De vez en cuando, es posible que tenga que identificar los valores duplicados con una lista en Excel. Las versiones modernas, incluyendo Excel 2007 y posteriores, proporcionan esta capacidad con sólo unos pocos clics del ratón.
Para mayor medida, también describiré un enfoque basado en la función de la hoja de cálculo que funciona en cualquier versión de Excel.
Como se muestra en la figura 1, se pueden identificar fácilmente los números de factura duplicados en una lista. Para ello:
- Seleccione el rango de células que desea probar. Una forma de hacerlo es hacer clic en una sola celda y luego presionar Ctrl-A.
- En la pestaña de Inicio de Excel, elige Formato condicional, Resalta las reglas de las celdas y luego Duplica los valores.
- Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Valores duplicados para identificar los valores duplicados.
- Los valores duplicados en la lista serán ahora identificados.
Figura 1: La función de formato condicional de Excel facilita la identificación de los valores duplicados en una lista.
Entonces puedes aislar sólo los duplicados, como se muestra en la Figura 2:
- Haz clic con el botón derecho del ratón en una de las celdas duplicadas, elige Filtro y luego Filtro por el color de la celda seleccionada.
- Esto colapsa la lista para mostrar sólo los valores duplicados, que puede copiar y pegar en otra hoja de trabajo, o manejar de otra manera, como se muestra en el recuadro de la Figura 2.
Figura 2: Excel 2007 y posteriores ofrecen la posibilidad de filtrar las celdas en base al color.
Para eliminar el formato condicional, un enfoque es hacer clic en el botón Formato condicional, elegir Borrar reglas y luego Borrar reglas de toda la hoja de trabajo, como se muestra en la figura 3.
Figura 3: Puedes borrar fácilmente el formato condicional de una hoja de cálculo en Excel 2007 y posteriores.
Si usas Excel 2003, no tienes la capacidad de filtrar por color, pero puedes aislar los valores duplicados por medio de la función de hoja de trabajo COUNTIF. COUNTIF tiene dos argumentos:
- Rango: Este es un rango de dos o más células que desea probar.
- Criterios: El valor que está buscando dentro del rango.
Basándose en el ejemplo de la figura 1, se puede añadir la siguiente fórmula a la celda C2:
=COUNTIF(A:A,A2)
Una vez que hayas introducido la fórmula, haz doble clic en la Manija de Relleno en la celda C2 para copiar la fórmula en la columna. La Manija de Relleno es la pequeña muesca que la mayoría de los usuarios arrastran hacia abajo de una columna cuando copian las fórmulas.
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A continuación, puede filtrar la lista para cualquier valor superior a 1:
Excel 2007 y posteriores
- Haz clic en la celda A1 y luego elige Filtro en la pestaña Datos de la cinta de Excel.
- Haz clic en la flecha de Filtro en la celda C1, elige Filtros numéricos y luego Mayor que.
- Escriba 1 y luego haga clic en Aceptar para filtrar la lista para los valores duplicados.
Excel 2003 y anteriores
- Haz clic en la celda A1, luego elige Datos, Filtro y luego Autofiltro.
- Haz clic en la flecha de Filtro en la celda C1 y luego elige Personalizar.
- Cambiar igual a mayor que, introduzca 1, y luego haga clic en OK.
- Lea la segunda parte de esta serie para conocer más formas de identificar los elementos duplicados en las hojas de cálculo de Excel.
Sobre el autor:
David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Póngase en contacto con David en [correo electrónico protegido]. David también presenta webcasts mensuales en Excel para el socio de AccountingWEB, CPE Link.