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FATCA para Empresas: La nueva realidad del cumplimiento de los pagos

Para los que no lo sepan, la adhesión a los plazos clave de la Ley de cumplimiento de los impuestos sobre las cuentas en el extranjero (FATCA) ya ha pasado a principios de 2016, y los plazos finales para el cumplimiento se acercan a enero de 2019.Esto significa que las empresas deben registrar a sus proveedores en cumplimiento de la FATCA para evitar la sanción máxima del 30% de retención de impuestos.

Según KPMG, el gobierno de los EE.UU. ha estado contratando y entrenando a más de 3.000 inspectores del IRS con esfuerzos de verificación de procesos y auditoría fiscal. Para las empresas de EE.UU., esto puede cambiar el proceso de tratar con los pagos de ingresos fijos, determinables, anuales o periódicos (FDAP) realizados a través de las fronteras internacionales.

FATCA para Empresas: La nueva realidad del cumplimiento de los pagos
FATCA para Empresas: La nueva realidad del cumplimiento de los pagos

Recientemente hablé con Laurie Hatten-Boyd de KPMG sobre lo que las empresas necesitan saber sobre la FATCA en esta nueva era de cumplimiento de los informes de impuestos sobre las cuentas por pagar. Laurie encabeza el grupo de reporte y retención de información de impuestos de KPMG.

Participa habitualmente en una amplia gama de servicios de asesoramiento sobre la retención de impuestos para ayudar a las instituciones financieras y no financieras. Aquí está mi breve entrevista con ella sobre los hechos de la FATCA que deben saber para sus clientes que se verían afectados por las últimas normas de cumplimiento:

P: ¿Por qué las empresas de los Estados Unidos deberían preocuparse por la FATCA?

A: Mi respuesta estándar a eso es: Porque el IRS realmente se preocupa por esto ahora. El Congreso cree que se pierden hasta 100 mil millones de dólares anualmente por abusos fiscales en el extranjero diseñados para escapar de la divulgación al IRS. Esos 3,000 examinadores están entrenados para enfocarse en las auditorías del Formulario 1042 y están obligados a revisarlas durante cualquier examen de la declaración de impuestos. En realidad, los examinadores están obligados a firmar a sus gerentes que preguntaron específicamente sobre el Formulario 1042 de una empresa. Desde que se estableció ese nuevo requisito, KPMG ha visto esto suceder repetidamente.

Además, la empresa “pagadora” (denominada agente de retención) está en el anzuelo para asegurar el cumplimiento. Cuando hay un problema, el IRS generalmente no perseguirá la retención del beneficiario porque es un camino difícil para llegar a sus fondos. En su lugar, el IRS buscará el pago de un agente de retención, que se convierte en responsable de cualquier impuesto que no retenga.

P: ¿Qué riesgos presenta el descuido de la FATCA? ¿Penas? ¿Pruebas?

A: Las penalizaciones son las más evidentes. El IRS se asegurará de que obtiene sus ingresos de una manera u otra, y eso equivaldrá al 30 por ciento del pago. Esto significa que un agente de retención que haga un pago de 10.000 dólares de ingresos del FDAP sujeto a la FATCA será responsable de una multa de 3.000 dólares si no obtiene la documentación fiscal adecuada.

Al mismo tiempo, considere lo que una auditoría abre para su negocio. ¿Qué otras áreas están bajo escrutinio? ¿Y qué probabilidad hay de que el IRS continúe una investigación más profunda en futuros exámenes y auditorías hasta que pruebe que ha cerrado esa brecha? Para las empresas reacias al riesgo, creo que es más fácil para ellas poner en marcha los procesos a tiempo y no arriesgarse a que surjan problemas negativos en la auditoría.

P: ¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas para el cumplimiento de los impuestos? ¿Quién debe participar?

A: Lo primero y más importante es la recolección de la documentación fiscal. Las empresas están acostumbradas a pedir a los beneficiarios de los EE.UU. sus W-9 y a proporcionarles los números de la Seguridad Social si son individuos y los números de identificación del empleador si son empresas.

Pero para los beneficiarios extranjeros, la tarea es un poco más ardua. Hay varios formularios en la serie W-8 que pueden aplicarse a esa entidad, dependiendo de dónde está su ciudadanía, dónde operan e incluso de la estructura de la empresa.

El W-8BEN, por ejemplo, solía ser un formulario relativamente simple, y ahora para una entidad se ha transformado en ocho páginas. Es probable que el oficial de cumplimiento de su empresa (si lo tiene) sea el propietario de la orientación operacional, que incluye saber qué tratados ha establecido el gobierno de los Estados Unidos, qué normas están en vigor y cuándo entran en vigor, así como qué formularios y declaraciones debe proporcionar una persona o entidad no estadounidense.

Recomendamos a nuestros clientes que recojan los formularios por adelantado antes de cualquier pago. De hecho, el cobro de los formularios de impuestos debería ser un principio básico para todos los proveedores que se incorporen, al igual que lo sería el cobro de su correo electrónico, número de teléfono, dirección e información de ruta bancaria.

Asimismo, debe ser un punto de control constante para los pagos futuros para que ese beneficiario se asegure de que su declaración de impuestos sigue siendo exacta y válida. Se convierte en una manta de seguridad que, como mínimo, tiene documentación. Lo ideal es proporcionar algún mecanismo en el que los beneficiarios puedan actualizar su información y presentar nuevos formularios.

El reglamento del Tesoro que describe estos requisitos para la retención de impuestos a los extranjeros no residentes y a las entidades extranjeras tiene más de 500 páginas. Luego hay que hacer referencia a los países que tienen tratados con los Estados Unidos y a los tipos de pagos que cubren esos tratados.

Pero muchas empresas no tienen a su disposición un experto en cumplimiento de impuestos, y como tal, recae en el personal de cuentas por pagar el conocimiento y la responsabilidad porque están en la primera línea de la comunicación con sus beneficiarios. Desafortunadamente, eso significa más trabajo para ellos.

P: ¿Así que además de decir que debería recolectar formularios de impuestos para todos, parece estar defendiendo que el cumplimiento de los impuestos se alinee con el proceso de pagos?

R: El IRS va a seguir el dinero en sus exámenes, por lo que tiene mucho sentido traer el cumplimiento de los impuestos como parte del proceso holístico de cuentas por pagar. El personal de cuentas por pagar es el que tiene una visión única de a quién se le paga, cuánto y la actividad de transacción real.

Al hacer cumplir los impuestos al evento de pago, se captura lo que se necesita para propósitos de documentación, retención y reporte. También facilita las presentaciones de fin de año.

¿Y si ese beneficiario cierra su negocio entre enero, cuando le pagaste, y diciembre, cuando solicitaste los formularios de impuestos? En lugar de tratar de recopilar información de impuestos al presentar las declaraciones de fin de año, recopile esa información por adelantado o, al menos, antes de pagar.

Muchas empresas optan por llevar a cabo un proceso de pago separado, todo junto, sólo para los pagos afectados por la FATCA. Aquí es donde esencialmente tienes un equipo centrado en FATCA y tienes entrenamiento para tratar estos pagos.

Si bien esto puede ciertamente aislar esos casos específicos, se convierte entonces en un obstáculo adicional durante la conciliación de los pagos y el proceso de cierre financiero. También significa que puede tener necesidades adicionales de personal. Para algunos agentes de retención, la recogida de formularios de todos es en realidad un proceso más suave, más complaciente y más eficiente.

P: ¿El requisito del formulario de impuestos no añadirá fricción al proceso de pago?

R: Puede ser, pero con los mecanismos y sistemas adecuados para agilizar la recaudación de los formularios fiscales, sabiendo qué formularios debe proporcionar cada beneficiario y, en última instancia, automatizando la mayor parte del proceso como sea posible, esto se hace fácilmente manejable.

Para los beneficiarios domésticos, es lo habitual recoger los formularios W-9. Para los beneficiarios internacionales, sólo necesitan ser guiados a los formularios correctos y estar listos para proporcionar la documentación e información correcta. Y en última instancia, ayuda al agente de retención con su cumplimiento general.

Reduce un riesgo más de que estén pagando o informando a la persona equivocada o pagando a alguien sin plantear la retención apropiada, por lo que un sólido enfoque de la FATCA añade valor más allá de los beneficios de la declaración de impuestos.