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Intuit inyecta una nota de precaución en la nube

AccountingWEB recientemente realizó una entrevista por correo electrónico con David Bergstein, CPA, CITP, CGMA, gerente regional de cuentas estratégicas del Grupo de Contadores y Asesores de Intuit. ¿Qué piensa uno de los actores más importantes en el espacio de la tecnología de la contabilidad sobre la nube y otros asuntos tecnológicos?

Que debería estar moviéndose hacia la nube: ¿Grandes empresas? ¿Las pequeñas empresas? ¿Todos?

Intuit inyecta una nota de precaución en la nube
Intuit inyecta una nota de precaución en la nube

Quién debe pasar a la nube depende menos del tamaño de la empresa y más de los posibles beneficios que las empresas pueden recibir de la transición. Los objetivos generales de las empresas grandes y pequeñas serán los mismos, pero las grandes empresas pueden llevar esos objetivos un paso más allá.

A pesar del tamaño, toda empresa debe pensar en las respuestas a estas preguntas al considerar una transición a la nube:

  • ¿Proporcionará un flujo de trabajo más eficiente y la automatización de las tareas?
  • ¿Ahorra más tiempo?
  • Si supera los costos actuales, ¿cuál es el rendimiento de la inversión?

Basándose en las respuestas a lo anterior, una empresa puede decidir si un traslado a la nube es la decisión correcta. Sopesar los costos y beneficios de la nube, y la respuesta debe ser clara.

¿Cuáles son las cosas clave -posibles escollos- que debes saber sobre el traslado a la nube?

Al considerar un traslado a la nube, una empresa debe ver la transición como un cambio en los “sistemas operativos” y planificar en consecuencia. Las empresas deben desarrollar un plan que haga la transición de todo de manera sistemática, asegurando que todas las aplicaciones y soluciones funcionen juntas. De manera similar a la forma en que una empresa abordaría cualquier cambio importante en el negocio, al hacer la transición a la nube, las empresas deben crear un documento con los objetivos y resultados designados para el cambio, incluyendo lo que debe ser ajustado para cumplir con esos objetivos. También deberían desarrollar una forma de hacer un seguimiento de la forma en que las soluciones que se están implementando están resolviendo los resultados deseados.

Por supuesto que habrá desafíos al migrar a la nube, y estos desafíos son los mismos para cualquier empresa de tamaño, aunque en una empresa grande la magnitud de la conversión de datos, y la necesidad administrativa de supervisar los permisos y los usuarios, son mayores. Para evitar los escollos, como se ha mencionado, las empresas deben estar preparadas con una lista de verificación de lo que necesitan hacer durante todo el proceso, de principio a fin. Cosas a tener en cuenta:

  • ¿La empresa está moviendo una o todas las aplicaciones a la nube?
  • Si una empresa utiliza una aplicación de escritorio para la contabilidad y la nómina, ¿se está moviendo ambos?
  • ¿Qué medidas deberían adoptarse para asegurar que todos los datos se transfieran para evitar que se vuelvan a introducir?

¿Puede enumerar los temas tecnológicos clave u otros asuntos que los contables deberían conocer hoy en día?

En general, los contadores deben aprender a adoptar las nuevas tecnologías y la nube para seguir siendo relevantes para sus clientes y ayudar a aumentar sus prácticas. Muévase a la nube, aproveche la tecnología inteligente en tabletas y dispositivos móviles, y recuerde que la contabilidad es una práctica global: Mantenerse al tanto de los asuntos globales y los procesos de regulación es una necesidad en el mundo actual sin fronteras.

¿Cuáles cree que son los mayores errores o malentendidos que tienen los contables sobre la tecnología?

Los contadores a menudo pueden perder de vista los beneficios que pueden obtenerse mediante el uso de la nueva tecnología porque están tan centrados en (y tienen un poco de miedo a cambiar) las prácticas más antiguas que todavía están teniendo éxito. Es importante que los contadores den un paso atrás, reevalúen sus prácticas y tecnologías actuales y se aseguren de utilizar soluciones para impulsar sus prácticas.

¿Puede señalar brevemente cómo los avances tecnológicos afectan a los contadores que trabajan en el ámbito fiscal?

Los contadores fiscales buscan constantemente mejorar y manejar mejor su flujo de trabajo fiscal. En la última década, las tecnologías en línea han permitido que el flujo de trabajo de los impuestos se aleje de un proceso manual y sea más automatizado. Los contadores que aprovechan estos productos en línea nunca tienen que introducir los datos dos veces, reduciendo así los errores al limitar la introducción manual de datos. Un ejemplo de ello es el de QuickBooks Online e Intuit Tax Online, donde los datos de QuickBooks Online fluyen directamente a Intuit Tax Online con un simple clic del ratón. Al proceso lo llamamos Books-to-Tax. El resultado final es un ahorro de tiempo, una mayor eficiencia y un mejor servicio al cliente.

¿Puede señalar brevemente cómo los avances tecnológicos afectan a los contadores que trabajan en la auditoría y la contabilidad ?

Los mismos principios que se refieren a los impuestos se aplican también a la contabilidad y la auditoría. La tecnología ha sustituido la entrada manual por el movimiento digital de datos. Un buen ejemplo de esto es la automatización de los “Bancos” en QuickBooks Online. Ya no es necesario escribir los libros a partir de cheques porque los datos financieros, incluyendo las transacciones con tarjetas de crédito, fluyen a QuickBooks Online directamente desde el banco. En el otro extremo del espectro, las facturas se generan digitalmente en QuickBooks Online y se envían por correo electrónico o, mejor aún, a través de un portal que permite a un cliente hacer pagos ACH en lugar de un cheque en papel. Esto es excelente para el vendedor ya que mejora el flujo de caja.

La auditoría también ha cambiado sustancialmente con el uso de la tecnología. Por ejemplo”, las “listas de verificación de auditoría” han sido sustituidas por “programas de auditoría” que ayudan a mitigar el riesgo. El análisis de datos, que se realizaba en hojas de cálculo, se ha sustituido ahora por “herramientas de análisis de datos” que ayudan a determinar los tamaños óptimos de las muestras para que no se produzca una auditoría excesiva o insuficiente. Estas herramientas ayudan a hacer una mejor auditoría.

El resultado final para los contables de impuestos y contabilidad y auditoría es que todo se trata de flujo de trabajo y proceso. Uno debe examinar cada paso del proceso y luego ver cómo la automatización mejorará el flujo de trabajo de una empresa. Hace cinco años, casi todos los contadores optaron por la presentación electrónica, pero hoy en día nadie pensaría en renunciar a ella. Lo mismo se aplica al uso de portales, firmas electrónicas y gestión de documentos entre los profesionales de la fiscalidad. Es similar en el lado de la contabilidad y la auditoría, con procesos automatizados que proveen las preguntas que uno necesita para la auditoría en base a las preguntas respondidas durante el proceso de planificación, asegurando un flujo de trabajo más fluido.

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