson S. Goldstein, Gerente Técnico Superior de la AICPA, al (202) 434-9279, o [correo electrónico protegido] .

Atentamente,

Patricia A. Thompson, CPA

Presidente del Comité Ejecutivo de Impuestos