Con más de 10.000 jurisdicciones fiscales en las que Amazon puede vender y enviar productos a los clientes, la gestión de los procesos de impuestos sobre las ventas y la presentación de informes puede ser un desafío de enormes proporciones, ya que los pasos en falso o el incumplimiento de los plazos de presentación de informes dan lugar a sanciones dolorosas y costosas.
Dado que muchos vendedores de Amazon FBA son pequeños y pueden no tener mucha experiencia con las funciones de impuestos de ventas, es fundamental que al menos aprendan lo básico, o que encuentren un profesional de la contabilidad con experiencia en el manejo de los asuntos de impuestos de ventas de comercio electrónico.
Los vendedores de FBA, o Fulfillment de Amazon, son pequeñas empresas que utilizan Amazon para vender sus productos, o actúan como intermediarios para vender productos de otro fabricante, y que hacen que Amazon gestione su inventario y el envío a los clientes. Si la empresa fabrica el producto por sí misma o hace que lo haga un tercero, debe organizar el envío de su inventario a un almacén de Amazon FBA.
Amazon promueve este proceso como un programa simple y casi sin manos para las pequeñas empresas, ya que los procesos de cumplimiento de los clientes son atendidos, por una cuota, por supuesto. Sin embargo, estas pequeñas empresas siguen siendo responsables de la declaración y el pago de los impuestos sobre las ventas.
¿Qué son los impuestos sobre las ventas?
La mayoría de los consumidores tienen por lo menos un conocimiento pasajero de los impuestos sobre las ventas, que son utilizados por los estados y los gobiernos locales para financiar una variedad de programas, incluyendo infraestructura, educación, programas sociales, policía, bomberos, bibliotecas y otros proyectos. Al hacer la mayoría de las compras al por menor, se añade un pequeño porcentaje al costo, con las tasas establecidas por cada estado, y a menudo con una tasa adicional cobrada por las ciudades locales.
En algunos lugares, puede haber impuestos sobre las ventas recaudados por el estado, la ciudad, el condado y jurisdicciones fiscales especiales, como los distritos de tránsito. El minorista debe informar periódicamente (por lo general mensual o trimestralmente) sobre sus datos de ventas y el monto de los impuestos que recaudó de esas ventas, y remite los impuestos a los organismos fiscales estatales o locales correspondientes.
Todos los estados de los Estados Unidos tienen un impuesto sobre las ventas a nivel estatal, excepto Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire y Oregón, aunque Oregón ha implementado recientemente un impuesto especial sobre la venta de bicicletas que debe ser recaudado y remitido por el vendedor, similar a los impuestos sobre las ventas. Los estados sin impuestos sobre las ventas también tienen impuestos municipales sobre las ventas en muchas ciudades.
Para los negocios más pequeños con un bajo volumen de ventas, o con ventas en un solo lugar de ladrillos y mortero, el proceso puede ser bastante simple. Pero cuando los volúmenes de ventas crecen, cuando se realizan ventas a compradores exentos, o cuando las ventas comienzan a expandirse a clientes en nuevas ubicaciones (ya sea desde la apertura de un nuevo frente de tienda, o a través de ventas en línea), mantenerse al día con las transacciones, las diferentes tasas de impuestos sobre las ventas, y las normas de presentación de informes y los plazos a esos diferentes organismos fiscales puede salirse de control rápidamente.
¿Están las ventas de tus clientes minoristas sujetas a impuestos?
La antigua regla general para los impuestos sobre las ventas se estableció en el caso Quill contra Dakota del Norte, un caso del Tribunal Supremo de 1992 en el que se determinó que el minorista por catálogo no necesitaba recaudar impuestos sobre las ventas en las transacciones que realizaba a clientes situados en estados en los que la empresa no tenía presencia física. Este es el concepto de nexo, pero en la era digital ha sido muy revisado.
Con el comercio electrónico conectando a vendedores y compradores en todo el país y alrededor del mundo, muchos pequeños minoristas ahora se considera que tienen nexos en estados donde podrían pensar que no los tienen.
Esto es especialmente cierto para los vendedores de FBA de Amazon, ya que Amazon mantiene oficinas, almacenes y otras instalaciones en más de 20 estados de los EE.UU., y cuestiones como el drop-shipping y las relaciones con terceros afiliados también pueden dar lugar a nexos. En esencia, esto significa que todos los vendedores FBA son responsables de recaudar y remitir los impuestos sobre las ventas casi en todos los lugares donde se encuentran sus clientes. Los vendedores de la FBA tendrán que solicitar un permiso de impuesto de ventas de cada estado al que tendrán que informar de los impuestos de ventas. Es importante señalar que, una vez que un vendedor tiene un permiso para el impuesto sobre las ventas, se le puede exigir que siga informando a ese estado incluso durante los períodos en que no se hayan recaudado impuestos sobre las ventas para esa jurisdicción.
Hay algunas excepciones, como los compradores que están exentos de impuestos sobre las ventas, como las organizaciones sin fines de lucro y las entidades gubernamentales. Además, algunas empresas, por lo general fabricantes que no venden su producto a los consumidores en general, pueden no necesitar recaudar impuestos sobre las ventas a revendedores o empresas que utilizan su producto para fabricar un nuevo producto.
Otras cuestiones de tributación
Además de hacer un seguimiento de los frecuentes cambios en las tasas de impuestos sobre las ventas en cada una de las jurisdicciones en las que se encuentran sus clientes, las pequeñas empresas también deben mantenerse al día con las disposiciones de tributación. Por ejemplo, el chicle puede estar sujeto al impuesto sobre las ventas en un estado, pero no en otro, donde puede ser considerado como un alimento.
Asimismo, un bagel en la ciudad de Nueva York puede estar sujeto al impuesto sobre las ventas si se vende preparado (es decir, tostado y con queso crema), y no sujeto a impuestos si se vende sin preparar. Hay miles de variaciones de las reglas de tributación como esta en todos los estados y dependiendo de la naturaleza de la venta y la clasificación del artículo.
Muchos estados y ciudades también tienen vacaciones de impuestos sobre las ventas, a menudo en la temporada de compras del regreso a la escuela, pero también para cuestiones como la preparación para desastres y la concienciación sobre las armas de fuego. Algunos estados también cobran impuestos sobre las ventas por los gastos de envío. La mayoría de las empresas no pueden llevar un registro manual de todos estos problemas de tributación y de las vacaciones de impuestos sobre las ventas, por lo que es fundamental que recurran a un sistema automatizado de impuestos sobre las ventas basado en la nube que sea actualizado constantemente por los profesionales de la fiscalidad.
Origen Vs. Destino
Para los minoristas de ladrillos y mortero, la ubicación de la transacción de venta suele ser la ubicación de la tienda. Pero para los negocios de comercio electrónico como los vendedores de FBA, la ubicación de la venta, y por lo tanto el impuesto de venta apropiado, depende de las leyes estatales. Algunos estados basan los impuestos sobre las ventas en el lugar donde se encuentra el negocio, mientras que otros cobran en función del lugar donde se encuentra el comprador.
Recaudación de impuestos sobre las ventas
Cuando una compra se realiza en un sistema de punto de venta en un negocio de ladrillos y mortero, la máquina añade los impuestos de venta aplicables a los artículos gravables. Para las transacciones de comercio electrónico, el proceso es muy similar, pero con el sistema de punto de venta de comercio electrónico también teniendo en cuenta los factores de imposición anteriores, tales como la ubicación del cliente y las vacaciones de impuestos sobre las ventas.
Los fondos que se recauden deben estar debidamente contabilizados en los libros de la empresa, con cuentas separadas para cada estado y jurisdicción. Los fondos también deben mantenerse separados de los ingresos por ventas. Este no es el dinero de la empresa, después de todo: se recaudó para los departamentos de impuestos estatales y locales.
Presentación de los impuestos sobre las ventas
Al presentar las declaraciones de impuestos sobre las ventas en las jurisdicciones a las que están obligados, la empresa normalmente tendrá que declarar las ventas brutas en esa jurisdicción, las ventas sujetas a impuestos, las ventas exentas y, a menudo, información más detallada como las ventas por condado, ciudad u otro distrito.
Muchos estados han adoptado el 20 de cada mes como fecha límite para presentar las declaraciones de impuestos del mes anterior. Sin embargo, esto no es cierto en todos los estados, así que los vendedores deben ser conscientes de todos los plazos. Asimismo, en la mayoría de los estados es posible presentar electrónicamente las declaraciones de impuestos de ventas y EFT los fondos de impuestos de ventas, y algunos estados en realidad obligan a la presentación electrónica.
Descuentos en el impuesto sobre las ventas
Presentarlo temprano puede valer la pena. Algunos estados (actualmente 26) permiten a las empresas conservar un pequeño porcentaje de los impuestos sobre las ventas que se han recaudado para ayudar a cubrir el costo del cumplimiento. El descuento varía según el estado, pero por lo general requiere que los comerciantes informen y remitan sus recaudaciones de impuestos sobre las ventas antes de la fecha límite de presentación. Por ejemplo, Arkansas permite que el negocio se quede con el 2%, mientras que Arizona permite el 1% y Nebraska el 2,5%. Hay topes en el monto total por mes o año que pueden ser retenidos.
Gestión automatizada del impuesto sobre las ventas
En el caso de las empresas con ventas en una gama más amplia de estados y jurisdicciones, los sistemas automatizados de impuestos sobre las ventas pueden reducir en gran medida la carga que supone mantenerse al día con los posibles cientos o miles de cambios en las tasas de impuestos sobre las ventas y los cambios de las reglas. Estos sistemas, que se ofrecen como aplicaciones en línea, se vinculan a la plataforma de ventas o de comercio electrónico de una entidad comercial y aplican automáticamente la tasa de impuesto sobre las ventas apropiada a una transacción.
Estos sistemas se componen de bases de datos de impuestos de venta masivos (a veces llamados matrices) que incluyen las tasas de todas las jurisdicciones de la nación, así como normas especiales de tributación, como cuándo es gravable el chicle, la ropa o los alimentos y cuándo no. Estos sistemas también incluyen opciones para preparar automáticamente declaraciones de impuestos sobre las ventas para su revisión y presentación electrónica, junto con capacidades de remesas de impuestos digitales.
Lista de control de impuestos de ventas de la FBA
- Determinar el nexo para los impuestos sobre las ventas . Esto identificará en qué estados la empresa deberá recaudar, informar y remitir los impuestos sobre las ventas. El vendedor también debe obtener un permiso de impuesto sobre las ventas en estos estados.
- Asegurar la tasa de impuestos y los datos de tributación . La mayoría de los sistemas de ventas de comercio electrónico pueden integrarse con las bases de datos de impuestos de ventas, o permitir que la empresa introduzca los datos de impuestos de ventas manualmente. Mientras que las empresas más pequeñas pueden arreglárselas con procesos manuales, la mayoría de los vendedores de la FBA deberían implementar una solución automatizada de impuestos sobre las ventas.
- Busca consejo profesional . Las cuestiones relativas al impuesto sobre las ventas pueden resultar rápidamente engorrosas para los minoristas en línea, y las consiguientes declaraciones tardías, omitidas o presentadas incorrectamente pueden dar lugar a auditorías del impuesto sobre las ventas y a dolorosas sanciones. Las empresas de contabilidad que se especializan en el cumplimiento de los impuestos sobre las ventas pueden guiar a las empresas en todos los pasos, desde la determinación del nexo, la presentación de informes, la integración de una solución automatizada de impuestos sobre las ventas y la representación de la empresa en caso de auditoría.