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Gestión del riesgo en la selección del sistema de la empresa

Sinopsis

La gestión del riesgo operacional se pasa por alto en gran medida en los proyectos de selección de empresas, pero esa supervisión puede tener importantes repercusiones en el costo y en la ejecución.

Gestión del riesgo en la selección del sistema de la empresa
Gestión del riesgo en la selección del sistema de la empresa

Estos principios se aplican independientemente del tamaño de la empresa, del software que busque y de si está basado en la nube o en una premisa.

Problema

Piense en la selección de software empresarial como un ejercicio de gestión de riesgos. El cambio o la introducción de una solución de software empresarial planteará una o más – generalmente todas – de estas preguntas :

  • ¿cómo cambiará el sistema que elegimos nuestro negocio?
  • ¿cómo afectará la aplicación de esa solución a nuestros procesos?
  • ¿cómo afectará esa implementación a las personas de las que dependemos para ejecutar el sistema y los procesos?

Cualquiera de ellas tiene la capacidad de aumentar el riesgo operacional y descarrilar un proyecto si ese riesgo no se gestiona adecuadamente. Así que la cuestión del riesgo y cómo afecta a su negocio es crucial para su decisión de selección. Ignorarlo te deja vulnerable a costos inesperados y no cuantificados en la ejecución.

Implicaciones

Con demasiada frecuencia, los riesgos que entraña el cambio de sistemas, procesos y personas se ignoran en el proceso de selección y se dejan para su aplicación. En realidad el riesgo conlleva un costo que debe ser reconocido e incluido en el caso de negocios de selección ya que ese costo forma parte del Costo Total de Propiedad. El no reconocer este costo da como resultado un proyecto de implementación con fondos insuficientes y pone a ese proyecto bajo presión. Los proyectos de selección son una perspectiva comprensiblemente desalentadora, por lo que no tiene sentido aumentar el riesgo de seleccionar la solución equivocada tratando de eludir o acortar el proceso. Ignoren este principio y les espera un mundo de dolor. Las decisiones rápidas invariablemente conducen en cierto grado a..:

  • mal ajuste a las necesidades
  • implementación costosa con múltiples personalizaciones o soluciones provisionales
  • integraciones complejas
  • desafección del usuario
  • decisiones comerciales ineficientes basadas en datos deficientes, inexactos o incoherentes

todo lo cual aumenta el riesgo y da lugar a un costo y un tiempo adicionales en la aplicación. En casos extremos puede llevar a reimplementar la solución o a cancelar la aplicación por completo. En cualquier caso, la falta de gestión del riesgo es un factor que contribuye al fracaso de la aplicación del sistema. La raíz de ese fracaso es no comprender y abordar el riesgo operacional en el proceso de selección.

Solución

Seguir estas directrices ayudará a mantener el riesgo dentro de límites aceptables y a mejorar la expectativa de una aplicación exitosa :

  • considerar el mercado de todo el sistema .  Las herramientas de selección “libre” representan un subconjunto del mercado de soluciones. No cubren todas las opciones de solución ni descomponen esos sistemas a un nivel adecuado que justifique su inclusión en una lista de selección sin un esfuerzo adicional significativo
  • evitar las recomendaciones de boca en boca . Cada negocio es diferente, incluso en la misma industria. La industria puede ser la misma pero la forma en que los negocios operan difiere en formas sutiles, y no tan sutiles. Lo que funciona para un negocio puede no funcionar para otro. Por lo tanto, aceptar una recomendación de boca en boca aumenta el riesgo de una decisión errónea
  • adoptan un enfoque empresarial holístico .  Los sistemas no funcionan de manera aislada, por lo que es importante identificar dónde y cómo afectará una solución a otras partes del negocio que aparentemente no se ven afectadas por esa solución. Sin este punto de vista no es posible determinar el verdadero proceso empresarial de extremo a extremo
  • reconocer el costo del riesgo en la selección . La construcción de una matriz de riesgo por sistema, proceso y personas le ayudará no sólo a identificar cómo un riesgo permea su negocio, ayudándole a cuantificar ese riesgo en términos financieros, sino que también proporciona claridad para que usted y su proveedor mitiguen esos riesgos en la implementación