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Guía del contador para el impuesto sobre las ventas en línea – Parte 2

Así como la venta a través de minoristas en línea ha cambiado drásticamente la forma en que sus clientes hacen negocios, también ha cambiado la forma en que los contadores piensan y administran el impuesto sobre las ventas de sus clientes.

En la Parte 2 de esta guía, revisamos cómo los vendedores de Amazon manejan los impuestos de venta y algunas de las complicaciones que sus clientes pueden encontrar.

Guía del contador para el impuesto sobre las ventas en línea – Parte 2
Guía del contador para el impuesto sobre las ventas en línea – Parte 2

Cumplimiento por parte de Amazon

Amazon ha creado una de las redes de cumplimiento más avanzadas del mundo. Con Fulfillment by Amazon (FBA), los productos se almacenan en los centros de cumplimiento de Amazon en los Estados Unidos. Los servicios de Fulfillment ofrecidos por Amazon incluyen estos importantes servicios:

  • Almacenamiento o depósito de inventario
  • Procesamiento de pedidos
  • Recogida y empaquetado del inventario
  • Envío
  • Servicio de atención al cliente y gestión de devoluciones

¿Cómo afecta esto a la obligación de su cliente de cobrar el impuesto sobre las ventas? Como se mencionó en la Parte 1, un criterio para establecer el nexo en un estado es tener el producto almacenado dentro de ese estado. Tener nexo en un estado significa que su cliente necesita registrarse en el Departamento de Hacienda del estado para recaudar y remitir el impuesto sobre las ventas dentro de ese estado.

Vamos a considerar cómo su cliente puede manejar mejor su exposición a los impuestos al participar en Fulfillment by Amazon. La red de centros de cumplimiento de Amazon abarca los siguientes estados, a la fecha de este escrito. En algunos casos, el estado alberga almacenes de cumplimiento mientras que en otros, el estado alberga centros de clasificación. Actualmente hay 27 estados que tienen una combinación de ambos, que incluyen:

  1. Arizona
  2. California
  3. Colorado
  4. Connecticut
  5. Delaware
  6. Florida
  7. Georgia
  8. Illinois
  9. Indiana
  10. Kansas
  11. Kentucky
  12. Maryland
  13. Massachusetts
  14. Michigan
  15. Minnesota
  16. Nevada
  17. New Hampshire
  18. Nueva Jersey
  19. Carolina del Norte
  20. Ohio
  21. Pennsylvania
  22. Carolina del Sur
  23. Tennessee
  24. Texas
  25. Virginia
  26. Washington
  27. Wisconsin

Los vendedores de comercio electrónico deben conocer las reglas de cada uno de estos estados.Por ejemplo, algunos estados como Pensilvania sostienen que los servicios de cumplimiento son gravables. Otros estados no son tan claros, indicando indirectamente a través de encuestas que los servicios de FBA de Amazon son una actividad creadora de nexos. Muchos otros estados afirman que cualquier actividad que abre o impulsa un mercado existente crea nexos para el vendedor.

Cómo Amazon recauda el impuesto sobre las ventas

Amazon recauda el impuesto sobre las ventas de los 45 estados que tienen un impuesto sobre las ventas, también el Distrito de Columbia y Puerto Rico, y algunas jurisdicciones locales. Los artículos sujetos a impuestos vendidos a través de Amazon se gravan en base al precio total de venta del artículo.

Este precio incluye varios componentes, entre los que se encuentran los gastos de envío, manipulación y flete a nivel de artículo, los descuentos a nivel de artículo y los gastos de envoltura de regalos. En el nivel de pedido, también hay una asignación de gastos de envío y manipulación y descuentos.

Vacaciones del impuesto sobre la venta

Las vacaciones del impuesto sobre las ventas son un período temporal durante el cual no se cobra ni se paga el impuesto estatal sobre las ventas de los artículos que cumplen los requisitos. Hay dos tipos principales de vacaciones fiscales; el primero generalmente precede al comienzo del año escolar, permitiendo a los consumidores comprar artículos educativos como ropa, computadoras y útiles escolares libres de impuestos. El segundo generalmente se programa antes del comienzo de la temporada de huracanes prevista y permite a los consumidores comprar suministros de preparación para huracanes libres de impuestos.

Los Estados también conceden exenciones fiscales a las ventas para fomentar la eficiencia energética, celebrar la segunda enmienda, y más. Amazon participa en las vacaciones del impuesto sobre las ventas, así que tened en cuenta que durante estos períodos, va en contra de la ley cobrar el impuesto estatal sobre las ventas a las ventas de bienes que cumplan con los requisitos en los estados que cumplan con los requisitos. Sin embargo, a veces se aplican impuestos locales sobre las ventas.

Gestión de reembolsos y exenciones

El importe total del impuesto sobre las ventas aplicado a un pedido depende de una serie de factores, entre ellos el tipo de producto que se adquiere, la ley del impuesto sobre las ventas en la dirección de envío y también a quién se vende el artículo. Algunos compradores se consideran exentos del impuesto sobre las ventas.

Si sus clientes están inscritos en el programa FBA de Amazon, el cumplimiento de los impuestos de venta de Amazon incluye la gestión de los reembolsos y el manejo de los compradores exentos de impuestos.

Para recibir un reembolso del impuesto sobre las ventas en un estado determinado, el comprador debe presentar al vendedor su documentación de exención de impuestos para ese estado. Si su cliente no está inscrito en el programa FBA de Amazon sino que está vendiendo en línea, puede encontrar clientes que lo contacten directamente para solicitar el reembolso del impuesto sobre las ventas.

Compradores exentos

Algunos compradores están exentos del impuesto sobre las ventas, por ejemplo, las organizaciones sin fines de lucro u otros grupos caritativos, religiosos o educativos reconocidos. Si su cliente vende a organizaciones exentas del impuesto sobre las ventas, éstas deben recaudar y mantener los certificados de exención de manera adecuada.

Pueden surgir complicaciones comunes con los certificados de exención, como el cambio de nombre o número de registro de la empresa por parte del comprador, o ligeras incompatibilidades en el nombre de la empresa. Puede ayudar a sus clientes de comercio electrónico a encontrar un proceso para mantener y mantener los certificados de exención exactos. Una documentación deficiente puede causar problemas graves si su cliente es auditado alguna vez.

Mejores Prácticas: Mantenimiento de registros y evitación de auditorías

Sus clientes, que son vendedores de comercio electrónico, tienen una carga especial en el mantenimiento de los registros de impuestos de ventas porque normalmente están realizando transacciones en más de un estado. Deben mantener las licencias de impuestos de ventas no sólo en su lugar de residencia, sino también en aquellos estados en los que tienen nexos. Si no siguen cuidadosamente las normas que se aplican a cada transacción en cada estado en el que hacen negocios, los vendedores se exponen a graves problemas de responsabilidad.

Es la necesidad de manejar tantas partes móviles que ponen a los vendedores en problemas y de cometer lo que puede ser el error número uno en la contabilidad del impuesto sobre las ventas: Simplemente no pagan lo que deben a quien lo deben.

Para evitar cometer este gran error en la contabilidad del impuesto sobre las ventas, aquí hay algunas pautas básicas para sus clientes:

  • Establezca cuentas separadas para cada estado donde se requiera la recaudación del impuesto sobre las ventas, y asegúrese de que la presentación se haga a tiempo.
  • Asegúrate de que tienes permisos de impuestos de venta en cada estado que lo requiera, pero no cobres impuestos en los estados donde no se te requiera.
  • Registrar correctamente la responsabilidad fiscal en la cuenta de cada estado, hacer un seguimiento de cada transacción entrante y saliente, y remitir los impuestos a los estados correctos. Remitirlos a los estados equivocados y no pagar a los estados que realmente debes puede llevar a penalidades.
  • Rastree y documente cuidadosamente cada pago, incluyendo los reembolsos, y concilie sus saldos cada vez que remita un pago a los estados a los que se deben los impuestos.
  • Revise frecuentemente sus registros de impuestos de ventas para asegurarse de que están siendo administrados correctamente. Las autoridades fiscales esperan que se cumplan las normas, no excusas.
  • Si usted obtiene voluntariamente un permiso en un estado, asegúrese de recaudar impuestos y remitir las declaraciones y pagos en ese estado.
  • Asegúrate de que tu cuenta no acumule los impuestos recaudados. Hay veces que debería estar vacía de fondos porque has pagado los impuestos.
  • No dejes que el negocio de mantener tus libros de impuestos de ventas se caiga por el camino. Evita el mayor error de todos, no pagar a quien debes cuando debes, y los dolores de cabeza que vienen con ello.

Si usted o su cliente nunca han pasado por una auditoría de impuestos de ventas antes, puede ser una perspectiva desalentadora. La auditoría promedio suele durar de 30 a 45 días y los auditores pueden estar en el lugar de trabajo de dos a cuatro semanas.

La capacidad de su cliente de probar que ha cobrado y remitido la cantidad correcta de impuestos es fundamental para el proceso.