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Excel de Alto Impacto: Respuestas a las tres preguntas de la tabla pivotante

El 30 de enero, dirigí un webinar gratuito de una hora, Excel de Alto Impacto: Pivot Table Edition . Si te perdiste la presentación, es demasiado tarde para obtener crédito de CPE, pero puedes ver una grabación a pedido. Después del webinar, tuve una sesión de preguntas y respuestas de una hora durante la cual los asistentes me hicieron preguntas sobre la presentación y sobre Excel. En este artículo, compartiré tres de las mejores preguntas hechas por la audiencia.

1. Lyle, presidente de una empresa de contabilidad, preguntó: “En lugar de usar un archivo de texto como mis datos en bruto, ¿podría conectarme a una tabla o tablas de la base de datos SQL en su lugar?”

Excel de Alto Impacto: Respuestas a las tres preguntas de la tabla pivotante
Excel de Alto Impacto: Respuestas a las tres preguntas de la tabla pivotante

Durante la presentación, mostré cómo convertir un archivo de texto bastante feo en un formato listo para el análisis. La respuesta a la pregunta de Lyle fue un rotundo “sí”, como se muestra en la figura 1.

Figura 1: Las tablas pivotantes de Excel pueden basarse en conexiones a un servidor SQL y otras fuentes de datos.

2. Lisa, una analista financiera, preguntó: “Nos mostraste una forma de cambiar el aspecto de la tabla pivotante para que refleje el antiguo formato de Excel 2003 (mostrando los subtotales en la parte inferior de los datos de la tabla pivotante en lugar de en la parte superior). ¿Hay alguna manera de establecer las nuevas versiones de Excel como predeterminadas para que no tenga que ser cambiada cada vez?”

Desafortunadamente, no puedes forzar que los subtotales aparezcan siempre en la parte inferior de cada grupo a menos que crees la tabla pivote en un libro de trabajo .XLS. Este es el viejo formato de archivo que es compatible con Excel 97-2003. En la figura 2 se muestra el formato predeterminado para las tablas dinámicas en Excel 2007 y posteriores, que se conoce como “forma compacta”, así como los pasos manuales necesarios para reposicionar los subtotales.

Figura 2: Los subtotales aparecen en la parte superior de cada grupo por defecto en Excel 2007 y posteriores, pero se pueden reposicionar manualmente los subtotales en la parte inferior.

3. Jack, un actuario, me hizo una pregunta que no pude responder en el acto. Durante la presentación, mostré cómo agrupar los campos basados en fechas por mes, trimestre y/o año. Jack quiso aplicar la misma técnica para agrupar elementos de texto y me envió la solución por correo electrónico. Jack hizo clic en un elemento de la columna “Producto”, y luego mantuvo pulsada la tecla Ctrl en un segundo elemento. Luego eligió el comando “Grupo” a través del menú del botón derecho para agrupar manzanas y naranjas. Luego creó un grupo de los productos restantes.

Como se muestra en la figura 3, añadió un subtotal y fue libre de reformular el Grupo 1 y el Grupo 2 a su gusto. Gracias, Jack, por añadir otra técnica a mi caja de herramientas de Excel.

Figura 3: Puede agrupar y subtotalizar elementos no relacionados dentro de una tabla pivote.

Excel de Alto Impacto: La edición de VLOOKUP está programada para las 2 p.m. hora del este el 27 de febrero. No te lo pierdas, ¡regístrate para una hora de CPE gratis hoy!