Antes de que tu empresa pueda mejorar, tienes que tomar medidas para saber lo que no sabes, por así decirlo. Usted y su liderazgo perciben que los clientes pueden estar descontentos, la seguridad puede estar detrás de la bola de ocho, y la productividad de los empleados está baja – y su rendimiento de TI puede estar impulsando estos desafíos.
En esencia, primero debes preguntar:
- ¿Cuáles son las causas fundamentales de sus problemas informáticos?
- ¿Cuáles son sus puntos fuertes?
- ¿Es una cuestión de capital humano?
- ¿Es un problema de hardware?
- ¿Sus diversos sistemas no se hablan entre sí?
- ¿Sus empleados necesitan ser entrenados?
¿Por qué la autoevaluación?
A menudo la primera vez que se evalúa un sistema informático heredado es justo antes de su eliminación, lo que es bastante normal. Pero un paso provisional debe ser tomado por la dirección de la empresa CPA: ¡planear con antelación! La primera parte de la planificación por adelantado es llevar a cabo una completa autoevaluación del estado actual de su programa de TI.
Vemos esto todo el tiempo en las empresas de CPA. Su sistema de legado se ha convertido en un desorden contorsionado de software, hardware y fuentes de datos que se han añadido y alterado durante años sin una estrategia global más profunda y unificadora.
El primer paso para construir un ecosistema informático unificado y ágil es hacer una inmersión profunda en su sistema de legado. Y sí, esto llevará tiempo; puede ser un poco doloroso y requerirá una reordenación de las prioridades, pero este dolor se ve empequeñecido por el daño potencial causado por un colapso de la red durante la temporada de impuestos o una brecha en la seguridad de los datos que destruye su reputación.
Cuando lo pones en ese contexto, examinar tu programa profundamente y hacer las siguientes preguntas no parece tan doloroso, ¿verdad? Así que, mira tu programa de IT con las siguientes categorías y preguntas en mente.
Dónde mirar, en general
Si su sistema informático heredado es un Frankenstein tecnológico compuesto de partes atascadas y no relacionadas que apenas funcionan, es hora de actuar. Identificar dónde mirar dentro de su pantano informático puede ser paralizante. Sin embargo, si te centras en las siguientes categorías generales y aplicas algunas de las preguntas mencionadas anteriormente, comenzarás a avanzar por el camino correcto:
- Inventario de software y hardware
- Herramientas de seguridad, procesos y documentación
- Procesos de parcheo y actualización
- Características y funcionalidad requeridas (lo que tienes y lo que necesitas)
- Rendimiento y capacidad del personal de TI
- Seguimiento y análisis de los tiempos de inactividad
- Comentarios de la experiencia del cliente
- Aportes y encuestas de los empleados
- Capacitación de empleados
- Análisis de costo-beneficio de la nueva contratación de TI frente a la contratación externa
Qué es lo siguiente que hay que preguntar, en general
– ¿Qué hardware tienes?
– ¿Dónde están alojados sus datos?
– ¿Qué licencias de software tiene?
– ¿Dónde está su documentación y está actualizada?
– ¿Está actualizado su software de seguridad?
– ¿Tiene un plan de recuperación de desastres y continuidad de negocios y está probado?
– ¿Sus diversos programas de software y sistemas se comunican correctamente?
– ¿Tiene un programa de entrenamiento en ciberseguridad y una guía actualizada?
– ¿Qué parches y actualizaciones de software están desactualizados?
– ¿Cuándo fue la última vez que sus empleados de la empresa CPA fueron entrenados en temas relacionados con la IT?
– ¿Cómo está afectando el bajo rendimiento de la TI a la experiencia del cliente?
– ¿Cuál es la frecuencia y la duración del tiempo de inactividad causado por problemas relacionados con la tecnología de la información?
– ¿Cómo se desempeña su persona de TI o su pequeño equipo? ¿Están abrumados? ¿Esto se debe a la falta de personal o a la ineficiencia de la TI?
Estas son sólo unas cuantas categorías y preguntas para empezar a construir un marco para una auto-auditoría de su sistema de TI y cómo impacta en su negocio.
Tu auditoría de TI no te dará todas las respuestas – Hazlo de todas formas
También es importante señalar que su autoevaluación no dará todas las respuestas. De hecho, podría plantear más preguntas. Dicho esto, si su infraestructura de TI heredada tiene dificultades, es muy probable que usted y su equipo no tengan una visión (o tal vez ni siquiera una pista) de lo que lo está aquejando porque el problema ha estado ahí durante mucho tiempo y está profundamente enredado.
Pero esto es lo que el ser proactivo y la autoevaluación de su IT le proporcionará: Un reconocimiento en toda la empresa de que el cambio debe ocurrir y una mayor (aunque no completa) conciencia de sus fortalezas, debilidades y desconocidos.
Esta nueva conciencia reducirá el riesgo de que usted gaste dinero en el hardware o software equivocado, o, peor aún, que seleccione el socio de TI equivocado que agota sus recursos y empeora las cosas. La auditoría de TI permitirá a su equipo contar con los conocimientos necesarios para encontrar una solución que tenga más sentido para la organización.
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