Afrontémoslo, mover funciones y archivos a la nube se ha convertido menos en un asunto de «por qué» y más en «qué», y hasta cierto punto «cómo es realmente».
Durante un reciente panel de discusión aquí en el Simposio de Profesionales de la AICPA y la Conferencia TECH+, CPAs de una variedad de tamaños de empresas respondieron a preguntas puntuales acerca de lo que fue migrar a la nube.
La sesión duró una hora y media, así que en lugar de volver a publicar todas las conversaciones, he publicado una selección de las preguntas y respuestas de los participantes. La discusión fue presentada por Jim Boomer, CEO de Boomer Consulting Inc., y se destacó:
- Ed Ramos, contador público y accionista de Dwyer, Pemberton & Coulson P.C., una firma de 30 personas en Tacoma, Washington.
- Jody Padar, propietaria de New Vision CPA Group, una pequeña empresa en Mount Prospect, Illinois.
- José Antunes, un contador de WithumSmith+Brown, una empresa de 850 personas con sede en Nueva Jersey.
Todos los panelistas tenían experiencias variadas en la migración de la mayoría o todas sus tareas a la nube y compartieron abiertamente sus puntos de vista. Aquí están algunas de las preguntas y sus respuestas que esperamos que puedas aprender de:
Si pudieras hacer una cosa diferente al ir a la nube, ¿qué sería?
Ed Ramos: Acabamos de trasladar todas nuestras funciones a la nube el año pasado. La única cosa de la que nos dimos cuenta fue la cantidad de ancho de banda que realmente necesitábamos. No soy una persona de TI y no sabía realmente a quién preguntar, y resultó que el proveedor de servicios de Internet que estábamos pagando no estaba proporcionando [el ancho de banda] que necesitábamos. Asegúrate de hacer una prueba para ver cuánto tienes realmente antes, durante y después de la migración. También encontramos que cualquier virus que llegara a la oficina llegaba a través del correo electrónico. Así que, cuando comenzamos la migración, miramos los portátiles de todos y los limpiamos. Encontramos montones de archivos de clientes allí; eso es una gran preocupación de seguridad. Ya no lo es.
Jody Padar: A veces la persona que lidera el cambio muerde más de lo que puede masticar. Yo diría que no te empantanes en pensar en la tecnología. Céntrate en los cambios fundamentales que la migración de la nube va a traer a tu empresa, y será más fácil.
José Antunes: Somos un gran bufete así que para nosotros [y cualquier otro gran bufete] aconsejaría que en vez de ir a todo, hay que ir por etapas. Especialmente en una firma más grande, tienes que probar [las aplicaciones y migraciones de la nube] en una oficina a la vez y tener a alguien en esa oficina que lidere esas pruebas.
¿La nube ha abierto nuevas oportunidades de servicio al cliente para su firma?
Jody Padar: La nómina se ha vuelto más fácil y menos dolorosa de hacer para los clientes. Se hace en minutos en lugar de horas. Soy más eficiente, así que puedo cobrar por adelantado por el servicio en vez de por el tiempo que una vez tomó. Interactuamos más con los clientes y esto es parte de ello. Nuestros clientes nos pagan tres veces más que antes porque trabajamos más eficientemente y podemos aconsejarles más, y eso es lo que pagan.
José Antunes: Poder acceder a la información inmediatamente elimina horas de investigación. Su tiempo extra le permite estar más orientado al servicio.
Ed Ramos: Todavía es relativamente nuevo para nosotros, pero me gusta que dejemos que los expertos se encarguen de la tecnología y la seguridad.No somos expertos en eso, y no tenemos que intentar serlo más.
¿Tiene algún consejo sobre la investigación de los proveedores de servicios?
José Antunes: En realidad nos tomaremos el tiempo para visitar los centros de datos que los proveedores de servicios de nube utilizan. Tienes que tener un total compromiso de los socios, de lo contrario, no funcionará. También tienes que mirar el tipo de soporte que recibirás de ese proveedor, también.
Jody Padar: Dependemos de los grandes proveedores para asegurarnos de que cualquier aplicación de terceros que trabaje con ellos realmente funcione. También diré que tendemos a olvidarnos de todos los puntos de contacto negativos que puede traer el no trabajar de una manera más automatizada.
Ed Ramos: Hicimos una evaluación de nuestros sistemas informáticos internos y tuvimos un técnico que nos ayudó con eso. Al principio no sabíamos qué preguntas hacer. Le preguntaría a un proveedor si tiene experiencia trabajando con firmas de contadores públicos. Hay que desafiar a los posibles proveedores de servicios.
¿Cuáles han sido los principales desafíos en el traslado a la nube?
Ed Ramos: Manejar las expectativas de los cambios que se van a producir. Habrá problemas; mantén una comunicación abierta [con tu personal]. No siempre estuvimos preparados para todo, pero lo superamos.
Jody Padar: Redefiniendo cada proceso cuando encuentras una nueva tecnología para usar. Tiene que ser documentado primero antes de hacer el movimiento. También necesitas saber los problemas o tareas que estás resolviendo. Prefiero manejar la tecnología que la gente.
José Antunes: Entrenando a todos y familiarizándolos. Lo que recomiendo, dependiendo del tamaño de la empresa, es que asigne un campeón para cada oficina para supervisar ese entrenamiento y aprender bien ese producto.
¿Cómo estás manejando los problemas de integración?
Jody Padar: Básicamente, si [las aplicaciones de terceros] se integran, las usamos, pero si no lo hacen, seguimos teniendo aplicaciones que no se conectan a nada de lo que hacemos y las usamos de todos modos.
José Antunes: Lo mismo. Las integraciones se construyen cada día y es más fácil construirlas para la nube que para el escritorio.
¿Le ha sido útil este panel de discusión? ¿Qué preguntas harías sobre la migración a la nube?