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Facilitar las reuniones a los clientes

Todos han soportado malas experiencias de recopilación de datos antes. Usted visita a su médico de cabecera. Te dan un portapapeles con un formulario de varias páginas. Piensas: “¡He estado viniendo durante años! ¿No tienes esta información?” ¿Qué tal si la persona en el teléfono dice: “Esta encuesta sólo tomará un par de minutos?” Como profesional de la contabilidad, ¿cómo puedes hacer que la gente se sienta cómoda mientras recopila datos?

  1. Establecer expectativas: La gente desconfía de las reuniones que pueden durar para siempre. En esta era de preocupaciones por la privacidad, pueden preguntarse por qué necesitas esta profundidad de información. Hágales saber cuánto tiempo durará la reunión, indicando que está dispuesto a quedarse más tiempo si tienen preguntas. Establece expectativas y les da un grado de control. Explica el razonamiento detrás de las preguntas que haces. Tanto la profesión contable como la de servicios financieros se toman muy en serio las reglas de “conocer al cliente”.
  2. Deja la formalidad: Siéntese lo más cómodamente posible, idealmente en una zona de asientos con un sofá y sillas. Ofrezca a su cliente café o té. En lugar de sostener un formulario y rellenar espacios, haga las preguntas de memoria, escribiendo sus respuestas en una libreta amarilla. Haga una pausa después de cada pregunta en caso de que se le ocurra algo que añadir.
  3. Sácalos: OK, no hay una línea para “¿Cómo te metiste en este negocio?” Pregúntales de todas formas. Es una historia que a muchos dueños de negocios les gusta contar. Tal vez estés preguntando acerca de dónde fueron a la escuela. Pregunte sobre sus especialidades. ¿Están involucrados con la escuela como donantes de ex alumnos? Si hablas de planificación financiera, estás aprendiendo lo que es importante para ellos. Tres palabras útiles son: “Cuéntame más”.
  4. Información voluntaria para conseguirlo: Haciendo preguntas rápidas es como una conversación se convierte en un interrogatorio. Esto podría no ser una reunión formal de recopilación de datos. Puede que hayas conocido a alguien socialmente y lo estés evaluando como un posible cliente. En lugar de preguntar, “¿Dónde vives?” podrías decir: “Jane y yo vivimos en la calle 66 Este de Manhattan. ¿Dónde vives?” Compartiendo tu información primero, suaviza la petición.
  5. Busca pistas: Estás sentado en su casa u oficina. Tienen fotos familiares y obras de arte en exhibición. Sus estanterías están a la vista. Toma nota de las fotos familiares. “Parece que tienes tres hijos. ¿Cuántos años tienen?” Tal vez usted diga: “Veo que tienes un modelo a escala de Porsche en tu escritorio. ¿Tiene uno?” Entonces, deja de hablar. Deja que llenen el silencio.

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Facilitar las reuniones a los clientesFacilitar las reuniones a los clientes

Su objetivo es reunir suficientes datos para proceder al siguiente paso. Si los clientes sólo entregaran información, ésta podría ser recogida a través de un formulario en línea. Quieres conocer a tu cliente y entender qué lo hace único. En lugar de hablar como si estuvieras sentado en tu escritorio, imagina que estás sentado con tu cliente charlando en una cafetería. La gente comparte información cuando está relajada y cómoda.

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