Guardar las hojas de cálculo de Excel como archivos PDF se ha hecho cada vez más fácil a lo largo de los años, pero aún así puede requerir más esfuerzo del necesario. Cuando se guarda un documento como PDF, muchos usuarios hacen varios clics con el ratón en el menú Archivo en lugar de elegir PDF como tipo de archivo en el cuadro de diálogo Guardar como de Excel. Sin embargo, esta técnica se puede racionalizar aún más con un solo clic de ratón o un atajo de teclado. El envío por correo electrónico de una hoja de cálculo como archivo adjunto de PDF puede simplificarse de la misma manera, como explicaré en este artículo.
La posibilidad de guardar las hojas de cálculo de Excel como documentos PDF se introdujo en Excel 2007. Si utiliza Excel 2007 y no tiene la capacidad de guardar documentos como PDF, instale el Service Pack 3 para añadir esta función junto con un paquete acumulativo de correcciones de errores. Los usuarios de Excel 2003 deben instalar un generador de PDF de terceros, como el PrimoPDF gratuito. Los pasos exactos para guardar un documento en formato PDF varían dependiendo de su versión de Excel:
Figura 1: Excel 2013: Haga clic en Archivo, Exportar y luego en Crear PDF/XPS, o haga doble clic en el comando Crear Documento PDF/XPS.
Figura 2: Excel 2010: Haga clic en Archivar, Guardar y Enviar, Crear documento PDF/XPS y luego Crear PDF. Salte un paso haciendo doble clic en el comando Crear documento PDF/XPS.
Figura 3: Excel 2007: Haz clic en el botón de Office, elige Guardar como y luego PDF o XPS.
Un enfoque más sencillo en Excel 2007 y posteriores es elegir el comando Guardar como en el menú Archivo, y luego cambiar el Tipo de archivo a PDF. Para ello, haga clic en el campo Tipo de archivo y luego escriba la letra P, como se muestra en la Figura 4.
Figura 4: En Excel 2007 y posteriores se puede elegir PDF en el cuadro de diálogo Guardar como. Pulsa P en el campo Tipo de guardar como para seleccionar rápidamente el formato PDF.
Además de guardar los documentos en formato PDF, también puede enviarlos por correo electrónico como archivos adjuntos desde dentro de Excel:
Figura 5: Excel 2013: Haz clic en File, Share, Email, y luego en Send as PDF.
Figura 6: Excel 2010: Haz clic en Archivo, Guardar y Enviar, y luego en Enviar como PDF.
Figura 7: Excel 2007: Haz clic en el botón de Office, elige Enviar y luego Enviar por correo electrónico como archivo adjunto de PDF.
Navegar por el menú Archivo se vuelve rápidamente oneroso si guardas o envías frecuentemente por correo electrónico archivos adjuntos en PDF, por lo que te complacerá saber que existe una técnica oculta mediante la cual puedes crear un icono que también tiene un atajo de teclado. Podemos agregar este icono a la Barra de Herramientas de Acceso Rápido, pero llegar hasta allí implica un poco de matiz.
La barra de herramientas de acceso rápido suele aparecer en la esquina superior izquierda de Excel, aunque se puede reposicionar para que aparezca debajo de la cinta. Para ello, haz clic con el botón derecho del ratón en la Barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación, selecciona Mostrar barra de herramientas de acceso rápido debajo de la cinta. Hacerlo significa que perderás una fila en el área de la hoja de trabajo, por lo que normalmente la dejo en la parte superior de la pantalla.
Para añadir más iconos a la barra de herramientas de acceso rápido:
1. Como se muestra en la figura 8, haga clic en la flecha al final del menú y luego elija Más comandos. También puede hacer clic con el botón secundario en el menú y elegir Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido. Cualquiera de las dos acciones mostrará el cuadro de diálogo Opciones de la barra de herramientas de acceso rápido de Excel.
2. Elija la pestaña Archivo de la lista Elegir Comandos.
3. Desplácese hacia abajo y haga doble clic en Enviar por correo electrónico como archivo adjunto PDF para crear un atajo para enviar por correo electrónico las hojas de cálculo como archivos PDF. Al hacer doble clic en el comando se puede omitir el botón Agregar.
4. Desplácese hacia abajo y haga doble clic en el primer comando Guardar como otro formato. Asegúrese de elegir el primer comando Guardar como otro formato y no el segundo.
5. 6. Haz clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel.
Figura 8: Sigue estos pasos para añadir los dos comandos a tu barra de herramientas de acceso rápido.
6. 7. Haz clic en la flecha junto al icono Guardar como otro formato, haz clic con el botón derecho del ratón en PDF o XPS y selecciona Añadir a la barra de herramientas de acceso rápido. Esto agregará un tercer nuevo icono a su Barra de herramientas de acceso rápido, como se ilustra en la Figura 9.
7. 8. Haga clic con el botón derecho del ratón en Guardar como otro formato y elija Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.
En este punto tienes dos nuevos iconos que te permiten enviar por correo electrónico o guardar una hoja de cálculo de Excel como un archivo PDF con un solo clic del ratón. Como una ventaja adicional, si presionas la tecla Alt, Excel revelará atajos de teclado numérico para estos iconos. Como se muestra en la Figura 9, mi atajo de teclado para enviar por correo electrónico un archivo PDF es Alt-4, mientras que para guardarlo como un archivo PDF es Alt-5. Los números se asignan en base al orden en que aparecen los iconos en la barra de herramientas de acceso rápido, por lo que los números de los atajos pueden variar.
Figura 9: Ahora tienes dos iconos separados que te permitirán enviar o guardar una hoja de cálculo como un archivo PDF.
Es un eufemismo decir que Excel está lleno de matices, y en este caso ten en cuenta que tendrás que pulsar las 4 o 5 teclas de la parte superior del teclado. Si utilizas Alt y un número en tu teclado numérico terminarás insertando un símbolo en la celda activa de tu libro de trabajo en lugar de convertir tu hoja de cálculo en un PDF.
Sobre el autor:
David H. Ringstrom, contador público, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que presta servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, enseña webcasts para CPE Link , y escribe artículos independientes sobre Excel para AccountingWEB , Going Concern , et. al.