A medida que el panorama de los seguros de salud continúa fluctuando, muchas pequeñas empresas de contabilidad se encuentran navegando por terrenos difíciles.
Además, en el tumulto de los costos crecientes, las responsabilidades administrativas cambiantes y la manipulación federal de los requisitos de los empleadores, cada vez más empresas buscan nuevas opciones para ofrecer beneficios de salud a los empleados. Una de estas opciones es el Acuerdo de Reembolso de Salud para Pequeños Empleadores (QSEHRA).
Aunque puede parecer una muestra de sopa de letras, la QSEHRA – o HRA de Pequeñas Empresas – es un nuevo beneficio de salud diseñado para ser una alternativa al seguro de grupo tradicional. Creada a través de un esfuerzo bipartidista del Congreso en diciembre de 2016, la HRA para pequeñas empresas permite a las empresas reembolsar a los empleados libres de impuestos por las primas de seguros de salud individuales y otros gastos médicos.
Por supuesto, como con cualquier beneficio creado a través del código de impuestos, hay unas cuantas trampas:
- El plan sólo está disponible para empresas con menos de 50 empleados a tiempo completo.
- Hay límites anuales en cuanto a lo que una empresa puede dar a sus empleados (4.950 dólares para empleados solteros y 10.000 dólares para empleados con una familia).
- Las empresas no pueden ofrecer diferentes cantidades de subsidios a los diferentes empleados, a menos que se distingan por la edad o la situación familiar.
Aún así, la HRA para pequeñas empresas sigue siendo una opción atractiva para sus clientes de pequeñas empresas que no pueden permitirse un plan de seguro de grupo y están interesados en el concepto de reembolso del seguro de salud. Si decide que este enfoque es adecuado para su empresa, hay algunas cosas que debe tener en cuenta al implementar su nuevo beneficio:
Ofrecer cantidades de subsidios mensuales de acuerdo con el estándar de la industria. Aunque la HRA para pequeñas empresas es nueva, el concepto de reembolsar a los empleados por el seguro médico no lo es. Aquí hay algunas cifras útiles para que las tengas en cuenta:
- Según el Informe de Reembolso del Seguro Médico para Pequeñas Empresas de 2017 de Zane Benefits, las empresas de contabilidad y contadores públicos públicos fijan un promedio mensual de 489 dólares por empleado para reembolsar las primas y otros gastos médicos. Por situación familiar, los montos promedio de la asignación fueron de 385 dólares por empleado soltero y 574 dólares por empleado con familia.
- Los montos de las prestaciones estándar también varían según el tamaño de la empresa. En general, las empresas de contabilidad más pequeñas tienden a dar cantidades de asignación más grandes. Las empresas con un solo empleado ofrecen un promedio de 354 dólares por empleado al mes, pero las empresas con dos o cinco empleados ofrecen un promedio de 573 dólares. Las firmas con entre seis y 10 empleados ofrecen $410 por empleado, y las firmas con entre 11 y 25 empleados ofrecen un promedio de $500.
Si está considerando una HRA para pequeñas empresas, estas cifras pueden servir como punto de referencia para lo que ofrecen sus pares y le permiten igualarla – o incluso superarla – mientras busca atraer y retener a los mejores talentos de la industria.
Trata de realizar ahorros de costos en comparación con el seguro de salud grupal. Por supuesto, una de las razones por las que las pequeñas empresas de contabilidad están interesadas en la HRA para pequeñas empresas es su potencial para ayudar a las empresas a fijar los costos y gastar menos que con un seguro de salud grupal comparable.
En general, si te aferras a las ofertas estándar de la industria, tienes una buena oportunidad de alcanzar este objetivo. De acuerdo con la Encuesta de Beneficios de Salud para Empleadores 2016 de la Fundación de la Familia Kaiser, las empresas estadounidenses que ofrecen seguro de salud grupal gastan un promedio de $442 al mes en empleados solteros y $1,072 en empleados con una familia para su póliza.
Comparativamente, las empresas de contabilidad que utilizan el reembolso del seguro médico gastan un promedio de 338 dólares al mes en empleados solteros y 477 dólares al mes en empleados con familia. Estas cifras reflejan cuánto están solicitando los empleados para el reembolso – una cantidad en dólares típicamente menor que la asignación ofrecida por la empresa.
Esto significa que, en comparación, las empresas de contabilidad que utilizan el reembolso del seguro médico en lugar de un plan de seguro colectivo gastan, en promedio, un 24 por ciento menos en empleados solteros y un 56 por ciento menos en empleados con familia.
Intente cubrir la mayor cantidad posible de las primas de sus empleados. Cuanto más pague por las primas de sus empleados, más valor le darán sus empleados al beneficio. Por lo tanto, no hace falta decir que debe tratar de cubrir la mayor cantidad posible de las primas de sus empleados. De nuevo, si sigue las ofertas estándar de la industria, es probable que alcance este objetivo.
El estudio de Kaiser encontró que las empresas suelen cubrir alrededor del 82 por ciento de la prima de un empleado con planes de seguro médico de grupo. Sin embargo, al utilizar el reembolso del seguro de salud, el estudio de Zane Benefits encontró que los negocios a menudo cubren el 100 por ciento de la prima individual del empleado.
Según un análisis de los intercambios de seguros médicos estatales y federales de 2016 del Instituto Urbano, la prima media del plan Silver de más bajo costo para un solo afiliado era de 283 dólares al mes (que oscilaba entre 195 dólares en Nuevo México y 684 dólares en Alaska). En su mayor parte, eso se cubre fácilmente con la asignación media de 385 dólares de las empresas de contabilidad que utilizan el reembolso del seguro médico.
Además, para asegurarse de seguir cubriendo la mayor cantidad posible de las primas de sus empleados, debe seguir la fluctuación anual de las tasas del mercado para las pólizas individuales en su estado. Esto le permitirá hacer ajustes similares a sus cantidades de asignación mensual y anual para sus empleados.
Cumplir con todas las leyes federales y códigos de impuestos pertinentes. La HRA para pequeñas empresas se estableció a través de la Ley de Curas del Siglo XXI, que hizo enmiendas a la Sección 213(d) del Código de Rentas Internas. Para mantenerse en conformidad con los estándares del gobierno, su empresa deberá adherirse a todos los lineamientos esbozados tanto en la legislación como en el código tributario federal.
Estos incluyen, pero no se limitan a:
- Elaboración de documentos de planes legales.
- Proporcionar una descripción resumida del plan.
- Cumpliendo con el requisito de notificación de 90 días de la ley.
- Revisar y guardar los documentos del seguro médico de los empleados según las normas del Departamento de Trabajo de EE.UU.
Si se descubre que no cumple con estos requisitos, su empresa podría incurrir en multas de hasta 100 dólares por día y por empleado. Por estos motivos, las pequeñas empresas suelen solicitar la ayuda de un administrador o una plataforma de software de terceros para ayudar a administrar la HRA.
Encontrar el éxito con una HRA de la pequeña empresa. Si bien la HRA para pequeñas empresas tiene algunas limitaciones y puede no ser una solución perfecta en todos los casos, representa una forma viable para que las pequeñas empresas de contabilidad ofrezcan un beneficio de salud y sigan siendo competitivas en la industria. Y con el apoyo bipartidista en el Congreso y en la Casa Blanca, es probable que la Ley de Derechos Humanos para Pequeñas Empresas se mantenga.
A medida que más empresas empiecen a adoptar este beneficio, será fundamental para su empresa considerar tanto las regulaciones gubernamentales como los estándares de la industria a la hora de elaborar el mejor plan para usted y sus empleados. Vigile a sus compañeros y a los datos del mercado, y podrá encontrar una solución que ayude a su empresa a prosperar.