Identificación de los conductores en la automatización del cumplimiento

A continuación de la Parte 1, en la que identificamos las tareas segmentadas de un trabajo de cumplimiento y esbozamos la información clave que necesitamos para construir un modelo de rentabilidad, veremos ahora los impulsores que deben ser examinados para discutir el impacto de la tecnología en el cumplimiento.

En mi opinión, hay tres verdaderos conductores cuando se automatiza el cumplimiento:

1. ¿Cómo se dividían los recursos internos entre los diferentes segmentos antes de la automatización?

2. ¿Cómo podría el cliente asignar valor entre los diferentes segmentos de tareas antes de la automatización?

3. ¿En qué medida la automatización afectará a cada segmento?

Para estos conductores, he utilizado mi experiencia personal como guía y he hecho una revisión y un ajuste por pares basados en más de 25 entrevistas con otras pequeñas empresas de todo el mundo. Esta no es una ciencia exacta, pero tanto yo como los que he entrevistado hemos tenido más de 20 años de tratar con PYMES, hablando de declaraciones de impuestos y negociando facturas, creo que todos tenemos una idea justa.

Examinemos a los conductores:

¿Cómo se asignarían los recursos internos a cada segmento

Al mirar los recursos internos, he dividido los recursos en tres niveles: contador, gerente y socio. Luego, necesito asignar un número general de horas por nivel para cada segmento. Estas horas reflejan la ponderación del personal inferior que realiza el trabajo de nivel inferior y no he incluido las horas adicionales que invariablemente se producen en el trabajo de nivel inferior con la capacitación del personal u otra ineficiencia que no se puede cobrar a los clientes.

1. Entrada de datos – 8 horas (5 – Contable, 3 gerente y 0 socio) que representa el 31 por ciento del total de horas invertidas – Los métodos tradicionales de contabilidad de escritorio, incluyendo la compilación de datos y su introducción en un sistema separado es la parte que más tiempo consume en un trabajo de cumplimiento. Esto incluye el tiempo perdido en la búsqueda de información en bruto.
2. Arreglar la entrada de datos y la recodificación – 7 horas (4 – Contable, 3 gerente y 0 socio) que representa el 27 por ciento del total de horas invertidas – Arreglar los errores de codificación, recodificar las transacciones y las consultas iniciales de los clientes también forman una gran parte del trabajo de cumplimiento.
3. Asesoría de Cumplimiento – 5 horas (1 – Contador, 2 gerente y 2 socios) que representa el 19 por ciento del total de horas invertidas, una parte importante de cualquier trabajo de cumplimiento.
4. Preparación de informes financieros – 2,5 horas (1 – Contable, 1 gerente y 0,5 socio) que representan el 9,5 por ciento del total de horas empleadas – Si bien la creación del informe parece sencilla, esta vez se trata de asegurar el diseño correcto, eliminar las cifras negativas incorrectas u otras cuestiones que se destacan como incorrectas.
5. Preparación de los formularios de impuestos – 2,5 horas (1 – Contable, 1 gerente y 0,5 socio) que representa el 9,5 por ciento del total de horas empleadas – Aunque completar el formulario parece sencillo, este tiempo implica asegurarse de que las etiquetas se completen correctamente. Como se trata del documento presentado a las autoridades, asegurar la corrección es importante para evitar futuras auditorías.
6. Reunión de clientes para entregar el resultado anual – 1 hora (0 – Contable, 0 gerente y 1 socio) que representa el 4 por ciento del total de horas invertidas – Muchas firmas todavía se esfuerzan por que esta sea una reunión cara a cara (lo cual creo que es importante), pero en estos días esto se lleva a cabo a menudo a través de correo electrónico, teléfono o en línea.

Cómo podrían los clientes valorar cada segmento

Al mirar el valor asignado al cliente, he tomado una cuota de cumplimiento anual estándar (en este caso 5.000 dólares) y para cada segmento de tarea he tratado de asignar qué cantidad de la cuota total pagaría el cliente por ese segmento.

1. Entrada de datos – 0 por ciento, $0 de los $5,000 – «Valor? ¿Hablas en serio? Cualquier idiota puede codificar los estados de cuenta bancarios, ¿no?» Todos escuchamos a los clientes decir. No hay valor percibido por el cliente para estas tareas. Esto es simplemente lo que un contador debe hacer para asegurarse de que los datos son lo suficientemente buenos para completar el resto del trabajo de cumplimiento.
2. Arreglar la entrada de datos y recodificar – 20 por ciento, 1.000 dólares de los 5.000 dólares – Arreglar los errores de codificación y recodificar las transacciones comparte algunas de las vibraciones de «no te pago para hacer eso», pero también existe la mitigación de riesgos en torno a que las autoridades fiscales tengan sanciones por errores de esta naturaleza. Sin embargo, tiene cierto valor.
3. Asesoría de Cumplimiento – 60 por ciento, $3,000 de los $5,000 – Aquí es donde está el dinero. Los clientes esperan, exigen y pagarán mucho para asegurar el cumplimiento, especialmente con la menor cantidad de impuestos permitida legalmente.
4. Preparando informes financieros – 5 por ciento, 250 dólares de los 5.000 dólares – Es uno de los 2 documentos que se presentan al cliente, por lo que tiene cierto valor, pero hay un poco de esa vibración a regañadientes de que es «tiempo de impuestos».
5. Preparando los formularios de impuestos – 5 por ciento, 250 dólares de los 5.000 dólares – De nuevo, es el principal resultado del trabajo, que es a la vez bueno, tiene cierto valor, y malo, a regañadientes por ser «tiempo de impuestos».
6. Reunión de clientes para entregar el resultado anual – 10 por ciento, $500 de los $5,000 – A los clientes les encanta el chat y por el tiempo invertido, este segmento ciertamente tiene algún valor.

Cómo ha afectado la automatización de la tecnología a cada segmento

Cuando observo el impacto de la automatización, habiendo usado software de contabilidad basado en la nube exclusivamente para mis clientes durante más de 8 años, y habiendo formado parte de innumerables grupos de pruebas beta de software, creo que tengo una idea justa del impacto que la tecnología ha tenido en las diferentes áreas de mi trabajo de cumplimiento.

1. Entrada de datos – 95 por ciento automatizada – Ahora tenemos estados de cuenta bancarios que se codifican al «estilo ninja» y por supuesto «sin código de contabilidad», aparentemente estamos viviendo en un nirvana donde los contadores ya no tienen que codificar las transacciones. Bueno, no del todo, pero esto ha sido ciertamente un área importante de eficiencia para los contadores.
2. Corrección de la entrada de datos y recodificación – 95 por ciento automatizado – Al igual que la entrada de datos, la corrección de los errores y la recodificación se han reducido en gran medida gracias a la coincidencia de los datos de las autoridades fiscales y la funcionalidad de actualización masiva en el software de contabilidad en la nube.
3. Asesoría de cumplimiento – 0 por ciento automatizada – Con la complejidad, interpretación y naturaleza interrelacionada de las normas fiscales, no hay actualmente una solución tecnológica disponible para los años de experiencia práctica.
4. Preparando informes financieros – 50 por ciento automatizado – Seguro que se ha ahorrado algo del tiempo físico en la producción real del documento, es el tiempo de revisión debido a la importancia que queda.
5. Preparando formularios de impuestos – 50 por ciento automatizado – Seguro que se ha ahorrado algo del tiempo físico en la producción real del documento, es el tiempo de revisión debido a la importancia que queda.
6. Reunión de clientes para entregar el resultado anual – 0 por ciento automatizado – En esta etapa, las relaciones con los clientes son difíciles de automatizar.

Conclusión

¿Notó algo interesante sobre la correlación entre el valor percibido por el cliente y la automatización? Los segmentos que tienen mayores porcentajes de automatización tienen altos recursos internos pero bajo valor del cliente.

¿Y eso qué significa? Bueno, básicamente significa que los grandes beneficios en los recursos internos tienen menos impacto en el valor del cliente. Esto crea eficiencia y rentabilidad interna en lugar de un impacto negativo en la rentabilidad de la empresa.

Bien, ahora que hemos establecido algunos parámetros importantes, vayamos al grano. ¿Cuáles son los resultados reales del uso de la tecnología en una empresa de contabilidad centrada en el cumplimiento? Bien, manténgase en sintonía… Lo dejaré ahí por ahora y le dejaré revisar, digerir y debatir los puntos de vista en los comentarios (sé que quiere hacerlo).

En la tercera parte de esta serie, lo que los datos dicen sobre la automatización de mi práctica / Cómo impulsar los beneficios más allá del 60 por ciento.