La incorporación de datos de una hoja de cálculo de Excel en una presentación de Power Point es especialmente útil si la presentación básica se utiliza repetidamente y con frecuencia. Cuando se incrustan datos en una presentación o documento, permite que los datos de la presentación se actualicen automáticamente cuando los datos se actualizan en la hoja de cálculo de origen.
Suponiendo que tanto la hoja de cálculo de origen como la de destino ya existen y están abiertas en ventanas separadas, siga estos pasos para incrustar los datos:

- Selecciona el rango de celdas que quieres copiar en la hoja de cálculo de Excel.
- Haz clic en Copiar en la barra de herramientas o en el menú desplegable Editar.
- Haz clic en la ventana de presentación de Power Point para activarla y selecciona la diapositiva o la página de notas en la que quieres insertar las celdas de la hoja de cálculo.
- Selecciona Pegado especial en el menú desplegable Editar.
- La ventana de Pegado Especial muestra. Seleccione la opción Pegar especial. Resalta el objeto de la hoja de cálculo de Microsoft Office Excel. Haz clic en OK.
- La diapositiva de presentación de Power Point se mostrará con los datos seleccionados en el lugar elegido.
Estas instrucciones se aplican a Microsoft Office 2003, específicamente a Excel 2003 y a Power Point 2003.
Este proceso puede ser extremadamente conveniente. Sin embargo, no está exento de riesgos. Uno de los riesgos más comunes es olvidar de dónde vienen los datos. Para ayudar a prevenir esto, inserte un comentario, que contenga el nombre de la presentación y posiblemente el camino hacia ella, en la(s) celda(s) utilizada(s) como fuente de los datos. La ubicación y el camino hacia la ubicación de la fuente también deben registrarse en la sección de notas de la presentación.
Otro problema común es que los datos utilizados se basan en uno o más cálculos. El uso de cálculos en hojas de cálculo presenta muchas oportunidades de error y estos errores pueden trasladarse a la presentación sin una supervisión cuidadosa. Un método para combatir este problema es registrar tanto la fórmula utilizada por la hoja de cálculo como una fórmula más general que no dependa de la ubicación de las celdas o de datos similares, en la sección de notas de la presentación. Esto tiene la ventaja adicional de poner la fórmula al alcance de los oradores en caso de que sea necesario para responder a las preguntas. Además, si los datos utilizados para calcular el valor de la fórmula están disponibles en otra parte de la presentación, pueden servir como una prueba valiosa para ayudar a garantizar la exactitud.