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Facilitar la declaración de impuestos a los propietarios de pequeñas empresas

Sus clientes cuentan con usted para que los guíe a través del a menudo oneroso proceso de presentar sus impuestos personales y de negocios. Esto puede ser particularmente difícil para los clientes de pequeñas empresas, muchos de los cuales pueden estar empezando y todavía no han puesto en marcha las mejores prácticas para limitar la responsabilidad fiscal de su empresa.

Con suerte, sus clientes están usando software basado en la nube y otra tecnología para rastrear sus recibos y finanzas de manera más eficiente y precisa, facilitando que usted pueda cuadrar sus impuestos este año.

Facilitar la declaración de impuestos a los propietarios de pequeñas empresas
Facilitar la declaración de impuestos a los propietarios de pequeñas empresas

Por supuesto, las empresas también necesitarán orientación para ayudarles a evitar problemas que van más allá del mantenimiento de registros precisos. Aquí hay cinco maneras en las que puede ayudar a facilitar el proceso de presentación de sus clientes de pequeñas empresas en esta temporada de impuestos:

1. Minimizar el papeleo

Los días de sentarse en un escritorio frente a un cliente con cajas de zapatos llenas de recibos son – o deberían ser – el pasado. Los clientes deben hacer copias de sus estados de cuenta, registros de nómina, pagos de impuestos estimados y otros datos clave disponibles a través de programas de intercambio de archivos en la nube.

Abundan las aplicaciones para digitalizar recibos sueltos e introducir automáticamente las cifras en su software de declaración de impuestos. Anime a sus clientes a que entreguen estos documentos trimestralmente como mínimo para que pueda empezar a elaborar su perfil fiscal mucho antes de la temporada alta. Mejor aún, haz que te den acceso en tiempo real a su herramienta de reembolso de gastos en la nube. Esto también te ayudará a detectar cualquier problema potencial que podría terminar trabajando en contra de ellos en la época de impuestos.

2. Enfoque en las obligaciones fiscales

Nadie quiere tener que entregarle dinero al Tío Sam, pero a menudo es inevitable. Muchas pequeñas empresas no pueden permitirse una gran factura de impuestos, por lo que es esencial que su preparador de impuestos les avise con la mayor antelación posible para que se preparen.

Incluso una idea aproximada de lo que pueden deber el próximo mes de abril puede ayudar a los clientes a alinear sus facturas y gastos en las próximas semanas para que estén en mejores condiciones de pagar lo que deben el tiempo de presentación de la solicitud, incluso si terminan pidiendo una prórroga. Habrá tiempo más tarde para averiguar qué fue lo que falló en sus impuestos de 2019 para que puedan reducir su responsabilidad fiscal el próximo año.

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3. Ir más allá de los números

El uso de aplicaciones que sincronizan las finanzas de sus clientes le ayudará a detectar problemas e ineficiencias que podrían tener implicaciones fiscales negativas para sus negocios. Esto abre una oportunidad para que los contadores y otros profesionales financieros asuman un papel más consultivo con sus clientes, especialmente las pequeñas empresas, que tal vez no puedan permitirse contratar a un contador a tiempo completo.

¿Deberían reestructurar su negocio de una LLC a una Corporación S? ¿Deberían abrir una cuenta de ahorros para la salud? ¿Están haciendo lo suficiente para mantenerse al día con los pagos de impuestos trimestrales? Todas estas son preguntas que usted puede ayudarles a navegar en un papel de asesoramiento.

4. Prepárate para el 2021 Ahora

Afrontémoslo:Mucho de lo que finalmente llevará a una declaración de impuestos mayormente indolora debe hacerse a lo largo del año anterior. ¿Sus clientes no se mantuvieron al día con los pagos de impuestos trimestrales? ¿No hicieron un seguimiento de los recibos? ¿No cumplieron con el plazo de fin de año para vender las acciones de bajo rendimiento y las pérdidas de la cosecha? ¿Pudieron reservar más dinero en una cuenta de jubilación, reduciendo sus ingresos imponibles?

La mejor manera de minimizar su dolor de impuestos el año que viene es asegurarse de que están tomando las medidas adecuadas ahora y en los meses venideros. Si aún no lo han hecho, anime a los clientes a adoptar las nuevas formas en que las empresas pueden racionalizar la forma en que manejan y rastrean los pagos, las facturas y otras tareas de contabilidad.

5. Mejorar la eficiencia con herramientas de contabilidad

Hacer los procesos de contabilidad más eficientes ahora pondrá a sus clientes de pequeñas empresas en una mejor posición en el momento de los impuestos. Tome la facturación, por ejemplo:Las pequeñas empresas dependen de que sus clientes paguen a tiempo para poder cubrir sus propios gastos sin tener problemas de flujo de caja. Los propietarios de empresas sobrecargadas a menudo luchan con este proceso, especialmente cuando todavía dependen de las facturas en papel que deben ser enviadas por correo.

Al cambiar a la facturación automática, sus clientes pueden facturar a sus clientes rápidamente, mejorando las posibilidades de que se les pague a tiempo. También les ahorrará tiempo enviando automáticamente recordatorios de pago y, si es necesario, avisos de vencimiento. El hecho de que se les pague más rápido y de forma más consistente reforzará el flujo de caja de sus clientes, facilitándoles el pago trimestral de impuestos estimados para que no tengan problemas el próximo mes de abril.

Otra forma en que sus clientes pueden mejorar su flujo de efectivo es proporcionando a sus clientes más opciones de pago. Con las actuales plataformas en línea impulsadas por Fintech, incluso las empresas más pequeñas pueden acomodar fácilmente los pagos a través de tarjetas de crédito o cheques bancarios (ACH).

La tecnología que automatiza las tareas administrativas, como el recorte de la nómina, también puede ayudar a las empresas a evitar los dolores de cabeza. Tales aplicaciones pueden rastrear las horas trabajadas por los empleados, generando cheques de pago precisos. También pueden calcular automáticamente los requisitos de retención de impuestos federales y estatales, independientemente de si el empleado trabaja a tiempo completo o es un contratista independiente que requiere un formulario de impuestos 1099.

Recuerde, independientemente de lo bien preparados que estén sus clientes de pequeñas empresas para manejar sus responsabilidades fiscales, usted está en una posición ideal para ayudarles a conservar más de su dinero e implementar cambios que ayudarán a que su negocio crezca, y el comienzo de un nuevo año fiscal es un gran momento para implementar mejoras en los procesos.

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