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Filtro de Excel 101

Por David Ringstrom, CPA

El filtrado es una característica poderosa, pero a menudo pasada por alto en Excel, que permite ocultar datos innecesarios dentro de una lista. En Excel 2003 y anteriores, esta característica se conoce como Autofiltro, mientras que en Excel 2007 se refiere a ella como simplemente Filtro. En este artículo te daré una rápida visión general de cómo usar esta útil característica.

Filtro de Excel 101

Fundamentos del filtrado

El filtrado permite colapsar una hoja de cálculo para mostrar sólo las filas relevantes.

1. Copia los datos de la Tabla 1 en una hoja de trabajo en blanco, comenzando en la celda A1.

Tamaño
Color
Cantidad
Pequeño
Azul
8,038
Medio
Azul
4,245
XL
Azul
5,241
XXL
Azul
8,797
XXXL
Azul
5,145
Pequeño
Naranja
2,571
Medio
Naranja
5,595
XL
Naranja
8,825
XXL
Naranja
1,997
XXXL
Naranja
6,169
Pequeño
Verde
6,192
Medio
Verde
3,380
XL
Verde
4,024
XXL
Verde
2,020
XXXL
Verde
8,295
Pequeño
Negro
2,841
Medio
Negro
4,705
XL
Negro
4,202
XXL
Negro
4,846
XXXL
Negro
2,431

Tabla 1: Utilice esta muestra de datos de venta de camisetas para explorar el filtrado.

2. Selecciona la celda A1, y luego activa la función de filtrado:

Excel 2007 : haz clic en Ordenar y filtrar en la sección de edición de la cinta Inicio y, a continuación, elige Filtro. También puedes hacer clic en el botón Filtro de la sección Ordenar y filtrar de la cinta Datos.

Excel 2003 y versiones anteriores : Elija Datos, Filtro y luego Autofiltro.

3. Las flechas desplegables aparecerán en las celdas A1 a C1, como se muestra en la figura 1.

Técnica de expertos : Las listas desplegables muestran uno de cada elemento dentro de esa columna. Es una herramienta de auditoría útil que elimina la necesidad de desplazarse hacia abajo a través de una hoja de cálculo en busca de un elemento específico.

Figura 1 : El filtrado coloca una flecha en la primera celda de cada columna dentro de una lista.

4. Ahora puedes usar cualquiera de estas técnicas para filtrar la hoja de cálculo:

  • Ver Venta de Camisetas Pequeñas

    Excel 2007 : Haz clic en la lista desplegable de la celda A1, elige Seleccionar todo para borrar las flechas existentes y luego elige Pequeño. Tu lista debe ser similar a la Figura 2.

    Excel 2003 : Haz clic en la lista desplegable de la celda A1, y luego elige Pequeño. Tu lista debería ser similar a la de la Figura 2.

Figura 2 : Los datos de la muestra de la tabla 1, filtrados para mostrar sólo las ventas de camisetas pequeñas.

  • Ver Venta de Camisetas Naranjas

    Excel 2007 : Haz clic en la lista desplegable de la celda A1, y luego elige Borrar el filtro del tamaño. A continuación, haz clic en la lista desplegable de la celda B1, elige Seleccionar todo y, a continuación, Naranja. Tu lista debería tener ahora un aspecto similar a la Figura 3.

    Excel 2003 : Haz clic en la lista desplegable de la celda de la A1, y luego elige (Todos). A continuación, haz clic en la lista desplegable de la celda B1, y luego elige Naranja. Tu lista debería tener ahora un aspecto similar a la Figura 3.

Figura 3 : Los datos de la muestra de la tabla 1, filtrados para mostrar las ventas de camisetas naranjas.

  • Crear una lista de los más vendidos

    Excel 2007 : Haga clic en Sort & Filter, y luego en Clear para eliminar los filtros existentes. Haz clic en la flecha de la celda C1, elige Filtros numéricos y, a continuación, Mayor que o igual a. Como se muestra en la Figura 4, introduce 5000 y luego haz clic en OK. Ahora tu hoja de cálculo debería tener el aspecto de la Figura 5.

    Excel 2003 : Elija Datos, Filtro y luego Mostrar todo para eliminar los filtros existentes. Haz clic en la flecha de la celda C1 y luego elige (Personalizar…). Como se muestra en la Figura 4, elige Mayor o igual a, introduce 5000 y luego haz clic en OK. Tu hoja de cálculo debería tener ahora el aspecto de la Figura 5.

Figura 4 : Los filtros personalizados le permiten especificar sus propios criterios.

Figura 5 : Los datos de la muestra de la Tabla 1, filtrados para mostrar sólo las camisetas que vendieron al menos 5.000 unidades.

Filtrado personalizado : Si profundizas en la elección del filtro personalizado encontrarás que puedes crear algunos filtros sofisticados, tales como Empieza con, Termina con, Contiene, No contiene, y así sucesivamente.

Nuevas capacidades de filtrado en Excel 2007

El filtrado fue objeto de una importante renovación en Excel 2007. Excel 2003 (y versiones anteriores) sólo permite elegir un elemento de una lista desplegable, a menos que se utilice un filtro personalizado. Por el contrario, Excel 2007 permite elegir tantos elementos como se desee de la lista desplegable. Excel 2007 permite filtrar por el color de la celda o el color de la fuente, como se muestra en la Figura 5. Este tipo de filtrado no es posible en las versiones anteriores de Excel.

Figura 6 : Excel 2007 permite filtrar una lista basada en el color de la celda o el color de la fuente.

Ahora que ya estás al día con el filtrado, quizás quieras leer un artículo relacionado que muestra cómo hacer el filtrado aún más fácil.

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Sobre el autor:

David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .