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Guía del contador para el impuesto sobre las ventas en línea

Así como la venta a través de minoristas en línea ha cambiado drásticamente la forma en que sus clientes hacen negocios, también ha cambiado la forma en que los contadores piensan acerca de los impuestos sobre las ventas.

Durante años, los consumidores compraban en línea, protegidos del impuesto sobre las ventas, pero con el aumento del gasto en línea en Amazon, Etsy y otros mercados en línea, las jurisdicciones fiscales locales han tomado nota de los millones de dólares de ingresos fiscales perdidos por impuestos sobre las ventas, y están trabajando para obtenerlos.

Guía del contador para el impuesto sobre las ventas en línea
Guía del contador para el impuesto sobre las ventas en línea

Estos son tiempos rápidos y cambiantes para Amazon y otros minoristas en línea y también para los estados individuales. Rutinariamente escuchamos cómo los estados están tratando de aumentar los ingresos fiscales de las ventas remotas. Por ejemplo, a partir del 1 de enero de 2018 Amazon está recolectando y remitiendo el impuesto de ventas del estado de Washington sobre las ventas en mercados de terceros.

Amazon recauda y remite el impuesto sobre sus propias ventas en todos los estados con un impuesto sobre las ventas, pero sólo recauda y remite sus ventas a terceros en un puñado de estados. A partir del 1 de abril de 2018, Amazon está recaudando el impuesto de ventas en nombre de terceros vendedores en Pennsylvania y Puerto Rico.

Y, en ciertos estados (por ejemplo, Massachusetts y Rhode Island), Amazon ha aceptado entregar la información del vendedor al Departamento de Hacienda del estado. Entretanto, varios estados están aplicando requisitos de notificación y presentación de informes para los vendedores que no cobran, a fin de alentarlos a cobrar y facilitar la aplicación del cumplimiento de los impuestos sobre el uso.

Cartilla de impuestos de ventas para sus clientes vendedores de Amazon

Con el continuo crecimiento en curso y la necesidad de encontrar eficiencias, Amazon ha echado raíces en numerosos estados abriendo almacenes para mantener el inventario de productos. Tener este tipo de presencia física en un estado expone a Amazon al nexo de estado – un criterio crítico para que un estado requiera la recaudación de impuestos sobre las ventas, la presentación y el envío de remesas.

Nexo

Uno de los conceptos clave para determinar la carga del impuesto sobre las ventas es la presencia física. Nexus se define como una “conexión o presencia dentro de un estado” y es lo primero que quieres considerar cuando miras cómo tu cliente de comercio electrónico manejará la exposición al impuesto de ventas.

Para la mayoría de los negocios, esto comienza con el estado de origen del cliente. Un cliente tendrá un nexo dondequiera que su negocio tenga su sede (suponiendo que el estado de origen tenga un impuesto sobre las ventas), lo que significa que debe recaudar y reportar el impuesto sobre las ventas de los bienes gravables vendidos a través de Amazon y cualquier otra plataforma de comercio electrónico, así como tiendas de ladrillos y mortero.

Sin embargo, muchos negocios operan más allá de las fronteras de su estado de origen, ya sea que tengan una oficina remota, un vendedor ambulante o un producto almacenado en un almacén estatal en otros estados. Muchos estados están ampliando su definición de nexo para captar más ingresos por impuestos sobre las ventas de vendedores remotos y están trabajando para obtener la parte que les corresponde de los ingresos fiscales.

Registro estatal

Una vez que haya determinado si su cliente tiene nexos en un estado, el siguiente paso es registrarlo en el Departamento de Ingresos del Estado para recaudar el impuesto sobre las ventas. Esto se puede hacer en línea visitando el sitio web del DOR del estado correspondiente y completando el proceso de registro.

Una vez que la solicitud haya sido procesada, su cliente recibirá un permiso de impuesto sobre las ventas que le permitirá cobrar el impuesto sobre las ventas de sus clientes en línea a una tasa determinada por la autoridad tributaria local.

Recaudación del impuesto sobre las ventas

Amazon recauda y remite el impuesto sobre sus propias ventas en todos los estados que tienen un impuesto sobre las ventas. Sin embargo, actualmente Amazon sólo está obligada a recaudar y remitir en nombre de terceros vendedores en Washington y Pensilvania y Puerto Rico. En la mayoría de los demás estados, sólo recauda el impuesto en nombre de los vendedores que se lo piden, y luego pagan a Amazon por ese servicio.

Sus clientes deben cobrar y remitir el impuesto sobre las ventas de las transacciones imponibles dondequiera que tengan nexo. Se les exige que proporcionen documentos y registros que indiquen el importe del impuesto sobre las ventas por separado para que sus clientes puedan ver fácilmente el importe de su impuesto sobre las ventas. Para los vendedores de ladrillos y mortero, esto no suele ser un problema, ya que los recibos de venta y los sistemas de pago están configurados para imprimir los importes por separado.

Sin embargo, para los vendedores en línea, la página del “carrito de compras” tiene que imitar esta presentación, enumerando el cálculo del impuesto sobre las ventas por separado del costo del artículo comprado.

El impuesto sobre las ventas recaudado pertenece a la autoridad tributaria correspondiente (por ejemplo, el estado, la ciudad, el condado o el distrito especial). Es importante recordar que cuando una empresa recauda el impuesto sobre las ventas no está recaudando ingresos por ventas y los fondos nunca deben ser tratados como tales. Las empresas sólo sirven como fideicomisarios o custodios de estos fondos hasta que esos impuestos sean remitidos al estado.

Sourcing the Sales: Estados de origen vs. Estados de destino

La determinación de las tasas de impuestos a aplicar a una venta depende de la “fuente”. El abastecimiento es complicado, ya que las reglas de abastecimiento funcionan de manera diferente si su cliente es un vendedor remoto, es decir, si está basado en un estado y vende en otro estado donde tiene nexo (una obligación de cobrar el impuesto sobre las ventas).

Una descripción muy básica: Los Estados tienen un origen o un destino basado en el origen. Algunos estados basan el impuesto sobre las ventas en el origen de la venta – donde se encuentra el vendedor; otros basan el impuesto sobre las ventas en el destino – el lugar donde el comprador toma posesión del artículo vendido. Como vendedor, es importante que su cliente sepa si usted se encuentra en (y vende en) un estado de origen o de destino.

Presentación de declaraciones de impuestos sobre las ventas

A su cliente se le asignará un calendario de presentación de impuestos de venta basado en la cantidad de impuestos de venta que recauden. Cada estado pregunta a un nuevo vendedor cuánto espera tener en ventas y usa ese número para determinar un calendario de presentación. Si el vendedor no tiene idea de cuánto tendrá en ventas, el estado puede elegir poner a ese vendedor en un calendario de presentación anual.

Sin embargo, con más ingresos viene más impuesto de ventas recaudado. A medida que el negocio de su cliente crece, verá que el calendario de presentación se acelera de anual a trimestral y eventualmente mensual. Y,

Las autoridades tributarias estatales siempre están ansiosas por obtener los dólares de impuestos que les corresponden y, como se mencionó anteriormente, los estados están interviniendo para cobrar más agresivamente a los vendedores en línea. Además de conocer la tasa correcta a cobrar, es importante que sus clientes conozcan los de cada estado sobre qué productos y servicios están gravados o exentos, quién paga los impuestos y cuándo se presentan los impuestos de venta y uso.

En la Parte 2 de esta guía, revisaremos cómo Amazon recauda el impuesto sobre las ventas de sus vendedores en el mercado y algunas de las complicaciones que sus clientes de comercio electrónico pueden encontrar.