Saltar al contenido

Introducción de una organización sin fines de lucro a la gestión del flujo de efectivo

A los contadores se les suele ofrecer puestos en las juntas locales de organizaciones sin fines de lucro. Si se trata de un museo o de una gran organización benéfica, su experiencia podría estar dirigida a supervisar su empresa de contabilidad. Sin embargo, es más probable que esté involucrado con un grupo mucho más pequeño dirigido por voluntarios bienintencionados con experiencia empresarial limitada. En otras palabras, son geniales gastando dinero, pero no recaudándolo.

En este escenario, la mayor parte del valor que se puede añadir puede estar en la gestión del flujo de caja. Hazlo bien, y puede llevar a añadir nuevos clientes para tus servicios de asesoría con algunos grupos comunitarios más grandes.

Introducción de una organización sin fines de lucro a la gestión del flujo de efectivo
Introducción de una organización sin fines de lucro a la gestión del flujo de efectivo

¿Te suena familiar?

Te uniste a la junta y fuiste elegido tesorero. Una empresa de contabilidad externa hace los trámites necesarios ante las autoridades gubernamentales. No tienes ninguna operación significativa que venda bienes que requieran el cobro de impuestos de venta. La organización se financia con las cuotas de los miembros, las donaciones y la recaudación de fondos basada en eventos. Hay una reserva atada como dotación y algunos fondos restringidos.

La organización funciona básicamente con el flujo de efectivo, un concepto que no entienden del todo los demás miembros de su junta. Su experiencia proviene de la gestión de sus propios hogares, y su salario se deposita directamente en su cuenta corriente. Pagan las cuentas, y si se quedan sin dinero, escriben un cheque por el valor de la casa. Consideran que las tarjetas de crédito de cargo rotativo son una extensión de su salario.

¿Cuál es el trabajo de un director?

En la América corporativa, el principal trabajo de la junta directiva es proteger el futuro (y la supervivencia) de la empresa y, al mismo tiempo, representar los intereses de los accionistas y las partes interesadas. Cuando una empresa se mete en problemas, la junta y sus miembros pueden enfrentarse a demandas por incumplimiento del deber fiduciario.

Las cosas suelen ser informales en su comunidad local, y las organizaciones sin fines de lucro a menudo tienen dificultades para encontrar miembros y oficiales de la junta. Los límites de los mandatos son raros, y la rotación puede ser alta. A menudo se las arreglan para salir adelante. La gente ve el servicio en la junta como un honor, una forma de devolver o en general de ser voluntario. Normalmente no entienden la naturaleza fiduciaria del trabajo.

Ingresa la gestión del flujo de caja

Trae los discos a casa y trabaja en este proyecto en un fin de semana lluvioso. Usando los últimos años como guía, cuenta los gastos de operación por mes. Utiliza estos datos para producir un gráfico que muestre cómo se gasta el dinero acumulativamente en el curso de un año. Por ejemplo, si se gastan 200.000 dólares anuales, se empieza en cero y se termina en 200.000 dólares. Esto es cualquier cosa menos una línea recta.

A continuación, investiga los ingresos registrados mensualmente, y retrocede unos cuantos años. Puede provenir de fuentes estables, como las cuotas de los miembros, junto con los picos de los eventos celebrados o las grandes donaciones únicas. También puedes recibir subvenciones de la fundación. Esto debería generar una línea que muestre el crecimiento de los ingresos acumulados, con sus altibajos.

Superponer las líneas, combinar los datos y retroceder los eventos de una sola vez como legados. Puede que descubras que el dinero se gasta antes de que entre. Peor aún, el dinero se gasta y los fondos para reemplazarlo nunca llegan. Muestra este análisis a la junta. Estos gráficos deben ser simples de entender.

Cómo resolver el problema actual

Es muy poco probable que su organización sin fines de lucro tenga una gran línea de crédito con el banco local. Más bien, es probable que tengan dinero en efectivo y activos de inversión aparte como dotación. El grupo probablemente vota por “invadir el capital” cuando los fondos son escasos, con la justificación, “Siempre lo hemos hecho así”.

Reúnase con el Comité Ejecutivo, los oficiales que principalmente dirigen la política. Explique que la organización necesita una serie de eventos “aquí, aquí y aquí” que traigan suficientes ingresos para cubrir los gastos. Cuesta dinero recaudar dinero, pero la cantidad neta recaudada debe alcanzar o superar un objetivo.

Debes construir y nutrir los flujos de ingresos recurrentes. Para las organizaciones sin fines de lucro, esto suele ser una cuota de membresía anual. Necesitas una campaña activa para atraer nuevos miembros y una paralela para recuperar los miembros caducados. La segunda puede ser más fácil, pero ambos enfoques de membresía traen ingresos inmediatos.

Te reúnes con el Comité Ejecutivo porque necesitas su apoyo. Entonces, tráigalo ante el consejo en pleno.

Gastos extraordinarios

Nada arruina la gestión del flujo de efectivo como una gran e inesperada factura. Las compañías a menudo presupuestan para mejoras de capital. Muchos americanos van por la ruta del mantenimiento diferido hasta que ocurre un gran problema. Entonces, se pelean. Si estas personas son sus compañeros de dirección, su organización sin fines de lucro podría funcionar de la misma manera.

Para evitar este problema, cree otro gasto, el fondo de mejora de capital o de reserva, y ponga el dinero a un lado regularmente como un amortiguador.

Gastos de corte

Los contadores son buenos para analizar los gastos y reducir la grasa. Es probable que su organización utilice varios servicios, como seguros, recolección de basura, imprenta, comunicaciones, alquiler de equipos, contratos de servicios y combustible. Vale la pena revisar estos gastos y sacarlos a concurso cada uno o dos años. Como mínimo, sabrá si está obteniendo precios competitivos. Como miembro de una pequeña junta con poco o ningún personal, es parte de su deber fiduciario.

¿Puedo llevar esto en el camino?

Hacer esto llevará un año o dos. Tenga en cuenta que algunos miembros de la junta directiva que organizan eventos pueden resentir la responsabilidad de alcanzar las cifras de ingresos, mientras que otros pueden sentir que es demasiado como “trabajo” y se van.

En el lado positivo, habrás puesto a la organización en una base sólida, y se correrá la voz. El teléfono debería empezar a sonar. La gente querrá que hagas esto por su organización. Probablemente querrán que te unas a su junta y que les prestes este servicio de forma gratuita.

Puedes explicar que tu pasión ha sido la otra organización, donde has estado involucrado por años. Analizar e implementar la administración del flujo de efectivo para las organizaciones sin fines de lucro es parte de su negocio. Puedes hacer un análisis, dar recomendaciones y llevar a cabo un taller de la junta. Puedes reemplazar su actual empresa de contabilidad que claramente no está proporcionando este servicio. Esto cuesta dinero, pero los resultados hablan por sí mismos.

Artículos relacionados

Cómo la estrategia fiscal de compra para donar beneficia a los clientes

Lo que los clientes deben saber sobre las donaciones de impuestos de caridad