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Incrustar listas de uso frecuente en Excel

Como seguramente sabrás, es fácil crear instantáneamente una lista de días de la semana o meses del año. Simplemente escriba las tres primeras letras o el nombre completo de un día o mes en una celda de la hoja de trabajo, y luego arrastre la Manija de Relleno hacia abajo en una columna o en una fila. Sin embargo, lo que tal vez no sepas es que esto es parte de la función de Listas Personalizadas de Excel, y que puedes agregar tus propias listas para usarlas de la misma manera, como señalé recientemente en nuestro foro AccountingWEB.

Los pasos iniciales difieren según la versión, pero una vez que te acostumbras a la función, todo lo demás funciona igual. Antes de empezar, abre una hoja de cálculo que contenga una lista que te gustaría almacenar, o crea una lista como la que se muestra en la Figura 1, y luego selecciona las celdas dentro de la lista. Incluso puedes usar las letras del alfabeto, ya que Excel no facilita la creación de una serie de letras.

Incrustar listas de uso frecuente en Excel

Los siguientes pasos dependen de su versión de Excel:

  • Excel 2010 y posteriores: Elige Archivo, Opciones y luego haz clic en Avanzado. Desplázate hasta la parte inferior y luego haz clic en Editar listas personalizadas.
  • Excel 2007: Haz clic en el botón redondo de Office en la esquina superior izquierda, elige Opciones de Excel y, a continuación, en la sección Popular que aparece primero, haz clic en Editar listas personalizadas.
  • Excel 2003 y anteriores: Elige Herramientas, Opciones y luego haz clic en la pestaña Listas Personalizadas.
  • Excel 2011 para Mac: Elija Excel, Preferencias y luego Listas Personalizadas en la sección Fórmulas y Listas.

En cualquier versión de Excel, haga clic en el botón Importar si las coordenadas de la celda de su lista ya aparecen en el campo Importar lista de celdas que se muestra en la Figura 1, de lo contrario, escriba las coordenadas o haga clic en el botón del campo y seleccione las celdas.

Figura 1: Importar rápidamente una lista personalizada reutilizable.

Una vez que hayas añadido la lista, puedes editarla o borrarla en cualquier momento. Para ello, selecciona la lista como se muestra en la Figura 2, y luego haz clic en el botón Borrar dentro del cuadro de diálogo Listas Personalizadas. También puedes hacer ediciones manuales en una lista de manera similar: una vez que selecciones la lista, simplemente haz los ajustes necesarios en la columna de la derecha. Puedes pulsar Intro para añadir líneas en blanco para añadir nuevos elementos, o utilizar la tecla de retroceso para eliminar elementos no deseados. Ten cuidado de usar el botón Borrar sólo cuando quieras eliminar una lista completa. El botón Agregar guardará los cambios que hayas realizado en una lista, pero sólo deberías utilizarlo cuando necesites realizar cambios en más de una lista personalizada. Si estás editando una sola lista, puedes guardar un paso y hacer clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Listas personalizadas simultáneamente.

Figura 2: Puedes revisar o eliminar tu lista en el cuadro de diálogo Listas Personalizadas.

En este momento puede escribir cualquier elemento de la lista y luego arrastrar la Manija de llenado hacia abajo o a través de ella, como se muestra en la Figura 3. No tienes que empezar con el primer elemento de la lista, ya que Excel recogerá la serie en cualquier momento que elijas. Tenga en cuenta que la lista se repite una y otra vez si arrastra la Manija de llenado a través de más celdas que los elementos disponibles en la lista. En algunos casos, sin embargo, puedes crear una serie de elementos cuando quieres simplemente copiar el contenido de una celda en su lugar. En tales casos, haz clic en el botón Autorrelleno que se muestra en la Figura 3 y luego elige Copiar.

Figura 3: Simplemente escriba cualquier elemento de su lista personalizada y arrastre el mango de llenado para rellenar la lista.

Si el botón de Autorrelleno no aparece, puede restaurarlo:

  • Excel 2010 y posteriores: Elige Archivo, Opciones y luego haz clic en Avanzado. Desplázate a la sección Cortar, Copiar y Pegar y luego selecciona el botón Mostrar opciones de pegar cuando el contenido esté pegado.
  • Excel 2007: Haz clic en el botón redondo de Office en la esquina superior izquierda, elige Opciones de Excel y luego haz clic en Avanzadas. Desplázate a la sección Cortar, Copiar y Pegar y, a continuación, selecciona el botón Mostrar opciones de pegar cuando el contenido se pegue.
  • Excel 2003 y anteriores: Elige Herramientas, Opciones y selecciona Mostrar botones de pegar en la pestaña Editar.
  • Excel 2011 para Mac: Elige Excel, Preferencias y luego Editar en la sección Autoría. Haz clic en los botones inteligentes de Mostrar opciones de pegar.

Ten en cuenta que cualquier lista personalizada que añadas formará parte del entorno de Excel en la computadora que estés usando actualmente. Las listas no están vinculadas a ningún libro de trabajo en particular, y si desea utilizar las listas en, por ejemplo, su computadora personal o portátil, entonces tendrá que importar las listas en cualquier otra computadora que utilice.

Sobre el autor:

David H. Ringstrom, contador público, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que presta servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, enseña webcasts para CPE Link , y escribe artículos freelance en Excel para AccountingWEB , Going Concern , et.