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Explorando los matices de la función SUM de Excel

Mi observación no científica es que la función SUM es probablemente la más usada y abusada de todas las funciones de hoja de cálculo en Excel. Aunque la función SUM es mucho mejor que sumar celdas manualmente (como =B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8), en este artículo exploraré un par de matices relacionados con esta venerable función.

La mayoría de los usuarios de Excel utilizan la función SUM para sumar un solo rango, como =SUMA(B2:B8). En realidad se pueden sumar hasta 255 rangos diferentes juntos, aunque tal fórmula sería difícil de escribir, y aún más difícil de auditar. Si desea añadir dos o más rangos, simplemente separe cada rango con una coma, como se muestra en la Figura 1.

Explorando los matices de la función SUM de Excel

Figura 1 : Suma dos o más rangos separando cada rango con una coma.

Si estás sumando un solo rango, entonces raramente deberías necesitar teclear la función SUM. En cualquier versión de Excel, presiona Alt-= en una celda de la hoja de trabajo. Dependiendo de la posición del cursor, Excel debería calcular su intención y sumar automáticamente las filas o columnas adyacentes. Además, si selecciona dos o más celdas antes de pulsar Alt-=, Excel llenará cada una de las celdas con una SUM.

Sin embargo, tal conveniencia a veces invita a arriesgar la integridad de los datos en su hoja de cálculo. Digamos que selecciono las celdas B9:E9 de la Figura 2 y presiono Alt-=. Obtengo instantáneamente una fórmula que suma las filas 2 a 8 de cada columna. Sin embargo, digamos que decido insertar una nueva fila sobre la primera línea de lo que se está sumando actualmente. Como se muestra en la figura 3, esta cantidad no se incluirá en mi total.

El mismo problema surge si inserto una fila justo encima del total, esa fila tampoco se totalizará. La solución a ambos problemas implica el uso de lo que yo llamo filas de “buffer”, donde en realidad sumamos una fila por encima y otra por debajo de los valores que estamos contando.

Figura 2: Presionando Alt-= se facilita la suma de filas o columnas adyacentes.

Figura 3: La función SUM no recoge automáticamente las nuevas filas que se añaden.

La figura 4 muestra la estructura revisada de nuestro libro de trabajo. El uso de las filas del buffer no significa que tengamos que renunciar a usar Alt-=. Sólo significa que tenemos que ajustar el rango de selección. Como se muestra en la Figura 5, si coloco el cursor en la celda B11 y pulso Alt-=, Excel creará una función SUM que incluye la fila inferior del buffer. Para ajustar la fórmula, sólo necesito arrastrar el mango azul hacia arriba de una fila. Observa que no tendrás la oportunidad de hacer este ajuste si seleccionas la celda B10:E10; Excel simplemente llenará las celdas con la fórmula.

Figura 4: Minimizar el riesgo de integridad de los datos incorporando filas de búferes en sus hojas de cálculo.

Figura 5: Utilice el ratón para ampliar el rango de suma una fila después de pulsar Alt-=.

Aunque el uso de filas de búfer es mi enfoque preferido para mejorar la integridad de la función SUM, también puede confiar en la función de comprobación de errores de Excel. Como se muestra en la Figura 6, aparece una marca verde en la celda B10, que puedes usar para corregir tu fórmula:

  • Pase el cursor sobre el icono del signo de exclamación que aparece y luego haga clic en la flecha para revelar el menú.
  • Elija Actualizar la fórmula para incluir las células.

Figura 6: Utiliza el menú de comprobación de errores de Excel para corregir tu fórmula.

En mi opinión, hay tres inconvenientes en confiar en la función de comprobación de errores para detectar inconsistencias relacionadas con la función SUM:

  • Se requiere una acción repetitiva cada vez que aparece el mensaje de error.
  • El mensaje de verificación de errores podría no aparecer porque:

    • El usuario desactiva la función de comprobación de errores, como se muestra en la figura 7.
    • El usuario desmarca la casilla de Fórmulas que omite células en una región, como se muestra en la figura 7.
    • Un usuario elige Ignorar Error en el menú de comprobación de errores en la figura 6, en lugar de ampliar el rango.

Figura 7: Asegúrate de que tus opciones de comprobación de errores te notifiquen sobre las células omitidas.

Afortunadamente, hay un medio fácil de verificar la mayoría de las funciones SUM: seleccionar el rango de celdas que se está sumando, y confirmar que la barra de estado muestra el mismo total. En cualquier versión de Excel, si se seleccionan dos o más celdas, el total de dichas celdas debería aparecer en la barra de estado de Excel, como se muestra en la Figura 8. Si un importe de suma no aparece en la barra de estado, simplemente haga clic con el botón derecho del ratón en la barra de estado y luego elija Suma.

Figura 8: La barra de estado proporciona un medio simple de verificar las funciones SUM.

Sobre el autor:

David H. Ringstrom, contador público, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que presta servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, enseña webcasts para CPE Link , y escribe artículos freelance en Excel para AccountingWEB , Going Concern , et.