Hay muchos paquetes de software de contabilidad disponibles, tanto de escritorio como en línea. Productos de software como Quickbooks, NetSuite, Xero, Sage, Wave, Quicken vienen a la mente de inmediato. Hay muchas herramientas de contabilidad disponibles debido a una amplia gama de necesidades de contabilidad y teneduría de libros que tienen las empresas y negocios. En cuanto a los formatos financieros, no hay tantos para transferir datos de un lugar a otro (por ejemplo, de su banco a su software de contabilidad). Esto es algo bueno. No deberías tener un problema cada vez que recibes un archivo con transacciones de tu banco o de tu cliente y el programa de contabilidad no puede importarlo.
Formatos financieros
Los siguientes formatos son los más utilizados:
- OFX – también conocido como formato «Web Connect» para obtener transacciones de una institución financiera, ampliamente respaldado por casi todos los programas de contabilidad. El formato OFX permite variantes extendidas de sí mismo. Las variantes OFX extendidas deben ser compatibles y proporcionar detalles adicionales. Quickbooks tiene su variante QBO y Quicken tiene su propia variante QFX, y PeachTreeSage tiene su propia variante ASO como
- QIF – Formato de intercambio rápido, soportado por muchos programas de contabilidad
- IIF – Formato de intercambio intuitivo, apoyado por Quickbooks y muchos paquetes de software de exportación de datos para sistemas de contabilidad
- QBJ – Formato de archivo de asiento de diario general, soportado por Quickbooks
- CSVExcel – como formato de «forma libre», requiere un manejo adicional por parte del software de contabilidad, por lo que sólo está parcialmente soportado, pero es el formato más fácil de trabajar para los contables y tenedores de libros
- PDF – el formato más fácil de ver, compartir, imprimir y archivar estados financieros, pero que en su mayor parte no está respaldado por los sistemas de contabilidad en lo que respecta al análisis sintáctico y la importación de transacciones dentro de esos estados. Sin embargo, existen varios paquetes de programas informáticos independientes que ofrecen la conversión de PDF a CSV u otros formatos financieros.
Los formatos menos comunes son:
- MT940 – utilizado principalmente en los países europeos
- BAIBAI2 – utilizado por grandes organizaciones e instituciones financieras
Formato OFXQFXQBO
El formato OFXQFXQBO (Web Connect) es el más utilizado, ya que la mayoría de las actividades de contabilidad están relacionadas con los bancos y las tarjetas de crédito. Muchos bancos permiten descargar archivos QBO de la banca online. Algunos bancos sólo proporcionan los últimos 90 días para los archivos QBO, y los archivos CSV o PDF para los meses pasados los 90 días. Los programas de contabilidad importan las transacciones como «estados de cuenta» en los programas de contabilidad para su posterior revisión y categorización, ya que los bancos no conocen las normas de contabilidad específicas de sus clientes. Por ejemplo, Quickbooks importa archivos QBO en el Centro de Alimentación del Banco, donde se cotejan los nombres de los beneficiarios «descargados como» o las descripciones de las transacciones con los registros de los proveedores y se asignan cuentas de gastos e ingresos («categorizar») antes de agregar las transacciones al registro. Quickbooks aprende sus coincidencias y las usa para la próxima importación de QBO o descarga bancaria directa.
Formato QIF
El formato QIF es uno de los formatos más antiguos y ampliamente respaldados para las transacciones de exportación e importación. Muchos sistemas de contabilidad admiten este formato. Proporciona muchas características que faltan en el formato OFXQFXQBO como categorías y etiquetas. El formato tiene algunos retos ya que se extendió a diferentes sistemas de contabilidad a lo largo del tiempo y ahora el formato QIF tiene pocos dialectos que lo hacen incompatible con ciertos sistemas. Por ejemplo, para hacer un archivo QIF importable por NetSuite, debe tener detalles que hagan que ese archivo QIF no sea importable en Quicken.
Formato IIF
El formato IIF fue diseñado por Intuit para sus productos QuickBooks, pero fue ampliamente adoptado por muchos paquetes de software como formato para exportar e importar datos financieros como transacciones, recibos de venta, facturas, etc. Como el IIF se considera un formato de «nivel de sistema» en el que los datos se importan directamente en el archivo de datos del sistema de contabilidad, se debe hacer una copia de seguridad del archivo de la empresa antes de importar cualquier archivo IIF (lo mismo se aplica a otros formatos y a cualquier operación en masa – haga una copia de seguridad antes de importar).
Formato QBJ
El formato QBJ es relativamente nuevo, pero es una gran opción para importar transacciones de los archivos del Diario General. Obtendrá registros de auditoría completos para cada Registro del Diario General. El único reto es introducir tales asientos ya que la interfaz de Quickbooks no es tan rápida como la de Excel. Comparado con el formato QBO, el formato QBJ es mucho más avanzado: se crean múltiples líneas de débito y crédito, se asignan cuentas, clases, y no hay límite sólo para las cuentas bancarias y de tarjetas de crédito como con los archivos QBO. No es necesario que coincidan los registros de los proveedores y asignar cuentas, ya que el formato QBJ ya lleva todo esto.
Formato CSVExcel
El formato CSV soportado por pocos productos de contabilidad como QuickBooks Online. Es una gran opción si tiene sus transacciones ingresadas en una hoja de cálculo o descargadas de su banco como un archivo CSV. A diferencia de los formatos QBO, IIF, QBJ que son formatos definidos donde los elementos de datos pueden ser interpretados de una sola manera, el formato CSV es un formato de «forma libre». Puede tener dos columnas de fecha, columnas que no son relevantes para los detalles que un software de contabilidad puede importar. El formato de fecha podría ser diferente (DÍA MES VS MES). El formato de la cantidad podría utilizar un separador de decimales o de miles diferente. Es posible que las transacciones se realicen en una o varias líneas. Un archivo CSV puede tener la primera línea como encabezado de la columna, o las primeras líneas no son transacciones, sino detalles del estado de cuenta. En estos casos, es posible que tengas que volver a formatear el archivo CSV (abrirlo en un software de hoja de cálculo, editarlo y luego guardarlo como un nuevo archivo CSV) antes de importarlo a Quickbooks.
Formato PDF
El formato PDF fue diseñado para imprimir documentos, de manera que se puedan imprimir de la misma manera que se ven en la pantalla de una computadora. Como el formato PDF es un formato de documento ampliamente adoptado, a menudo se utiliza para archivar estados financieros que son difíciles de procesar posteriormente en lo que respecta a la contabilidad y la teneduría de libros. Por lo general, un ser humano (usted) necesita leer los archivos PDF e introducir los datos como un archivo CSV o directamente en un sistema de contabilidad. Los paquetes de software de contabilidad generalmente no admiten el formato PDF. Los paquetes de software separados resuelven este problema convirtiéndose a un formato financiero compatible.
Es una buena idea comprobar los formatos disponibles cuando se elige una institución financiera y los formatos admitidos cuando se elige un software de contabilidad. También es una buena idea disponer de herramientas de conversión cuando se tiene una práctica de contabilidad con una amplia gama de clientes.