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¿Existen realmente emergencias de contabilidad?

A menudo me pregunto, “¿son realmente las emergencias de contabilidad una cosa?” Me gusta responder a esta pregunta con un No.

Si nos comunicamos con nuestros clientes, y tenemos nuestros procedimientos y procesos en marcha, no debería haber emergencias como pagos de facturas urgentes, nóminas presentadas en el último momento, o solicitudes de cumplimiento de última hora. 

¿Existen realmente emergencias de contabilidad?
¿Existen realmente emergencias de contabilidad?

Una vez trabajé como contable en una pequeña asociación de propietarios de 12 apartamentos (HOA). La HOA había contratado la realización de una serie de proyectos de mantenimiento diferido y había varios trabajadores que visitaban la propiedad en un período de tiempo condensado.

Cada trabajador tenía un contrato con la HOA por los servicios prestados, firmado por el presidente de la HOA. Sin embargo, no importaba la frecuencia con que lo pidiera, el presidente no me proporcionaba copias de los contratos firmados a tiempo, por lo que no podía preparar los pagos del depósito o tener una idea de cuándo se completaría el trabajo.

El presidente de la HOA me llamaba y me pedía que imprimiera un cheque y se lo enviara por correo para el depósito, pero cuando el trabajo estaba terminado me llamaba y me pedía que le entregara en mano un cheque para que firmara el saldo adeudado, declarando que era “una emergencia”.

No importaba la frecuencia con la que la visitara en relación con el estado de los proyectos, o incluso si le daba algunos cheques que pudiera completar a mano, y los anotaba en los libros después del hecho, siempre había alguna “emergencia”. Hablo de este cliente en tiempo pasado, porque renuncié a ser su contable.

Si un cliente no es entrenable, me llama o envía un mensaje de texto a cualquier hora del día o de la noche o del fin de semana y nunca parece que se comporten bien a pesar de mi entrenamiento y persuasión, no son una buena opción para mi práctica. Escucho a otros contadores hablar de cómo se inclinan para ayudar a sus clientes y todas las situaciones fuera de la caja que aparecen, que ellos manejan.

Sé que también ayudaría a mis clientes, especialmente en caso de una verdadera emergencia, como la vez que uno de mis clientes fue hospitalizado por un derrame cerebral. Su marido me llamó y con gusto fui a su oficina varias veces para entrenar a su hijo a hacer el trabajo que la madre había estado haciendo. Esta era una verdadera situación de emergencia.

Si esta evaluación suena dura, la reformularía como si sonara realista. Yo también dirijo un negocio y espero que mis clientes se comporten de manera profesional, como esperan que lo haga yo. Puede que me haya llevado mucho tiempo llegar a este lugar, pero ya no estoy dispuesto a estar a disposición de los clientes que siempre crean un incendio, y luego necesitan mi ayuda para apagarlo.

Cuando me encuentro en la cama preocupándome por un cliente o por situaciones que han creado repetidamente debido a su falta de respuesta a mis preguntas o a sus propios malos hábitos, entonces sé que es hora de renunciar a la cuenta. 

Conclusión

Si tienes clientes que te mantienen despierta por la noche, puede ser el momento de preguntarte si el cliente vale la pena. En mi búsqueda del equilibrio entre trabajo y vida, prefiero trabajar con clientes que aprecian mi trabajo, valoran mi tiempo y responden a mis preguntas de manera oportuna. Esos son aquellos por los que haré un esfuerzo extra.

Ya no dejaré todo continuamente por un cliente que no aprecia el esfuerzo y que cae en un patrón de tener siempre “emergencias”. ¿Lo harás? 

Jody Linick es una contable certificada por la AIPB y una asesora profesional certificada por QuickBooks®.  Su compañía, FitBooks Pro (antes llamada Linick Consulting), se especializa en servicios de contabilidad a distancia usando QuickBooks alojados y QuickBooks Online. Puede encontrar su serie de publicaciones en el blog aquí.